Организация проведения ярмарок и выставок на товарном рынке

Понятие и специфика выставок и ярмарок на товарном рынке

Организации и проведению выставочно-ярмарочных мероприятий в маркетинге отводится существенная роль. По сути, они выступают одним из способов рыночного продвижения товаров и услуг фирмы, особенно в сфере оптовой торговли и В2В рынка. Рассмотрим их специфику более подробно.

Выставки считаются одой из форм прямого маркетинга, позволяющей демонстрировать и продавать товары и услуги. Основной целью их организации выступает просвещение публики за счет демонстрации средств, которыми располагает человеческое общество для удовлетворения потребностей к каких-либо сферах его деятельности, включая перспективные.

В рамках проведения обеспечивается демонстрация образцов товарной продукции и услуг с возможностью их демонстрации «живьем», уточняются границы рынка сбыта, осуществляется поиск новых рыночных сегментов и направлений деятельности. Кроме того, в рамках выставок устанавливаются контакты с новыми партнерами и конкурентами.

Ярмарки представляют собой экономические выставки образцов. По сути, это своего рода крупный рынок, действующий в течении определенного времени в определенном месте, в рамках которого экспоненты получают возможность представлять образцы своей продукции для заключения сделок.

В рамках ярмарочных мероприятий происходит установление информационных контактов с предприятиями-изготовителями и министерствами. Проведение подобного рода мероприятий способствует активизации хозяйственной инициативы сторон и позволяет широкому кругу товаропроизводителей, потребителей и посредников ступать в непосредственные контакты друг с другом.

В рамках организации и проведения выставочно-ярмарочных мероприятий экспоненты при помощи образцов демонстрируют производимые ими товары и услуги. Основными целями реализации подобного рода инициатив выступают изучение рыночной конъюнктуры с одной стороны, и содействие сбыту товаров и услуг, производимых экспонентами – с другой стороны.

Общие основы организации проведения ярморочно-выставочной деятельности на товарном рынке

Проведение выставок и ярмарок подлежит планированию и организации. Причем в каждом конкретном случае эти процессы приобретают свою специфику. Рассмотрим ее более подробно.

Прежде чем приступить к планированию организации ярморочно-выставочных мероприятий, необходимо выбрать их формат. Как известно, ярмарки и выставки в современном мире имеют довольно сложную видовую структуру. Основные их разновидности в общем виде представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Классификация ярмарок и выставок. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Как видно из рисунка 1, выставки и ярмарки в зависимости от цели своего проведения могут быть торговыми, ознакомительными или коммуникационными. По сфере своего действия они подразделяются на региональные, межрегиональные, национальные и международные. Чем крупнее формат выставки или ярмарки, тем сложнее ее организовать.

В зависимости от состава предлагаемых экспонентов выставки и ярмарки могут быть специализированными, универсальными или многоотраслевыми. По частоте проведения среди них выделяют периодические, ежегодные и сезонные. Наконец, в зависимости от характера торговых операций они могут быть потребительскими, производственными или направленными на сферу услуг.

После определения формата мероприятия можно приступать к его планированию и дальнейшей организации. Рассмотрим особенности организации проведения ярмарок и выставок по отдельности.

Особенности организации проведения ярмарок на товарном рынке

Приступая к планированию ярмарочного мероприятия необходимо определить его тематику, время и место проведения. Как правило, все эти вопросы решаются соответствующими ведомствами с участием коммерческих структур предприятий и объединений. Проведению ярмарок предшествует изучение рыночного спроса и предложение, а также общий анализ конъюнктуры рынка, состояния его инфраструктуры и хозяйственных связей. Не менее важно заранее определить ассортимент и объем продукции, предлагаемой к продаже в рамках ярмарки, выявить неустановленное оборудование и неиспользованную продукцию, а также вторичные ресурсы.

В большинстве случаев ярмарки проводятся в районных административных, областных, краевых и республиканских центрах, обладающих соответствующим уровнем инфраструктурного развития и коммуникаций, обеспечивающих участникам ярмарки должные бытовые и транспортные условия, способствующие плодотворной работе.

Как показывает практика, чаще всего ярмарки функционируют по графику с предварительной установкой места и времени их проведения. При координации графиков следует избегать совпадения сроков проведения ярморочных мероприятий в близлежащих районах. Благодаря равномерному территориальному распределению ярмарок обеспечивается широкий круг их участников, разнообразие товарного ассортимента, рационализация потоков информации и товародвижения, а также рост товарооборота и повышение экономической эффективности организации и проведения ярмарочных мероприятий.

Особенности организации проведения выставок на товарном рынке

В России выставочная деятельность осуществляется как профессиональными, так и непрофессиональными участниками рынка выставочных услуг на условиях, не противоречащих действующему законодательству. Работа каждой выставки подлежит тщательному планированию. Обычно оно состоит из трех этапов:

• планирование подготовки выставочного мероприятия;
• планирование организации и проведения выставочного мероприятия;
• планирование подведения итогов выставочного мероприятия.

В рамках организации проведения выставки, прежде всего, составляется перечень выставляемой продукции и формируется готовый план выставочного стенда. Далее с оргкомитетом (организатором выставки) уточняется договор. Затем составляется перечень и смета информационно-рекламных материалов, необходимых для успеха на выставке. К ним могут быть отнесены различные буклеты, плакаты, сувениры, фирменные папки, технические описания и пр. Наконец, определяется персонал, который будет участвовать в выставке, проводится его «ролевой» тренинг, и утверждается общая смета затрат.

Основными направлениями планирования выставки считаются:

• составление расписаний работы стендистов и персонала;
• проведение инструктажа среди сотрудников;
• закрепление экспонатов и тематики ведения переговоров за конкретными исполнителями;
• организации ввоза-вывоза экспонатов и оборудования;
• проведение переговоров, заключение контрактов, продажа образцов или мелких партий товарной продукции;
• организация учета и оценки посетителей стенда.

От качества подготовки выставки в значительной степени зависит ее успех.