Контроль как инструмент обеспечения кадровой безопасности

Направления контроля персонала

В целом контроль предназначен для того, чтобы обеспечить безопасность организации, ликвидировать возможности причинения ущерба. Как правило, он является функцией как службы безопасности, так и ряда других подразделений.

В процессе функционирования трудовых коллективов кадровую безопасность обеспечивают по четырем основным направлениям:

1. Нормативное направление, предполагающее разработку (в рамках предварительного этапа контроля) и корректировку по мере необходимости (на последующих этапах) значимых регламентов:

   • трудовых договоров,
   • правил внутреннего трудового распорядка,
   • должностных инструкций,
   • договоров о материальной ответственности,
   • соглашений о неразглашении персональных данных, коммерческих тайн, конфиденциальной информации,
   • перечней контрольный процедур,
   • порядков наложения финансовых и дисциплинарных взысканий за нарушения и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей,
   • правил использования информационно-коммуникационных средств.

2. Организационное направление, предусматривающее утверждение и внедрение в практическую деятельность подразделений и отдельных сотрудников таких локальных актов, как перечень контрольных процедур, описание финансовой и дисциплинарной ответственности, программа противодействия мошенничеству и угрозам сотрудникам и т.д. Этап предварительного контроля также предусматривает назначение ответственных за осуществление контроля персонала, определение круга их полномочий. Чтобы обеспечить кадровую безопасность в вопросах мошенничества, целесообразно создать линию доверия. Обязательно внедрить средства защиты от мошенничества в компьютерные сети, причем объем этих средств должен быть адекватен характеру и объему осуществляемых операций. В ходе текущего контроля обеспечивается ознакомление персонала с должностными функциями и ответственностью за их ненадлежащее исполнение, а также с порядком закрепления обязательств.

3. Профессиональное направление, предусматривающее текущий контроль на основе утвержденного перечня контрольных процедур. Эти процедуры должны быть направлены как на оценку соответствия лиц занимаемым должностям, так и на пресечение будущих нарушений путем наложения финансовой или дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Текущий контроль в рамках профессионального направления включает четыре блока:

   • контроль соблюдения трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
   • контроль соблюдения исполнительской дисциплины, зафиксированной в требованиях должностных инструкций, приказах, распоряжениях, положениях по деятельности персонала, а также озвученных руководителями в устной форме;
   • контроль рациональности и эффективности использования материальных ресурсов, задействованных в работе и необходимых для выполнения служебных обязанностей;
   • контроль соблюдения деловой этики и этикета, профессионального поведения, конфиденциальности (в частности, обсуждения рабочих вопросов только с теми лицами, к компетенции которых они относятся, сбора и поиска информации исключительно в пределах своих полномочий).

4. Финансовое направление, предусматривающее текущий мониторинг расходов на сотрудников организации и обоснованности, полноты и правильности расчетов с ними (в том числе по заработной плате). Достоверная финансовая информация о расчетах с сотрудниками по оплате труда – это обязательное условие соблюдения интересов внебюджетных фондов и уполномоченных государственных органов относительно полноты взносов в бюджеты и внебюджетные фонды, а также реализации государственных социальных программ. Поэтому финансовому и правовому контролю за расчетами с персоналом отводится значительное место в системе контроля. Как правило, финансовый контроль возлагается на специальное подразделение внутреннего аудита, ревизоров или внешних аудиторов, а также на государственные контролирующие органы.

Испытательный срок как инструмент контроля

Прием на работу нового сотрудника всегда сопряжен с высоким риском. Поэтому все чаще в организациях внедряют процедуры, направленные на тщательный подбор и расстановку сотрудников. Используются научные методы проверки на профессиональную пригодность, оценки личностных качеств, тестирования, рекомендательные письма. Контрольные процедуры реализуются сотрудниками службы безопасности и кадровых подразделений.

Возможность установить испытательный срок при приеме на работу – это важный инструмент, позволяющий работодателю оградить себя от недобросовестных или некомпетентных сотрудников. Трудовой договор может предусматривать испытание работника на протяжении определенного периода (не более трех месяцев для рядовых сотрудников и шести месяцев в случае особенно ответственных должностей – руководителей, главных бухгалтеров). По умолчанию (если пункт об испытательном сроке в соглашении отсутствует) считается, что работник принят без проведения испытания.

Цели назначения испытательного срока:

• оценка деловых качеств нового сотрудника;
• проверка благонадежности;
• проверка уровня профессионализма, квалификации.

На этом этапе не только проверяются качества работника, но и закладываются основы лояльности, преданности коллективу и организации, происходит адаптация к корпоративной культуре.

Хорошо зарекомендовала себя практика наставничества, когда новичок снабжается персональным супервайзером из числа опытных сотрудников. Такой специалист, с одной стороны, обеспечивает своему подшефному комфортное вхождение в должность, обучение в рабочем режиме. С другой – он способен проконтролировать сферу интересов новичка, выявить области излишней заинтересованности (в том числе в отношении конфиденциальной информации) или индифферентности.