Основные аспекты и цель проведения ревизии подотчетных лиц
Основная цель ревизии расчетов с подотчетными лицами - это определение верности и наличие обоснованности выдачи денежных средств работникам предприятия под отчет на те или иные цели.
Ревизор должен проверить наличие приказа с подписью руководителя, в котором приведен перечень работников предприятия, которые имеют право получить под отчет денежные средства для покрытия операционных, административных и хозяйственных расходов.
Также проверке подвергается и наличие подписанных руководителем приказов на выдачу денежных средств под отчет на командировочные цели. Основными документами, из которых ревизор может почерпнуть необходимые сведения об операциях с подотчетными лицами, являются:
- Приходные и расходные кассовые ордера;
- Отчеты кассира;
- Авансовые отчеты с обязательным наличием приложенных к ним оправдательных документов;
- Накопительная ведомость по форме 368.
Проведение ревизии расчетов с подотчетными лицами
Ревизор в ходе проверки должен ознакомиться с имеющимися на предприятии авансовыми отчетами, а именно:
- Определить правильность их оформления;
- Определить законность и целесообразность при расходовании каждой подотчетной суммы – это достигается при помощи сопоставления суммы авансового отчета с теми документами, которые подтверждают факт поступления материальных ценностей на склад предприятия или получение предоставленных услуг;
- Осуществить проверку на факт наличия искажений предоставленного под отчет аванса, поскольку может иметь место устная договоренность с подотчётным лицом о присвоении разницы между завышенной суммой, которая была выдана под отчет и суммой, фактически израсходованной;
- Сопоставление первичных документов, которые приложены к авансовому отчету, с данными, отраженными в складском учете предприятия, что позволяет определить все нарушения, связанные со скрытой оплатой материальных ценностей безналичным способом, осуществленные повторно.
Немаловажное значение имеет и проверка командировочных расходов. Изначально, ревизор должен проверить насколько точно соблюдаются лимиты, определенные для командировок. Затем определяется соответствие целевого назначения при расходовании средств на командировочные расходы. Проверяется правильность при оформлении командировок, наличие приказа руководителя с обязательным указанием пункта назначения, срока командировки, а также ее целей.
Еще одним участком проверки является правильность оформления авансового отчета, а также подлинность и достоверность документов, прикладываемых к нему. Такими документами выступают: командировочные удостоверения, счета из гостиниц, товарные чеки, билеты на проезд и т.д. В обязательном порядке проверяется наличие отметок о прибытии на место командировки и последующем выбытии. Это необходимо для определения фактического количества дней нахождения в командировке и рассчитывается сумма оплаты.
Еще одним этапом, осуществляемом при проведении ревизии с подотчетными лицами, является проверка ведения бухгалтерского учета в части целевого расходования денежных средств.
Ревизору необходимо проверить:
- Все ли авансовые отчеты, имеющиеся на предприятии, утверждены его руководителем;
- Правильность внесения необходимых изменений и исправлений в авансовый отчет при отсутствии оправдательных документов, при возникновении арифметических ошибок;
- Наличие на авансовых отчетах подписи бухгалтера;
- Правильность составления корреспондирующих записей в авансовом отчете.
