В первичном учете используются журналы для первичных средств.
Журналы используются для регистрации первичных документов – документы по кассе, доверенность, путевые листы для легковых и грузовых автомобилей, больничных листов и так далее.
Приведем несколько примеров.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО – 3)
В этом журнале регистрируют приходные и расходные кассовые ордера за каждый день. Порядок заполнения:
Например, организация получила с расчетного счета денежные средства для выплаты заработной платы. Кассир получает заработную плату по чеку. После того, как заработная плата получена, кассир заполняет приходный кассовый ордер на получение денежных средств из банка для заработной платы. Затем кассир выписывает расходный кассовый ордер на выдачу заработной платы. Далее, кассир обязательно регистрирует приходный и расходный кассовый ордер в журнале регистрации. Обязательно ставится дата выписки кассовых ордеров, их номер и сумма по документам, а также ее обоснование. Каждая страница журнала должна быть пронумерована, прошита. Журнал должен быть скреплен печатью и обязательно должна стоять подпись руководителя организации. Журнал можно вести в электронном виде.
Статья: Журнал первичных средств
Журнал учета выданных доверенностей
Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении.
- Журнал хранится у сотрудника, который отвечает за регистрацию выданных доверенностей.
- Журнал должен быть пронумерован, прошит и скреплен печатью.
- В журнале должна стоять подпись руководителя организации.
- В журнале проставляется – номер доверенности
- Дата выдачи доверенности
- Срок действия доверенности
- Должность и Ф.И.О. лица, которому выдана доверенность,
- Наименование организации, у которой получают товары,
- Расписка лица, получившего доверенность,
- Отметка о выполнении поручения по доверенности (указывается накладная по которой получены товары у поставщика).
Журнал учета путевых листов (форма № 8)
В журнале ведут регистрацию путевых листов.
- Журнал должен быть пронумерован, прошит и скреплен печатью организации.
- В журнале должна стоять подпись руководителя.
- Журнал заводится на 1 год.
- В журнале указывается номер путевого листа и дата его выдачи; место выезда, цели поездки, время выбытия и прибытия.
- На обратной стороне путевого листа обязательно расписывается цель поездки, время выбытия и прибытия.
- Ф.И.О. водителя и его табельный номер; номер водительского удостоверения и классность, подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера, бухгалтера.
- Путевой лист может выписываться на один день или на целую неделю.
- На лицевой стороне путевого листа должны стоять штамп и печать организации, а также указываются данные о медицинском осмотре водителя. Медицинский осмотр водителя указывает медицинский работник, ставится его подпись и штамп.
- Ведет журнал сотрудник организации. Сотрудник назначается приказом руководителя.
Журнал по учету больничных листов
Организация сама подбирает форму данного журнала.
- В журнале обязательно должны быть следующие сведения:
- номер и серия больничного листа,
- дата выдачи,
- название медицинской организации,
- Ф.И.О. сотрудника,
- период временной нетрудоспособности,
- сведения о нарушениях режима, причина заболевания.
Журнал по учету больничных листов может вестись в электронном виде.
Храниться журнал должен в специальном помещении или в сейфе.
Во время проверки Фондом социального страхования проверяется этот журнал. Сотрудник фонда проверяет, все ли больничные листы включены в этот журнал.
