Информационные системы управления персоналом госучреждения: задачи, критерии оценки, выбор

Значение информационной системы управления персоналом госучреждения

Сегодня активно развивается сфера информационных технологий, то есть технологий, позволяющих аккумулировать и обрабатывать значительные массивы информации для решения разнообразных задач человеческой деятельности. Информационные технологии широко востребованы в управленческой деятельности, поскольку их использование позволяет наиболее полно обеспечить информацией процессы разработки и принятия управленческих решений, чем повышают их эффективность.

Кроме того, важнейшим фактором развития экономической деятельности сегодня выступают кадры. Эффективность функционирования и будущее развитие организации связаны с человеческими ресурсами и со способностью менеджмента организации:

• привлечь к трудовой деятельности специалистов высокого уровня, обладающих необходимыми практическими навыками и умениями, а также навыками эффективной коммуникации и делового общения;
• обеспечить эффективную систему мероприятий по профессиональному развитию и стимулированию к саморазвитию кадров;
• увязать эффективность оплаты труда с эффективностью трудовой деятельности работников, с их ролью в эффективности функционирования организации в целом.

Значением человеческих ресурсов для эффективного функционирования организации определяются оптимизация и совершенствование управления персоналом. В связи с этим в кадровую сферу сегодня активно внедряются информационные технологии, позволяющие эффективно решать задачи управления кадрами и соответственно управления функционированием организации.

Задачи информационной системы управления персоналом госучреждения

Сегодня развитие системы публичного управления связывается прежде всего с повышением эффективности функционирования учреждений, организаций и органов системы публичного управления. Поскольку эффективность функционирования отдельных элементов и системы публичного управления в целом зависит от эффективности трудовой деятельности, привлеченных работников, значительное внимание системе публичного управления, управления государственными организациями и учреждениями следует уделять оптимизации кадровых процессов, в том числе за счет внедрения информационных систем управления.

Информационная система управления персоналом госучреждения представляет собой программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать и оптимизировать управленческие процессы в кадровой сфере.

Задачи функционирования информационной системы управления персоналом в госучреждении можно охарактеризовать следующим образом:

• сбор и обработка информации в отношении претендентов на должности в госучреждении для повышения эффективности отбора кадров;
• сбор и обработка информации в отношении эффективности трудовой деятельности, реализуемой работниками учреждения за счет проведения мероприятий по оценке эффективности такой деятельности по утвержденным параметрам;
• координация действий между структурными элементами госучреждения для обеспечения задач функционирования учреждения;
• обеспечение каналов взаимодействия между персоналом и менеджментом;
• информационное обеспечение процессов контроля и планирования бюджета госучреждения по оплате труда и развитию работников;
• контроль эффективности функционирования госучреждения.

Решение указанных задач за счет внедрения информационной системы управления персоналом позволяет рассматривать процесс управления персоналом как информационный, то есть предполагающий хранение, обработку и использование информации для обеспечения управленческих решений.

Информационная система внедряется в процесс управления персоналом для:

• решения практических задач функционирования госучреждения;
• обеспечения учреждения качественным персоналом для наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и достижения задач функционирования.

Использование информационных технологий для управления учреждением сегодня выступает конкурентным преимуществом, гарантирующим эффективность функционирования учреждения.

Критерии оценки и выбор информационной системы управления персоналом госучреждения

Выбор той или иной информационный системы для обеспечения управления персоналом госучреждения должен обеспечиваться оценкой следующих критериев, характеризующих программное обеспечение:

• системность. Программное обеспечение должно позволять разрабатывать и реализовывать управленческие решения за счет совместных усилий структурных подразделений госучреждения;
• открытость. Указанный критерий обусловлен тем, что система управления – это динамичная система, которая должна быть ориентирована на адаптацию к изменениям внутренних и внешних условий, например, оптимизации внутренней структуры учреждения, изменению законодательного регулирования сферы функционирования учреждения. Это требует, чтобы программное обеспечение позволяло вносить соответствующие изменения без утраты уже сформированной информационной базы;
• унификация. Названный критерий предполагает, что информационная система должна предполагать использование типовых стандартизированных элементов. Это позволит использовать информационную систему во всех госучреждениях и более эффективно использовать наработки по ее корректировке;
• эффективность. Этот критерий предполагает, что расходы на внедрение и функционирование информационной системы должны быть адекватны полезному эффекту от функционирования такой системы.

При этом необходимо отметить, что информационная система управления персоналом нередко является составным элементом глобальной системы управления. Затраты на внедрение такой системы в госучреждение не всегда оправданы. В таких случаях стоит обратить внимание на локальные информационные системы.