Виды деловых совещаний
Определение и сущность деловых совещаний
Деловые совещания представляют собой форму делового общения, предполагающую взаимодействие менеджера с персоналом в виде обсуждения организационных и производственных проблем и вопросов, которые требуют решения через обмен мнениями, а также коллективного осмысления.
Как и другие формы делового общения, совещания являются лишь средством управления. Как и любое другое средство, совещания служат эффективному достижению желаемого результата, а потому должны использоваться наиболее оптимальным и рациональным способом. Так, необходимо очень серьезно подходить к выбору столь важных элементов, как состав участников совещания, его цели, место проведения, повестка дня и т. д. Это, можно с уверенностью сказать, ключ к наиболее продуктивному совещанию.
Виды деловых совещаний
Есть достаточно много самых различных разновидностей деловых совещаний. Перечислим их основные виды:
- по принадлежности к той или иной сфере общественной жизни они могут классифицироваться на административные, деловые, научные (симпозиумы, семинары, съезды, конференции и т. п.), заседания и собрания профсоюзных, политических и различных других общественных организаций и т. д.;
- по масштабу привлечения участников совещания подразделяются на: национальные, международные, региональные, отраслевые, городские, районные, областные, внутренние (если в рамках одной организации или ее структурных подразделений);
- по месту проведения: выездные, местные;
- по периодичности проведения: постоянно действующие, регулярные, периодические (проводимые без определенной регулярности);
- по количеству участников: проходящие в узком составе (несколько участников), в расширенном составе (до двадцати участников), представительные совещания (начиная с нескольких десятков и более участников).
Все деловые совещания можно классифицировать также по форме проведения, по тематике рассматриваемых вопросов, по основной задаче и т. д. Последние, в свою очередь, подразделяются на инструктивные, диспетчерские (оперативные) и проблемные.
Целью инструктивных совещаний является передача необходимых распоряжений и сведений по вертикали вниз (от менеджера к персоналу) для максимально оперативного их выполнения. В данном случае к сведению участников делового совещания доводятся решения, принятые руководителем организации (включая соответствующий инструктаж), разбираются возникающие вопросы, распределяются задачи, определяются способы и сроки выполнения поручений.
Цель диспетчерских (оперативных) совещаний заключается в получении информации о текущем состоянии дел. В данном случае информация уже исходит по вертикали снизу-вверх (то есть, от персонала к менеджеру). Участники подобного рода совещаний обычно отчитываются перед руководителем о выполнении работы на местах. Как правило, оперативные совещания осуществляются на регулярной основе, в определенное (предварительно запланированное) время. Список участников оперативных совещаний в основном не меняется. Специальная повестка дня, как правило, также остается неизменной. Таким образом, оперативные совещания, главным образом, посвящены неотложным задачам текущего и последующих ближайших дней.
Целью проблемных совещаний является поиск оптимальных решений той или иной проблемы в сжатые сроки. Эффективное решение можно получить, если использоваться следующие основные способы:
- нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на базе обсуждения всех предложений, которые вносят участники делового совещания в ходе заседания
- выбор оптимального решения из двух или нескольких заранее подготовленных вариантов
- принятие решения, найденного менеджером еще до заседания (через убеждение участников совещания в верности и эффективности данного решения).
