Понятие и назначение унифицированных документов
До 1 января 2013 года для оформления бухгалтерских операций использовались исключительно унифицированные формы первичной документации.
Унифицированный документ – это специально разработанная типовая форма первичного документа, применяемая для оформления однородных операций любыми организациями вне зависимости от сферы деятельности или организационно-правовой формы.
Применение унифицированных документов способствовало: во-первых, стандартизации первичного учета; во-вторых, выработке оптимальных форм первичной документации; в-третьих, сокращению времени на обработку документов различными организациями.
Фактически отказ от унифицированной первичной документации представляет собой шаг назад в совершенствовании учетного процесса, поскольку такая документация устанавливала и закрепляла единые требования к документальному оформлению финансово-хозяйственной деятельности организаций, систематизировала учетные процессы, а также способствовала регулярному обновлению состава документации.
В период обязательного применения унифицированной первичной документации свободные формы первичных документов можно было использовать только в том случае, если для оформления определенных операций не было предусмотрено унифицированных форм.
В настоящее время применение унифицированных форм не обязательно, поэтому организации могут, исходя из собственных потребностей, организовать документооборот следующим образом:
- во-первых, продолжать применять унифицированные документы, что существенно экономит время и средства по сравнению с отказом от них. В этом случае соответствующую запись нужно сделать в учетной политике организации либо в отдельном распорядительном документе;
- во-вторых, модифицировать унифицированные документы с учетом потребностей организации и утвердить их в качестве приложения к учетной политике;
- в-третьих, разработать собственные формы первичных документов и утвердить их в качестве приложения к учетной политике.
При разработке собственных или модификации унифицированных форм документов необходимо сохранять содержание документа, а также все обязательные реквизиты, установленные законодательством.
Обязательные формы унифицированных документов
Не смотря на то, что большая часть унифицированных форм первичных документов носит рекомендательный характер, некоторые из них все еще являются обязательными к применению.
К числу обязательных к применению форм первичной учетной унифицированной документации относятся: во-первых, первичные кассовые документы, представленные в альбоме унифицированных форм, утвержденном в 1998 году; во-вторых, бланк транспортной накладной, утвержденный как приложение к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Однако в данном случае имеется разъяснения, утверждающие, что данный бланк может быть заменен другим.
Таким образом, фактически на сегодняшний день только кассовые унифицированные формы документов действительно обязательны к применению.
Альбомы унифицированной первичной документации
Бланки унифицированных форм первичной документации сгруппированы в соответствующие тематические альбомы, в состав которых входят:
- альбом по учету кассовых операций, в котором утверждены формы приходного и расходного кассового ордера, журнала их регистрации, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
- альбом по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в котором утверждены формы
- альбом по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, в котором утверждены формы актов (о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение, возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, зачистке бурта, уценке товарно-материальных ценностей и прочее), весовой ведомости, партионной карты и прочих документов по движению продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
- альбом по учету торговых операций, в котором утверждены формы актов (о приемке товаров, в том числе поступивших без документов поставщика, об установлении расхождений, об оприходовании тары, о завесе тары), товарного ярлыка, спецификации, товарной накладной и прочего;
- альбом по учету операций в общественном питании, в котором утверждены формы плана-меню, калькуляционной карточки, требования в кладовую, накладной на отпуск товаров, закупочного акта, дневного заборного листа, акта о реализации и отпуске изделий кухни и прочее;
- альбом по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, в котором утверждены формы актов (о приемке выполненных работ, сдаче в эксплуатацию временного сооружения, разборке временных нетитульных сооружений и так далее), общего журнала работ, справки о стоимости выполненных работ и затрат и прочее.
Помимо форм унифицированных документов альбомы содержат основную информацию, разъясняющую порядок заполнения данных форм.
В дополнение к альбомам унифицированных документов часть таких документов утверждена отдельными Постановлениями Госкомстата РФ, например, документация по учету труда и его оплаты, по учету кадров и так далее.
Ответственность за ненадлежащее ведение первичной документации
В случае отсутствия первичной документации вне зависимости от ее влияния на налоговую базу организацию могут привлечь к ответственности в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ.
Величина штрафа за отсутствие первичной документации составляет:
- 5000 рублей, при условии отсутствия влияния на налоговую базу и нехватки первичной документации за один налоговый период;
- 15000 рублей, при условии отсутствия влияния на налоговую базу и нехватки первичной документации за несколько налоговых периодов;
- 10% суммы неуплаченного налога (не менее 15000 рублей), при условии занижения налоговой базы.
