Методы стандартизации
Методы стандартизации включают в себя приемы или систему приемов, посредством которых происходит достижение цели стандартизации. Стандартизация в своем практическом применении предполагает широкое использование нескольких методов.
Любое предприятие в своей организационно-управленческой деятельности использует документы. Организацию управления документацией можно охарактеризовать разнообразием и повторяемостью ситуаций и определенных действий по их разрешению. По этой причине большое разнообразие документов требует их стандартизации.
Стандартизация и унификация документа являются основными направлениями в области совершенствования документационного процесса, которые ведут к минимизации издержек на управленческие документы.
Основной целью стандартизации и унификации документов является создание совокупности документов, способных дать экономический эффект.
Применение унифицированных документов одновременно способствует росту структур в управленческом труде и повышает его культуру. В целом стандартизация представлена процессом установки и использования стандартов, под которыми можно понимать образец, модель или эталон, который в качестве исходных данных используется при сопоставлении с ним других похожих объектов.
В качестве нормативно-технического документа стандарт способен установить систему норм, требований и правил к объекту стандартизации, что утверждено компетентными органами. В нашей стране работа по стандартизации контролируется комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации.
Использование стандартов в документационной работе способствует улучшению качества выпускаемых изделий или документов.
Стандартизации является сложным процессом, в состав которого включены несколько элементов, в том числе унификация и типизация. С одной стороны, данные элементы могут проводиться в качестве самостоятельных видов работ.
Документоведение включает типизацию, которая используется для формирования типовых форм документов и типовых текстов, представленных образцами или эталонами. На основе таких образцов-эталонов впоследствии могут быть созданы определенные документы.
Типовой текст является текстом образцом, на базе которого могут быть созданы в дальнейшем тексты аналогичного содержания.
Типовую форму утверждают определённые компетентные органы государственной власти. Она представлена формой документов, которая используется для представления и сбора определенных данных.
Документоведение рассматривает унификацию и стандартизацию в качестве процесса установки единообразного процесса создания и оформления документации. Тем не менее, эти два понятия не равны между собой. Стандартизация документации представлена высшей ступенью их унификации, то есть доведением результата до уровня обязательных правовых норм.
Требования стандарта обладают обязательным характером в пределах распределения. По этой причине унификацию чаще всего проводят в качестве предварительного этапа стандартизации, но она может являться и самостоятельным типом деятельности.
Стандартизация и унификация
Стандартизация представляет собой закрепленные результаты унификации нормативных технических документов, то есть стандарты. Стандартизацию могут проводить, как на государственном уровне, так и на отраслевом, а также на уровне организации.
Унификация в широком смысле представляет собой оптимальное сокращение количества элементов в объектах, которые включены в определенный комплекс или систему.
Выделяют несколько способов обработки текстов:
- анкета,
- трафарет,
- таблица.
Что касается разработки унифицированных форм документов, то она состоит из нескольких этапов:
- Формируется объект унификации, то есть исходный массив документов по управленческим задачам в зависимости от табеля унифицированных форм документов по делам.
- Анализируются документы, обобщается результат анализа.
- Разрабатывается эталонный образец унифицированной формы.
- Формируется документация дела.
Основные методы унификации внешних форм документов или бланков являются созданием модели построения документов или формуляров образцов, которые устанавливают размер и расположение базовых реквизитов, разработкой единого образца формуляра для совокупности всех управленческих документов, которые приняты на предприятии.
Формуляр-образец представлен схемой расположения всех реквизитов документов на бумажном листе стандартного формата.
Унификация как метод стандартизации
Среди методов формальной унификации документов можно выделить:
- унификацию документальных структур,
- создание общих правил синтаксиса в построении документов,
- унификацию методов контроля информации в документе,
- унификацию типов носителей и документальных форматов.
Унификации подвергаются все создаваемые в отделе разновидности и виды документов, вне зависимости от частоты их повторяемости. Для того чтобы разрабатывать унифицированные формы документов, используют документы, которые хранятся в архиве управления, а также карты документов, которые могут быть получены в ходе подготовки табеля унифицированных форм документов.
В этом случае по каждой типовой ситуации собирается не менее 3-5 документальных образцов. Рост числа исходных образцов документов способствует надежности разработанной унифицированной формы.
Анкета представляет собой способ предоставления унифицированного текста, в соответствии с которым постоянную информацию располагают в левой части листа, переменную вносят в документ в ходе его составления.
Унифицированная система документации по организационно-распорядительным документам магнитным методом моделирует приказы по приему, увольнению переводу, объяснительные и докладные записки.
Таблица представляет собой разорванный текст, который располагается по соответствующему принципу, где постоянная информация формируется в заголовке, боковых графах, а переменная формируется при пересечении соответствующих строк и граф.
Таблица характеризуется большой информационной ёмкостью, что позволяет проводить классификацию, кодирование информации, проводить суммирование данных.
