Понятие совещания
Совещание – особый способ взаимодействия между людьми, вид делового общения, главная задача которого заключается в разъяснении проблем организации, обсуждении ее неудач и успехов, обмене информацией о текущих делах организации и столкновение разных мнений и взглядов, а также выработка общего решения.
Для придания совещанию эффективности, его суть следует рассматривать в комплексе, учитывая его структуру, этапы и методы проведения.
Структура совещания в себя включает много компонентов: основные задачи и проблемы, процесс проведения совещания, типы коммуникаций между участниками, способы решения проблем, полученный результат для руководства организации в целом.
Постановка цели
Подготовку совещания следует начать с постановки цели проведения совещания и понимания его необходимости . С этой целью надо выявить главные проблемы компании, требующие своевременного решения, сформулировать задачи совещания, провести анализ и по его результатам сделать выводы, необходимо ли это совещание вообще. В случае, когда уже на первоначальном этапе понятно, что совещание может быть бесполезным, то будет лучше отказаться от него. После того, как принято решение о проведении совещания необходимо перейти к составлению повестки дня и состава участников.
Этап подготовки повестки дня и списка участников
В процессе подготовки повестки дня надо определить цель совещания, его тематику, вопросы и проблемы, требующие решения, приблизительные результаты, ожидаемые руководством, сотрудниками и компанией в целом. На этом же этапе следует решить, какие роли и кто будет выполнять, кто и какую подготовительную работу проведет.
При принятии решения о составе участников совещания важным условием является компетентность в решаемых вопросах участников, их осведомленность в обсуждаемой области знаний. Участники обязательно должны понимать, чего от них хотят и зачем их зовут. Соответственно, приглашать надо только участников, непосредственно относящихся к кругу решаемых задач. Также следует заранее узнать черты характера участников: выделить «молчунов», так как мнение именно этой категории может оказаться очень важным, поэтому необходимо предоставить им время для выражения идей. Приглашения всем специалистам для участия следует посылать пораньше. В тексте приглашения следует отразить тему, цель совещания, суть совещания.
Следующим пунктом является определение даты проведения. А также выбор места проведения совещания .
Проведение совещания
Сбором участников мероприятия в одном помещении начинается само совещание. В этот момент уже начинается взаимодействие.
- Когда совещание началось, первым слово дается руководителю. При этом вступительная часть не должна занимать более десяти минут, в частности разъясняется тематика, причины сбора, цель совещания.
- Далее начинается дискуссия. Это столкновение разных мнений и точек зрения. Согласованность в процессе решения проблемы – достаточно редкое явление, поэтому важна роль лидера в совещании. Если нет лидера, то победителем становится относительное большинство. Но так быть не должно, участники должны прийти к определенному консенсусу.
- По окончании совещания подводятся итоги обсуждения, и формулируется решение. После принятия решения обозначается лицо или группа лиц, которая будет осуществлять его выполнение, а также контроль над исполнением.
Недостаточно качественно подготовленное и проведенное плохо совещание, наносит большой вред, так как съедает дорогостоящее время, отрывая сотрудников от основной работы.
