Разместить заказ
Вы будете перенаправлены на Автор24

Основные методы стандартизации документов

8-800-775-03-30 support@author24.ru
Статья предоставлена специалистами сервиса Автор24
Автор24 - это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.
как работает сервис
Все предметы / Стандартизация / Основные методы стандартизации документов
Основные методы стандартизации документов

Основные методы унификации документации. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Рисунок 1. Основные методы унификации документации. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Определение 1

Деятельность по приведению документов в оптимальный и единообразный вид, который в полной мере соответствует их содержанию и составу, принято называть унификацией документов.

Унификация является наиболее распространенным методом стандартизации документов и применяется повсеместно.

В рамках данного процесса происходит установление максимального единообразного вида и набора реквизитов, а также формата бумаги, включая расположение реквизитов на бумажном носителе.

Готовые работы на аналогичную тему

Унифицированная система документации

Метод унификации применяют не только к конкретным документам. Он рассчитан на решение задач с многочисленным объемом информации. Вся документация подлежит унифицированию в соответствии с установленными нормами, правилами и требованиями государственных органов власти.

Замечание 1

Вся совокупность реквизитов, которые установлены в соответствии с требованиями и задачами унификации, представляет собой унифицированную форму документа.

В целом унифицированная система документов выглядит в виде системы документации, которая создана по единым правилам и требованиям. Она содержит информацию, необходимую для эффективного построения управления в конкретной сфере деятельности.

В унифицированную систему документации входят следующие конструктивные элементы:

  • унифицированная система банковской документации;
  • унифицированная система отчетно-статистической документации;
  • унифицированная система организационно-распорядительной документации;
  • унифицированная система документов пенсионного фонда;
  • унифицированная система документов, регулирующих трудовые отношения;
  • унифицированная система документации, которая используется в отчетной бухгалтерской деятельности в бюджетных государственных учреждениях и предприятиях;
  • унифицированная система документации внешней торговли.

Метод унификации документации применяется в следующих целях:

  • сокращения количества документов, которые применяются в организации;
  • повышения качества;
  • достижения типизации форм документов;
  • снижения трудоемкости по обработке документов;
  • достижения информационной совместимости разных систем документации на основе общих признаков и функций;
  • повышения эффективности использования вычислительной техники.

Сам рабочий процесс по проведению унификации документов включает в себя ряд основных этапов и условий. Она предполагает проведение разработки так называемой унифицированной системы документоведения. Эти мероприятия проводят исполнительные органы государственной власти, в том числе ведомства и министерства, которые могут внедрять подобные системы документации и нести за них ответственность. Затем происходит внедрение межотраслевых унифицированных систем документоведения в пределах отраслевых УСД.

В рамках унификации происходит ведение унифицированных систем документоведения и Отраслевого классификатора технико-экономической документации. Это происходит с целью поддержания достоверности информации, а также ее развития. Разрабатываются комплексы отраслевых унифицированных форм документов. Они отражают специфические признаки определенной отрасли и их государственную регистрацию. Помимо этого, проходят мероприятия по разработке отраслевых классификаторов технико-экономической информации.

При стандартизации документов установлены три основные категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ) и республиканские стандарты (РСТ).

Основные методы унификации документов

Замечание 2

Существует два основных метода унификации документов: метод содержательной унификации и метод формальной унификации.

К методам содержательной унификации относят создание типовых форм, установление ограничительных номенклатур действующих форм, унификацию и стандартизацию документов, а также построение единой модели документов для решения однородных задач.

В состав содержательной унификации входит анализ содержания определенных форм и групп документов. Он осуществляется на основе классификации документов

Основные принципы унификации документов формируются по различным признакам.

При унификации документов руководствуются основными принципами: унификация должна происходить от общего к частному. При проведении стандартизации документов стремятся достигнуть единообразия форм документов, а также правил их построения, оформления и составления. Для этого применяются приемы максимальной типизации элементов документа, проводится трафаретизация документов. Специалисты по стандартизации вырабатывают общие правила расположения данных, вносимых в документ, а также составляют образцы условных сокращений, вносимых в документы.

Комплексность унификации должна предусматривать все требования к документу на стадиях создания, заполнения и обработки. При этом учитываются физиологические и психологические особенности и возможности человека, а также технические параметры устройств.

Принцип информативности предполагает, что в документы будут вноситься только те реквизиты, которые решают определенные задачи. При унификации строго подходят к количественному составу документации. Происходит сокращение числа различных видов документов, при этом совершенствуется метод управления. Ко всем документам необходимо применять единые и стабильные требования. Они разрабатываются и устанавливаются государственными и отраслевыми стандартами.

Принцип экономичности заключается за счет обоснованного включения документов в определенную систему документации и при частом применении бланков и использования оптимального числа реквизитов.

Способы унификации текстов

На практике активно применяются три основных способа унификации текстов:

  1. Анкета. Это способ представления унифицированного текста, где постоянная необходимая информация уже удобно располагается в нужном углу документа. Недостающие переменные данные вносятся в остальные строки документа. Таким образом, значительно упрощается процесс подготовки документа, облегчаются машинописные работы. Информация копируется неопределенное количество раз. Часто такой способ унификации можно встретить в организациях любой формы собственности. Анкетным способом смоделированы приказы о приеме на работу или увольнении, объяснительные записки и другие организационно- распорядительные документы.
  2. Трафарет. Этот способ фиксации постоянной информации, которая публикуется в виде любого связанного текста с пробелами, где пишется переменная информация. Форму трафарета используют при создании приказов или заявлений.
  3. Таблица. Этот способ предполагает использование разорванного текста, который расположен по определенному принципу. Таблицы могут обладать большой информационной емкостью при введении данных. С их помощью фиксируется необходимая информация, классифицируются данные, кодируются и суммируются данные. Таблицы используют в виде штатных расписаний, кадровых приказов и различных графиков.

Эффект от стандартизации и унификации управленческих документов бывает прямым и косвенным. При прямом эффекте происходит значительное снижение затрат труда при работе с документами, меньше расходуются материалы, идущие на изготовление документов, происходит снижение затрат на функционирование оргтехники, ее амортизацию и ремонт. При косвенном эффекте наблюдается повышение качества управления, ускорение процесса оборота финансовых средств.