Цели подготовки и участия бизнеса в выставочно-ярмарочной деятельности
Подготовка и участие в работе ярмарок и выставок – это процесс планирования и организации выставочно-ярмарочной деятельности конкретной фирмой.
Реализация подготовительных процедур предшествует самому проведению выставок и ярмарок, участие в которых служит важным компонентом маркетинговой деятельности любой успешной фирмы. Принимая решение о необходимости участия в той или иной ярмарке или выставке, компания всегда ставит перед собой определённые цели. Их выбор зависит от множества факторов и определяется форматом проводимого мероприятия. Так, например, основной целью выставок считается демонстрация и информирование участников мероприятия о достижениях научно-технического прогресса и новинках в тех или иных отраслях. В то же время ярмарки в большей степени ориентированы на представление продукции и заключение торговых контрактов.
Статья: Основные этапы подготовки и участие фирмы в работе ярмарок и выставок
Так или иначе, конечной целью любой компании всегда выступает обеспечение эффективности бизнеса в долгосрочной перспективе.
Достижению генеральной цели участия в выставочно-ярмарочной деятельности подчинены цели более низкого порядка. К ним относятся:
- реализация эффективной товарной политики;
- обеспечение адекватной рыночным реалиям и эффективной ценовой политики;
- эффективное распределение и сбыт товарной продукции;
- выстраивание действенной системы продвижения компании и ее продукции.
Таким образом, цели, которые ставит перед собой компания, принимая решение о необходимости участия в выставочно-ярмарочной деятельности, так или иначе, затрагивают все компоненты комплекса маркетинга. Свое практическое воплощение эти цели находят в стремлении к налаживанию личных контактов в процессе участия в выставочно-ярмарочных мероприятиях, поиске потенциальных представителей и партнеров, сборе рыночной информации, знакомстве с новыми товарами и возможностями их применения и т.д. В зависимости от целей выстраивается ряд задач, которые необходимо решить.
Постановка целей и конкретизация задач, подчиненных их достижению, выступают необходимым элементом подготовительного этапа к участию компании в ярмарках и/или выставках. Прорабатывая их, следует помнить, что формат мероприятия и его правильный выбор мероприятия играют важнейшую роль. Так, например, ярмарки проводятся периодически в одних и тех же местах с целью незамедлительного сбыта товарной продукции. В то же время выставки направлены по большей части на демонстрацию достижений бизнеса и определение перспектив его развития. Более того, выставки и ярмарки могут иметь свою специфику – быть универсальными, специализированными или многоотраслевыми, иметь сезонный, ежегодный или периодический характер и т.п.
Порядок подготовки и участия компании в работе выставок и ярмарок
Участие компании в проведении выставочно-ярмарочных мероприятий требует от ее руководства не только значительных финансовых вложений, но и серьезной подготовки. Для того чтобы фирма достойна показала себя ярмарке или выставке необходимо обосновать и подготовить целое множество управленческих решений, в том числе таких как:
- определение целесообразности участия в том или ином выставочно-ярмарочном мероприятии;
- обеспечение качественной подготовки компании и ее представителей к участию в выставке или ярмарке;
- организация на высоком уровне работы персонала;
- подведение итогов участия в выставочно-ярмарочном мероприятии;
- подведение итогов и разработка соответствующих маркетинговых решений.
В целом подготовка компании к участию в ярмарке или выставке представляет собой последовательное множество стадий, прохождение которые позволяет фирме и ее руководству принять и реализовать необходимые управленческие решения, направленные на достижение целей, стоящих перед бизнесом. В общей сложности этот процесс может быть представлен 8 основными стадиями (рисунок 1). Рассмотрим каждую из них более подробно.
Рисунок 1. Порядок подготовки компании к участию в выставочно-ярмарочной деятельности. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Первоначальным этапом подготовки является принятие решения о необходимости (целесообразности) участия компании в том или ином выставочно-ярмарочном мероприятии. Принятие подобного решения неизбежно сопряжено с необходимостью выбора способа участия.
Второй этап опосредован необходимостью целеполагания, то есть формулировки целей, которые компания преследует, заявляясь в качестве экспонента. В данном случае при установке целей рекомендуется придерживаться критериев «SMART».
На третьем этапе производится выбор конкретных мероприятий, в проведении которых компания и ее сотрудники будут принимать участие. Далее осуществляется сама подготовка к участию, которая включает в себя:
- определение перечня экспонатов;
- расчет площади и оборудования, требуемых для их демонстрации;
- выбор демонстрационных стендов и их конструирования;
- подбор сотрудников, презентующих компанию и ее продукцию, их обучение и подготовка;
- подготовка необходимой документации и материалов, включая различные буклеты, каталоги, приглашения и пр.
На этом подготовительные мероприятия заканчивают. Вслед за ними наступает этап их практической реализации, то есть самого участи компании в работе ярмарки или выставки. На данном этапе организуется доставка, погрузка-выгрузка, складирование, хранение и страхование экспонатов, осуществляется рекламная кампания, решаются организационные вопросы. Представители компании направляются на мероприятие, в рамках которого они презентуют продукцию фирмы, консультируют потенциальных потребителей и партнеров по возникающим у них вопросам, а также заключают контракты и назначают встречи, если имеется такая необходимость.
После того, как выставка или ярмарка завершилась, подводятся итоги участия компании в ней. Производится оценка степени достижения поставленных ранее целей и решения соответствующих задач. Оценке подвергается общая эффективность участия.
По итогам анализа и оценки разрабатываются соответствующие маркетинговые решения, которые после их принятия подлежат реализации.
