Окружение бизнес-процесса

Окружение бизнес-процесса

При этом субъекты могут относиться как к внутреннему пространству компании, так и находиться за ее пределами. Внутренними клиентами и поставщиками являются сотрудники компании, ее подразделения, которые обеспечивают функционирование бизнеса.

Практическим примером окружения бизнес-процесса может стать модель «поиска сотрудника и введение его в штат компании». Входом в этом случае станет заявка на поиск сотрудника. Он должен поступить из профильной организации или из подразделения компании. На выходе будет сотрудник, принятый на работу. Он отправится на назначенное рабочее место. Подразделение, куда он будет направлен станет внутренним клиентом бизнес-процесса.

Анализ входов и выходов бизнес-процесса позволяет применить моделирование, описать процесс более четко, а также выявить его границы. То есть у руководства появляется наглядная визуализированная модель принятия сотрудника на рабочее место.

Описание окружения процесса подразумевает разделение его входов и выходов на две группы, а именно, на первичные и вторичные. То есть они делятся по степени значимости для результата. Это необходимо для того, чтобы выполнять принцип Парето, когда 20 % усилий приносят 80 % дохода. При описании бизнес-процесса может случиться так, что входов и выходов будет слишком много. Это приведет к усложнению процессов, к невозможности управлять ими. Чтобы расставить приоритеты, все входы и выходы были поделены на первичные и вторичные.

Первичные и вторичные входы и выходы бизнес-процессов

Первичный выход характеризуется тем, что он определяется целью и назначением процесса, в конце он повлияет на основной результат, ради которого и был организован весь процесс. Вторичный выход предполагает создание побочного продукта, которые может быть так же интересен покупателям компании. При этом данный продукт не является целью процесса.

Первичный вход обслуживает поток объектов, запускающих бизнес-процесс. Это может быть заказ клиента, план закупок и другие действия. Вторичный вход обеспечивает нормальное протекание бизнес-процесса, а также стандарты, правила и механизмы действия.

Начало бизнес-процесса инициируется первичным входом. При описании и анализе бизнес-процессов основной акцент делается именно на первичный вход, потому что от него во многом зависит результат компании. Вторичные входы при этом не рассматриваются, либо анализируются, но уже по остаточному принципу. Акцент делается именно на описание первичных входов с целью их показать и максимально точно описать.

Такой же подход используется для выходов. Первичный выход - это цель существования всего процесса. Для его выполнения могли создаваться разные входы, однако все они необходимы для того, чтобы получить максимально высокий результат на первичном выходе.

Стоит отметить, что не все элементы окружения являются значимым для него. Поэтому изначально определяются факторы, которые могут оказать влияние на результат процесса и на его эффективность в целом. Процесс, как правило, является сложным, что требует тщательного анализа факторов. Далее факторы классифицируются. Их них убирают именно те, которые позволят достичь максимального результата исследования.

Оценка факторов требует сосредоточенности на самых основных и значимых. Для удобства их принято делить на 6 групп:

1. Экономические.
2. Технологические.
3. Физические.
4. Инфраструктурные.
5. Социальные.
6. Юридические.

Еще на этапе анализа факторов становится понятно, что далеко не все бизнес-процессы могут быть заменяемыми. Создание групп факторов облегчает восприятие модели.

Описание бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов позволяет определить их место в работе компании, а также детализировать их структуру с целью дальнейшего улучшения их качества. Сюда относят улучшение передачи информации, управление рисками, сертификацию и так далее. Организация становится более понятной для руководителей. Так же появляется возможность оптимизировать ресурсы.

Визуализация бизнес-процессов позволяет наглядно показать, как устроен бизнес-процесс. Обычно у бизнес-процесса есть свой исполнитель. Это тоже обычно указывается в карте процесса. Также уточняются все входы и выходы, но предпочтение отдается первичным, значимым для процесса и результата входам и выходам. Связь между ними и является предметом исследования.

Бизнес-процесс может описываться текстом, у этого подхода есть свои преимущества. Информация воспринимается последовательно. Текст позволяет провести анализ, снизить требования стандартов и формального подхода. Минусом является тяжесть восприятия и сопоставления информации. Для удобства информацию заводят в табличну, либо делают графическое описание в виде моделей и диаграмм.

Сегодня существуют специальные алгоритмы описания работ, применяются блок-схему. Так же процесс может быть представлен в виде потока. Этот способ применяется для описания отдельных задач, подразделений тех организаций, чьи процессы выстроены таким способом, что позволяют анализировать и отслеживать связи между собой. С практической точки зрения речь идет о том, что между входом и выходом находятся ресурсы, документы, информация и так далее.

При моделировании определяют цель описания бизнес-процесса, далее описывается все его окружение, функциональное содержание, потоки и структура. Построение модели происходит в зависимости исполняемых функций и условий исполнения.