Оптимизация численности персонала

Оптимизация численности персонала как метод сокращения издержек

Любой бизнес существует для того, чтобы извлекать прибыль на протяжении длительного периода времени. Соответственно, владельцы бизнеса стремятся увеличивать выручку и снижать издержки. Это определяет задачу любого предпринимателя: повысить экономическую эффективность своего бизнеса, выражающуюся через его рентабельность.

Существуют два подхода к повышению рентабельности бизнеса:

• увеличение выручки,
• снижение затрат.

Безусловно, эти два показателя взаимосвязаны. В современных условиях перенасыщенности рынка и жесткой конкурентной борьбы зачастую почти невозможно повысить цены на продукцию и увеличить оборот, поэтому ключевым способом наращивания эффективности становится снижение издержек.

Типичный подход к сокращению издержек следующий:

• анализ структуры издержек, вычленение тех статей затрат, которые имеют наибольшую долю в структуре издержек,
• определение поддающихся сокращению статей затрат и допустимых пределов управления этими затратами. Например, статья затрат «сырьё и материалы» может составлять более половины от общей суммы затрат. Однако если компания не способна найти поставщиков, предлагающих более низкие цены, ей не удастся существенно сократить эту статью без технологических изменений или снижения объёма выпуска.

Расходы на персонал являются одной из расходных статей, которая может сокращаться в некоторых пределах. К расходам на персонал относят не только фонд заработной платы и обязательные отчисления с фонда оплаты труда, но и:

• расходы на льготы и социальный пакет для работников,
• расходы на переподготовку и производственное обучение,
• расходы на обеспечение техники безопасности и охраны труда,
• расходы на подбор, отбор и найм персонала,
• стоимость содержания рабочих мест, в том числе стоимость освещения, уборки, отопления, спецодежды,
• прочие виды расходов на сотрудников, отличающиеся для предприятий.

Проведение оптимизации численности персонала позволяет сократить не только фонд оплаты труда и обязательные отчисления, но и прочие расходы, связанные с персоналом.

Сущность оптимизации численности персонала состоит в том, что количество работающего в организации персонала сводится к минимуму при соблюдении двух ограничений:

• обеспечение гарантированного выполнения имеющейся производственной программы,
• отсутствие превышений затрат на персонал по сравнению с некоторой заранее определенной величиной.

Говоря об оптимизации численности персонала, обычно имеют в виду её сокращение. В России традиционно численность персонала превышает необходимый уровень. Частично это обусловлено принятой в СССР социальной политикой обеспечения стопроцентной занятости населения, частично - применением устаревших технологий и высоким износом оборудования.

Методы оптимизации численности персонала

Оптимизация численности персонала организации должна рассматриваться как отдельный проект. Этот проект нуждается в планировании состава работ, их последовательности, сроков выполнения и ответственных по задачам.

В первую очередь требуется проведение диагностики текущего состояния дел: численности персонала и производительности труда. Необходимо систематизировать и проанализировать, сколько сотрудников работает в организации в разрезе подразделений, с учётом функций, которые возложены на эти подразделения, реальной загрузки (по показателям продолжительности и интенсивности работы). Исходя из полученных по итогам анализа выводов могут быть предложены меры по оптимизации бизнес-процессов. Кроме того, может быть полезно рассмотреть проведение модернизации оборудования, внедрить передовые производственные технологии. Благодаря этому можно выявить рабочие места, подлежащие сокращению по причине ненадобности.

На следующем этапе необходимо рассчитать численность персонала, которая требуется для того, чтобы качественно выполнять производственную программу, с учётом проведения оптимизации производственных и административных бизнес-процессов. Для определения оптимальной численности персонала используют ту или иную методику нормирования. Сравнив имеющуюся численность персонала с вычисленной оптимальной, можно определить, сколько сотрудников в каждом подразделении должно быть сокращена. Кроме сокращения, можно провести перераспределение персонала по подразделениям, если отдельные подразделения требуется усилить.

Третий этап - планирование программы сокращений, отвечающей на вопросы о том, кого и как нужно сократить. В соответствии с Трудовым Кодексом, при сокращении штата или численности преимущественное право остаться на работе предоставляется работникам, имеющим более высокую производительность труда и квалификацию. Кроме того, Трудовой Кодекс предоставляет гарантии беременным женщинам, женщинам с детьми до 3 лет, матерям-одиночками и некоторым другим категориям лиц. Этих сотрудников нельзя уволить по инициативе работодателя, за исключением случая, когда организация ликвидируется. Даже если эти лица не имеют наибольшую производительность труда, работодателю придётся оставить их на работе.

Для поиска ответа на вопрос, кого следует уволить, можно использовать концепцию кадрового ядра и кадровой периферии. В кадровое ядро включаются сотрудники, без которых невозможно качественное выполнение работы. К кадровому ядро относятся:

• сотрудники, задействованные в основных бизнес-процессах,
• сотрудники, которая приносят наибольшую прибыль или минимизируют расходы,
• сотрудники с наибольшей производительностью и максимальной квалификацией,
• специалисты, обладающие уникальными знаниями, умениями и опытом, которых сложно заменить,
• сотрудники, демонстрирующие высокую динамику профессионального роста и потенциал.

К кадровой периферии относятся все остальные сотрудники. Естественно, периферия тоже нужна, но в кризисных ситуациях избавляться без серьезных последствий нужно именно от периферии. В будущем можно будет набрать новый периферийный персонал.

После определения кандидатов на увольнение следует выбрать метод сокращения численности. На практике реализуется два принципиально разных подхода:

• жёсткий подход подразумевает классическое сокращение штатов, когда сотрудников предупреждают об увольнении за 2 месяца, выплачивают установленные законом компенсации и увольняют,
• мягкие методы сокращения численности персонала предусматривают создание условий для естественного снижения численности персонала. Эти методы позволяют избежать массовых увольнений. Например, если организация перестанет принимать на работу новых сотрудников, начнётся естественная убыль персонала.