Цели организации задаются владельцем ее ресурсов в соответствии со своей собственной системой ценностей. Но формулировка их не является произвольной.
Сущность установления целей
Во-первых, цель - это отражение объективной роли этой организации в обществе, масштабов и характера ее деятельности, кадрового и производственного потенциала.
Во-вторых, существенное влияние на формулировку целей оказывают интересы разнообразных субъектов, которые связаны с деятельностью организации. К ним, помимо ее руководителей или владельцев, относят сотрудников, деловых партнеров, местных властей, которым она помогает решать региональные проблемы, в целом общество.
В-третьих, постановка цели связана с рядом ограничений в отношении путей и средств достижения их. Ограничения могут быть внешними и внутренними, общими или частными, могут быть изначально присущи организации или порождаться старыми проблемами.
Для установления цели следует определить в количественной и качественной форме результат, к которому организация стремится, и желаемый срок его получения. Зачастую сделать это сразу не удается и приходится устанавливать промежуточные цели.
Как правило, цели окончательно никогда не удается сформулировать, так как в ходе работы происходит их уточнение, отказ от некоторых аспектов из-за нереальности их или же нехватки средств. Помимо этого, результат, обычно, с ожиданиями не совпадает, поскольку всегда могут иметь место разнообразные отклонения от ранее запланированных действий.
Выживание фирмы требует постоянного приспособления целей к новым общественным потребностям, масштабам и формам деятельности, окружающей ситуации, технологиям и др.
Если же изменение руководством организации воспринимается не вполне адекватно, могут возникать ошибки при установке целей и определении способов достижения их, приводящие к неэффективному расточительству ресурсов. Так, зачастую цели формулируются слишком мелко или, же наоборот, слишком глобально, излишне расплывчато, ориентируясь на второстепенные проблемы, и поэтому не достигаются. К целям выдвигаются такие требования:
- Цели должны быть четко сформулированы, конкретны и измеримы, по возможности выражены не только качественно, но и количественно.
- Цели должны соответствовать специфике деятельности организации с учетом ее реальных возможностей.
- Цели должны быть гибкими, способными трансформироваться и корректироваться в соответствии с изменяющимися условиями, а иначе организация рано или поздно придет в тупик.
- Люди должны осознавать цели как свои личные. Условием этого являются понятность, известность, близость целей большинству членов организации.
- Цель должна быть проверяемой.
- Цели должны образовывать единую систему: взаимно поддерживать друг друга, быть совместимыми во времени и пространстве, не ориентировать на противоречивые действия членов организации.
Процесс целеполагания
Процесс целеполагания может протекать как централизованно, так и децентрализованно.
При централизованном целеполаганим обеспечивается единая ориентация в рамках организации всех целей. Однако для низших уровней они могут оказаться навязанными, в результате чего их реализации может возникнуть сопротивление. Во втором случае данные проблемы отсутствуют, но могут появляться сложности с координацией целей, их направлением в единое русло.
Децентрализованное установление целей может производиться двумя путями:
- сверху вниз как конкретизация на низших уровнях целей, определенных наверху;
- как обобщение верхними уровнями выработанных нижестоящими структурами целей.
Фазы установления целей
С логической точки зрения, можно сказать, что процесс установления целей в организации включает в себя ряд последовательных стадий.
На первой стадии осмысливаются результаты анализа среды, на второй - вырабатывается соответствующая миссия и, наконец, на третьей стадии непосредственно устанавливаются цели организации.
Правильно организованный процесс установления целей подразумевает прохождение следующих фаз:
- анализ и выявление тенденций, которые наблюдаются в окружении;
- установление целей в целом для организации;
- построение иерархии целей;
- установление индивидуальных целей.
Первая фаза. Влияние среды оказывает влияние не только на установление миссии организации. Цели очень сильно также зависят и от состояния среды. Однако, нельзя утверждать, что цели должны быть привязаны к состоянию среды только через постоянную корректировку и приспособления к изменениям. Руководитель должен стремиться предвидеть то, в каком среда окажется состоянии, и в соответствии с этим предвидением устанавливать цели. Вот поэтому очень важно выявлять тенденции, характерные для процессов развития экономической, социальной и политической сфер, техники и науки. Конечно, всего предусмотреть невозможно, более того, в окружении иногда могут происходить изменения, никак не вытекающие из выявленных трендов. Следовательно, менеджер должен быть готов к тому, чтобы ответить на неожиданный вызов среды. Но в тоже время, не абсолютизируя тенденции и тренды, менеджер должен формулировать цели так, чтобы тренды нашли свое отражение в них.
Вторая фаза. При установлении целей в целом для организации необходимо определить то, какие из возможных характеристик деятельности организации лучше выбрать в качестве целей организации. Затем определяется конкретный инструментарий количественного расчета величины цели. Основное значение здесь придается системе критериев, которые используют при определении целей организации. Часто данные критерии вытекают из миссии организации или из результатов анализа отрасли, макроокружения, конкурентов и положения организации в среде. При установлении целей организации учитывают то, какие она имела цели на предыдущем этапе и насколько достижение данных целей способствовало реализации миссии организации. И наконец, решение по целям всегда определяется теми ресурсами, которыми организация обладает.
Третья фаза. Определение иерархии целей - определение для всех уровней организации таких целей, достижение которых отдельными подразделениями приведет к достижению общеорганизационных целей. Иерархия должна строиться и по долгосрочным целям, и по краткосрочным. Процесс декомпозиции целей верхнего уровня в цели нижнего уровня, или же процесс сведения целей нижних уровней в цели высоких уровней подразумевает построение дерева целей, в котором в зависимости от заданной субординации целей устанавливается четкая взаимозависимость цель - средство. Данная зависимость определяет то, какие цели выступают на практике средствами для достижения прочих целей. Четвертая фаза. Для того чтобы внутри организации иерархия целей стала логически завершенным и реально действующим инструментом в выполнении организационных целей, она должна быть доведена до уровня каждого работника в отдельности. В данном случае достигается важнейшее условие успешной деятельности организации: каждый работник через свои персональные цели как бы включается в процесс совместного достижения конечных организационных целей. В такой ситуации сотрудники организации получают представление не только о том, чего предстоит им добиться, но и о том, как результаты труда их скажутся на итоговых результатах функционирования организации, в какой мере их труд будет способствовать достижению целей всей организации.
Заданные цели должны иметь статус закона для организации, для всех подразделений ее и для всех ее членов. Но из данного требования обязательности целей не следуют их неизменность и вечность: цели корректируются всякий раз, когда обстоятельства этого требуют. В таком случае процесс изменения целей несет сугубо ситуационный характер. Но многие организации применяют подход систематически упреждающего изменения целей, при котором в организации устанавливаются долгосрочные цели. На основе данных долгосрочных целей разрабатываются детализированные краткосрочные цели (квартальные или годовые). По их достижении устанавливаются новые долгосрочные цели. При этом в целях учитывают такие изменения, которые в среде происходят, и те изменения, происходящие в наборе требований, которые выдвигаются со стороны субъектов влияния по отношению к организации. На базе новых долгосрочных целей задаются краткосрочные, по достижении которых вновь происходит выработка новых долгосрочных целей. При данном подходе достижения долгосрочных целей не происходит, поскольку они регулярно меняются. А в деятельности организации постоянно присутствует долгосрочная целевая ориентация и проводится регулярная корректировка курса с учетом новых возможностей и обстоятельств.
