Информационное обеспечение системы управления персоналом

Общая характеристика информационного обеспечения системы управления персоналом

Основные задачи процесса управления персоналом, которые реализуются на разных уровнях системы управления компанией, это принятие решений и контроль их исполнения. Обязательность обеспечения выполнения данных задач позволяет воспринимать управление персоналом как процесс информационный, т.е. включающий в себя получение, передачу, хранение, обработку и использование данных, а саму систему управления— как информационную систему.

Управление персоналом выглядит как множество синхронизированных, принимаемых и реализуемых решений, которые направлены в итоге на достижение главной цели работы компании. Принятие каждого решения должно быть обеспечено информационно.

Во время создания информационного обеспечения системы управления одним из важнейших моментов является понимание структуры и состава информации, нужной для используемой схемы управления. Обеспечение информацией отдела кадров в общем можно разделить на:

• внемашинное - это совокупность сообщений, документов в виде, который непосредственно понимается человеком, без использования вычислительной техники
• внутримашинное – состоит из данных, которые создают информационную компьютерную базу системы, и программных продуктов, предназначенных для обработки этой информации.

Такая структура данных может использоваться лишь при условии, что в кадровой службе активно применяются цифровые инструменты обработки информации, такие как компьютеры, планшеты.

Внемашинное информационное обеспечение состоит из:

1. системы классификации и кодирования информации;
2. системы управленческих документов;
3. системы структурирования и корректировки документов.

Во внемашинной области во время управления обмен информацией происходит как движение документов от управляемой к управляющей системе и обратно: от первой ко второй следуют распоряжения, обратно же – отчеты об исполнении. Это информационное обеспечение помогает провести опознание управляемого объекта и вывести информацию в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение состоит из массивов данных, которые создают базу системы, а также системы программ компании. Базовой составляющей внутримашинного обеспечения является информационный массив, который по сути есть система однородных записей.

Так как использование персональных компьютеров в компаниях фактически повсеместно, то одной из основных задач создания информационного обеспечения кадровой службы является организация данных. Это породило новую организацию данных в компании, что отражается в особенностях разработки банков данных и их ведении.

Банк данных состоит из баз данных, которые в свою очередь являются совокупностью информации, структурированной по определенным законам с общими принципами описания, хранения и редактирования. Происходит постоянное накопление и обновление в виде небольшого числа массивов, ориентированных на использование при решении конкретных проблем менеджмента. Основное внимание при этом уделяется актуальности собранной информации.

К созданию информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется целый список требований:

• адекватная возможность обработки информации при минимальном дублировании данных в самом массиве, уменьшение форм документов;
• возможность корректной обработки информации во внутримашинной сфере;
• разные уровни допуска, которые позволяют сотрудникам разного уровня полномочий получать к ней доступ.

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Базу технического обеспечения системы менеджмента по персоналу в компании составляет комплекс технических средств (КТС) — связанные между собой средства сбора и обработки информации, которые позволяют решать проблемы менеджмента с минимальными трудозатратами и бюджетом. Эффективность работы сервиса управления персоналом обеспечивается как за счет применения экономико-математических способов решения проблем управления на базе актуальной информации, так и за счет увеличения качества труда службы персонала.

Результат использования КТС в управлении кадрами определяется не снижением разных видов расходов, а повышением всех показателей работы компании в целом и разных ее отделов за счет более адекватного менеджмента.

Такой комплекс должен обладать:

• полной совместимостью входящих в него средств;
• возможностью адаптироваться к условиям работы кадровой службы;
• способностью расшириться при подключении новых устройств.

Выбор технических средств опирается на:

• тип задач, которые будут решаться с его помощью;
• особенности обработки данных;
• технические характеристики имеющегося оборудования.

Оборудование же выбирается по типу решаемых проблем:

• используемые носители информации;
• количество информации;
• масштаб обработки данных;
• сроки выполнения запросов;
• формат вывода ответов пользователям.

Во время подбора оборудования нужно принимать в расчет не только его состав и назначение, но и: производительность; надежность; совместимость с другим оборудованием компании; цену; стоимость и периодичность обслуживания; условия размещения.

Анализ текущего состояния, потребностей специалистов кадровой службы, технических возможностей и запросов от пользователей, а также экономическая составляющая – это наиболее важные моменты, учитываемые при планировании технического оснащения кадровых служб в компании.

Проектные решения должны обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы; улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы; соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом; комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ; экономичность эксплуатации средств технического оснащения.