Планирование и бюджетирование обучения персонала

Планирование обучения персонала

Исследования показывают, что сотрудникам многих компаний не хватает профессионального обучения от работодателя – даже если система обучения в организации имеется, она не всегда хорошо организована и предусматривает интересные курсы. Обучение сотрудников позволяет повысить не только квалификацию, но и лояльность и удовлетворенность, что напрямую влияет на эффективность и удержание работников. Поэтому правильная организация обучения не должна недооцениваться. Должным образом реализованные программы обучения и развития являются важной составляющей успеха.

Планирование обучения персонала включает следующие этапы:

1. Определение потребностей. Еще до начала разработки программы развития и обучения необходимо оценить потребности компании. Целесообразно провести оценку персонала, выявить пробелы в их навыках, определить, каких знаний не хватает. Например, потребность может состоять в повышении производительности, вовлеченности, развитии лидерских качеств руководителей. Неэффективно будет навязывать одну программу сотрудникам, занимающим разные должности и имеющим разный опыт. При правильно организованном обучении реализуется индивидуальный подход, учитывающий потребности каждого члена коллектива.
2. Задание целей. Проведение обучения сопряжено с затратами, и они не должны быть пустыми. Прежде чем начинать проведение программы, необходимо определить ее цели. Желательно оперировать количественными (измеримыми) целями, поскольку это облегчает оценку результатов как со стороны руководства, так и со стороны обучающихся. Пример формулировки количественной цели: увеличение продаж на Х % за счет использования приобретенных в ходе обучения навыков ведения переговоров. Качественные цели тоже могут использоваться, но они должны быть конкретными, например, после обучения аналитик сможет готовить обзоры по запрошенному заказчиком формату.

3. Вовлечение персонала в обсуждение программ. При разработке программ целесообразно спросить у сотрудников, чему бы они хотели научиться, о чем узнать. Во-первых, это позволит сделать программы более актуальными и востребованными. Во-вторых, усилит вовлеченность и интерес со стороны работников, чувствующих, что их мнение учли. У персонала можно узнать:

   • что требуется для повышения профессиональной уверенности (это могут быть узкоспециализированные знания или практические тренировки, отработка навыков).
   • какие методы обучения наиболее продуктивны (одни сотрудники предпочитают онлайн-курсы, другие – живые конференции).
   • какие навыки помогут повысить эффективность команды (здесь речь идет о так называемых софт-скиллз: навыкам общения, управления временем, борьбы со стрессом и т. д.).

4. Выбор методов обучения. Основные методы, из которых можно выбирать:

   • локальное обучение. В офисе или специально арендованном помещении проводится обучение под руководством квалифицированного спикера. Обычно оно занимает один день. Преимущество – возможность предоставления большого объема информации одновременно группе сотрудников;
   • интерактивное обучение. Это один из самых эффективных методов обучения на рабочем месте, поскольку сотрудники не просто слушают лекцию, а практикуют новые навыки, применяют их в рабочих сценариях;
   • практическое обучение, «обучение действием». Здесь, в отличие от интерактивного обучение, работа ведется не в рамках смоделированных бизнес-игр, а на реальных задачах;
   • онлайн-обучение. Может включать разные форматы работы (лекции, семинары) с использованием информационно-коммуникационных технологий;
   • наставничество (менторство).

5. Определение критериев и методов оценки результатов. Завершение программы предполагает оценку результатов, получение обратной связи. Это может быть интервью, опрос, тестирование, экзамен и т. д. Без подобного контроля невозможно улучшать программы обучения.

Расходы на обучение сотрудников

Обучение персонала – это инвестиция, стратегический ход, используемый компаниями как для развития и вовлечения действующих работников, так и для привлечения талантливых сотрудников, ориентированных на рост и выбирающих организации, позволяющие его достигать. Реализация программы обучения требует расходов:

• расходы непосредственно на обучение персонала (около 50% бюджета). Независимо от того, организовано внутреннее обучение или привлечен подрядчик, требуется разработать учебные материалы, провести курс, для чего нужны люди, получающие зарплату;
• расходы на технологии и инструменты обучения (около 25% бюджета). Конкретный объем затрат определяется выбранными методами. Может потребоваться аренда помещения, покупка лицензий на использование виртуальной платформы, распечатка раздаточного материала или закупка материалов для отработки практических навыков;
• расходы на контент (около 20 % бюджета). Учебный контент может создаваться организацией самостоятельно (это обойдется дороже, но позволит добиться максимальной персонализации) или приобретаться в готовом виде. Затраты связаны как с подготовкой информационного наполнения, так и с технической реализацией (например, съемкой видео);
• прочие расходы (около 5 % бюджета). В эту категорию включается все, что не было учтено в других категориях – например, транспортные расходы, расходы на проведение кофе-брейков.

При планировании общего бюджета на обучение за базу расчета могут приниматься общие расходы на заработную плату. Считается, что на обучение должно отводиться от 1 до 5 % фонда оплаты труда. Другой вариант – использовать отраслевые отчеты, чтобы узнать, сколько закладывают на обучение аналогичные компании. Данные конкурентов могут служить хорошим ориентиром и позволяют сравнить привлекательность компаний как работодателя.