Разместить заказ
Вы будете перенаправлены на Автор24

Деловое общение в организации. Проведение совещаний и бесед

8-800-775-03-30 support@author24.ru
Все предметы / Менеджмент / Коммуникации, решения и конфликты / Деловое общение в организации. Проведение совещаний и бесед
Содержание статьи

Значение делового общения

В процессе работы менеджерам разного уровня необходимо контактировать друг с другом, и от качества данных контактов во многом зависит эффективность системы управления в организации. Контакты строятся на принципах делового общения, которое представляет собой сложный многоуровневый процесс установки и развития контактов. Деловое общение возникает из необходимости удовлетворять общие потребности в процессе деятельности менеджеров. Строится оно на обмене информацией, выработке общей стратегии взаимодействия, понимании других людей.

Многие проблемы в бизнесе связаны с коммуникациями между людьми, так как в процессе общения происходит передача идей, мыслей, люди приходят к пониманию, вырабатывают общие цели. От степени грамотности при общении в организации зависят многие элементы деятельности: переговоры, взаимопонимание с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками, удовлетворенность персонала результатами труда, психологический климат, отношения с другими организациями, госслужбами.

Замечание 1

Менеджмент является одной из важных областей деятельности организации, где общение становится одним из ключевых факторов. Современный менеджер работает с людьми, умение грамотно строить общение ему необходимо. Уровень общительности менеджера влияет на эффективность деятельности организации в целом, что отражено на рисунке. Чем выше общительность, тем выше эффективность.



Рисунок 1.

В рамках словесного общения руководство проводит инструктажи, беседы, собрания, совещания, анализ ошибок.

Правила проведения деловых бесед

Беседы и совещания являются одной из распространенных форм взаимодействия менеджеров в организации. Беседы бывают индивидуальными и групповыми. Индивидуальные беседы также называются профессиональными контактами. Существует много специально разработанных методик и техник проведения деловых бесед, их специфика зависит от того, с кем проводится беседа (клиент, подчиненный, партнер и т.д.). У любой деловой беседы есть конкретная цель, к которой собеседники хотят прийти с минимальными затратами сил и времени. По целям беседы подразделяются на две группы: свободные беседы и целенаправленные.

Готовые работы на аналогичную тему

У деловой беседы есть три этапа проведения:

  1. Подготовительный этап. Здесь определяются задачи беседы, составляется план, время беседы. Участники должны быть благожелательно настроены по отношению друг к другу изначально.

  2. Ознакомительный этап. Участники знакомятся друг с другом, преодолевают психологический барьер, устанавливают доверительную атмосферу.

  3. Основной этап беседы. Он делится на три части: вводная часть, основная часть, заключительная часть.

В целом структура деловой беседы выглядит следующим образом:



Рисунок 2.

В целом тон беседы должен быть дружелюбно-деловым. Важным условием также является пунктуальность участников. Ситуацию, которая рассматривается в ходе беседы, принято анализировать с двух точек зрения, при этом участники стараются понять, почему собеседник воспринимает ситуацию именно так. В деловой беседе важно уметь слушать и задавать уточняющие вопросы. Уточняющие вопросы должны быть конкретными, тактичными, обоснованными. Категоричные суждения могут привести к неудаче. Речь должна быть отчетливой, ясной для слуха, не стоит говорить излишне громко или тихо. Решение по беседе всегда следует за обсуждением.

Деловые совещания

Совещание является формой обмена информации между подчиненными и руководством, они связывают работу отдельных сотрудников с работой всей организации. На совещаниях происходит сбор и обработка информации, координация действий отделов и сотрудников, принимаются управленческие решения. Помимо разработки управленческих решений по самым актуальным и сложным проблемам в организации, совещания также решают учебно-воспитательные задачи: достигать компромиссов, улучшить культуру общения в коллективе, уметь комплексно подходить к решению задач.

С помощью деловых совещаний можно решить следующие вопросы:

  • развитие стратегии организации, проведение ее в жизнь;

  • интеграция отделов с учетом общей стратегии и миссии организации;

  • обобщение и анализ информации;

  • коллективный подход к решению проблем с обучающим эффектом.

Этапы делового совещания:

  1. Подготовка. Здесь определяют целесообразность проведения совещания, повестка дня, содержание проблемы, состав участников, время проведения (лучше всего проводить в среду или четверг во второй половине дня), место проведения совещания (конференц-зал или кабинет руководства). На данном этапе также подготавливаются участники: им сообщают место, время, повестку дня, снабжают материалами.

  2. Проведение совещания. Совещание лучше всего проводить, согласно заранее разработанному регламенту. Если оно длится дольше 40-50 мин., необходимо делать перерывы. Во время совещания ведется протокол, который составляется по определенной форме и содержит краткую информацию о выступлениях участников совещания и принятых решениях. Протокол обычно ведется секретарем.

  3. Итоги и принятие решений. Решение принимаются коллективно, эффективность зависит от того, насколько каждому участнику удалось включить свои идеи в итоговое решение.

По итогам совещания назначаются исполнители работ, сроки, объемы работ. После принятых решений осуществляется контроль за их выполнением. Лица, осуществляющие контроль, также определяются по итогам совещания.

Сообщество экспертов Автор24

Автор этой статьи

Автор статьи

Эдуард Геннадьевич Анфимов

Эксперт по предмету «Менеджмент»

Статья предоставлена специалистами сервиса Автор24
Автор24 - это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.
как работает сервис