Аудит системы адаптации персонала

Основы проведения аудита системы адаптации персонала

Переход к рыночным отношениям сделал приоритетной целью проведения управленческого аудита поиск точек роста по эффективности и результативности деятельности. Это обуславливает интерес менеджеров по персоналу к аудиту различных аспектов использования труда работников – в частности, системы адаптации персонала.

Аудит может охватывать как количественные и качественные характеристики сотрудников, уровень трудового потенциала компании и отдельные трудовые процессы, так и специальные и системообразующие управленческие функции в сфере работы с персоналом.

Получив объективную информацию о качестве и объеме реализации управленческих функций, руководитель может принимать своевременные и верные управленческие решения, способствующие достижению организационных целей.

Аудит системы адаптации персонала рассматривает скорость и эффективность вхождения сотрудника в среду организации.

Адаптация пришедших на работу новых сотрудников и работников, чья деятельность была подвергнута трансформации (например, при изменении объективных условий внешней среды, из-за кризиса, диверсификации, банкротства, реорганизации и т.д.) несколько отличается. При этом аудит системы в обоих случаях преследует одинаковые цели. Разница сводится к масштабу адаптационных программ и численности задействованных в них работников.

Критерии оценки и показатели адаптации

Логика проведения аудита управленческих функций позволяет выделить следующий набор критериев и показателей адаптации:

1. Качество управления адаптационными процессами. В рамках этой категории должны рассматриваться:

   • формальное закрепление адаптационных функций в рамках системы управления персоналом, в частности, закреплены ли обязанности по организации адаптации за конкретным специалистом из службы управления персоналом, оформлены ли в документальной форме принципы и методы адаптации, насколько тесно взаимодействуют линейные менеджеры и специалисты по управлению персоналом, какие ресурсы выделяются на проведение адаптационных процедур;
   • технологический уровень организации адаптационных процессов, в том числе: насколько проработаны программы общей и специальной адаптации, имеются ли индивидуальные планы адаптации, помогают ли коллеги новичкам, предусмотрены ли механизмы стимулирования такой помощи;
   • информационный уровень обеспечения адаптации, в частности, имеются ли в организации справочники, брошюры, правила поведения, кодексы этики, и насколько они соответствуют целям адаптации;

2. Фактический объем работ, проводимых при адаптации. К этой группе относятся показатели:

   • список мероприятий, направленных на адаптацию, реализованных в компании за анализируемый период. В качестве примеров можно указать ознакомительные экскурсии, презентации, совместные обеды новичков с руководством;
   • количество и список мер, направленных на устранение факторов, негативно влияющих на процесс адаптации;
   • число новых сотрудников, принятых в организацию;
   • количество наставников, закрепленных за принятыми на работу сотрудниками;
   • средняя численность новичков, приходящихся на одного наставника;

3. Затраты, связанные с адаптацией персонала, в том числе:

   • финансовые и временные затраты на реализацию внутрифирменной адаптации;
   • стартовые затраты, обусловленные привыканием сотрудников к новым условиям ведения деятельности;
   • затраты на адаптацию в пересчете на одного нового сотрудника;
   • уровень трудовой активности новых сотрудников на момент окончания адаптации;
   • коэффициент текучести кадров (отдельно – по вновь принятым сотрудникам).

Наряду с объективными, могут использоваться и субъективные показатели, например:

• уровень неуверенности и озабоченности новых сотрудников через три месяца после начала работы,
• уровень удовлетворенности трудом.

Общий и детальный аудит системы адаптации

На основе приведенных выше критериев и показателей аудита может быть проведен общий или детальный аудит. Суть общей диагностики состоит в выявлении перерасхода или дефицита ресурсов (трудовых, финансовых) на проведение адаптации, а также в выявлении проблем адаптации, наблюдающихся у отдельных сотрудников. Если явных проблем в системе управления адаптацией не выявлено, но результаты процесса не удовлетворяют руководство, целесообразно провести детальный аудит.

Детальный аудит системы адаптации базируется на оценке стадий адаптационного процесса. Такими стадиями являются:

• знакомство сотрудника с организацией,
• приспособление к социальной среде и условиям труда,
• идентификация,
• ассимиляция.

В рамках исследования каждого из этапов аудитор должен рассмотреть как факт проведения запланированных мероприятий, так и оформленную документацию. Анализу подлежат и программы адаптации в целом, и индивидуальные планы адаптации, и качество взаимодействия между отделом управления персоналом и линейным менеджментом; наставниками и новыми сотрудниками.

В целом аудит системы адаптации позволяет оценить уровень управления адаптацией персонала в компании, оценить отдельные аспекты организации этого процесса и измерить уровень адаптации отдельных работников. На основании полученных данных можно более четко проследить последствия управленческих решений в сфере управления персоналом, в том числе, связанных с ротацией и использованием низкоэффективных человеческих ресурсов. Таким образом, аудит системы адаптации позволяет выявить слабые места и определить резервы повышения эффективности функционирования системы, что в дальнейшем позволит более быстро и качественно адаптировать новых сотрудников, снизить непродуктивные затраты и ускорить получение отдачи от их труда.