Общие сведения о бизнес-процессах
Бизнес-процесс - это комплекс работ и мероприятий, связанных между собой, которые позволяют получить конкретный коммерческий результат.
Бизнес-процессы легли в основу новой управленческой концепции. В 70-е годы прошлого века впервые о них заговорили в контексте необходимости внедрения информационных технологий во взаимодействие между людьми. Задача заключалась в том, чтобы интегрировать модель «человек-машина». Впервые концепция этого взаимодействия было описана и структурирована американскими военными. Позже она стала использоваться гражданскими лицами в совершенно разных отраслях деятельности.
Разнообразные отрасли и способы построения предприятий определяют специфику бизнес-процессов. Их существует большое множество. Однако принято обобщать бизнес-процессы и разделять их на три больше группы. Основные процессы направлены на выработку общих концепций функционирования предприятия, например, на создание стратегии, методов корпоративного управления. Операционные процессы формируют основной доход компании. Большинство регулирующих мероприятий направленно именно на них. Вспомогательные бизнес-процессы не участвуют в формировании дохода, однако они позволяют предприятию функционировать в существующей среде.
Создание бизнес-процесса начинается с исследования потребителя, его ожиданий и требований. Далее происходят разработка и детализация бизнес-процесса с учетом этой информации. Для анализа существующих процессов используются детализация, моделирование, визуализация, также может составляться карта бизнес-процесса.
Предприятие самостоятельно разрабатывает свои бизнес-процессы с учетом взаимодействия с поставщиками, подрядчиками, покупателями. Основная задача процесса - создавать ценность и стоимость, при этом быть оптимальным в плане расходования ресурсов. Благо должно быть востребовано покупателями, представлять для них ценность, иначе оно не будет реализовано и не принесет ожидаемого дохода.
Контроль бизнес-процессов
Контроль - это система управления процессами предприятия. Он ориентирован на то, чтобы обеспечить долгосрочное функционирование, а также внедрить в практическую деятельность те методы и средства, которые позволят улучшить работу предприятия в целом.
С помощью контроля могут реализовываться следующие задачи:
- Интеграция системы учета.
- Планирование.
- Контроль и анализ на основе целей функционирования.
- Сопоставление плановых и фактических данных.
Сегодня контроль осуществляется с помощью автоматизированных систем управления. В практической деятельности в РФ под контролем часто понимается совокупность действий учета, контроля фактических и плановых показателей и анализа их отклонений.
Осуществление контроля невозможно без постоянного мониторинга изменений. Совершенствование бизнес-процессов всегда опирается на информацию, полученную в текущем моменте времени. Для этого процессы идентифицируются и исследуются на предмет необходимости изменений. Далее составляется представление о направлении развития с течением времени. Следующим этапом становится сравнение уровня собственных показателей, оценка начатых проектов и их результатов, либо промежуточных результатов. То есть управление всегда опирается на измеримые данные, иначе оно становится неэффективным. Измерения влияют на поведение руководителей и персонала, на принятие управляющих решений.
Организация точек контроля в бизнес-процессе
Оптимизация бизнес-процессов - это основная задача работы руководителей предприятия. Для этих целей проводятся сбор данных, их обработка, анализ, сопоставление информации, выработка решений по внесению изменений. Возможно применение моделирования, визуализации для формирования более детального представления о процессах.
Точка контроля представляет собой точку, в которой можно проанализировать соответствие результатов запланированным ожидаемым итогам. То есть проверить, насколько бизнес-процесс соответствует требованиям, которые были заданы изначально к результату труда. Если руководством будет обнаружено несоответствие, то следующим шагом станет создание обратной связи. Обратная связь позволяет скорректировать результат, внести именно те изменения, которые положительным образом повлияют на него.
Качественное исполнение бизнес-процесса требует выделение мест, которые необходимы для контроля. То есть заранее определяются точки процесса, позволяющие проводить сверку между планируемыми и фактическими данными. Таким образом у руководства появляется действенный инструмент проверки соответствия текущей деятельности стратегическим и тактическим целям и задачам.
Рисунок 1.
В практической деятельности используется два типа точек:
- Внедренные в бизнес-процесс.
- Наблюдающие за процессом.
Стоит отметить, что точка контроля, внедренная в процесс, может заблокировать его дальнейшую реализацию, в случае, если результат не соответствует ожидаемому уровню качества, либо не удовлетворяет требованиям. Практическим примером может послужить операция проверки договора со сторонней организацией юридическим отделом. Если юристы выявят проблемные зоны, то договор не будет подписан, а значит, действия, предусмотренные им, не будут реализованы.
Точки контроля обычно внедряются в технические и информационные элементы системы, так как это позволяет автоматизировать контроль и снизить влияние человеческого фактора. Ошибки внутри автоматизированных систем блокируют любые последующие операции, что позволяет снизить риски и найти точку ошибки. Это и есть пример точек контроля внедренных в процесс.
Наблюдающие за процессом точки контроля существуют параллельно. Они не мешают свободному выполнению процесса и способствуют сбору информации и ее последующему анализу.
