Принятие нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» с 1 января 2013 года отменило обязательное применение унифицированных форм первичных документов, в том числе и по материальным запасам, однако на практике организации продолжают использовать эти документы.
Первичные документы, оформляющие поступление материальных запасов
В движении материальных запасов можно выделить три этапа: поступление, внутреннее перемещение и выбытие на сторону. Для каждого из этих этапов предусмотрены отдельные первичные документы по учету движения материальных запасов.
Поступление материальных запасов оформляется следующими первичными документами:
- Приходный ордер
- Акт приемки материалов
Приходный ордер (унифицированная форма М-4) – документ, оформляемый при поступлении на склад материальных запасов от поставщиков и подтверждающий факт передачи запасов одной стороной договора другой.
Статья: Первичный учет материальных запасов
Данный документ оформляется материально ответственным лицом (например, кладовщиком) в одном экземпляре при полном соответствии поставки материальных запасов по количеству и качеству.
В приходном ордере указывается следующая информация: наименование, сорт, количество, размер материальных запасов, а также сведения о поставщике и месте хранения.
Поступившие материальные запасы ставятся на приход в определенных единицах измерения, при наличии расхождений между единицами прихода и расхода, количество указывается в двух оценках.
Приходный ордер заверяется подписями заведующего складом (кладовщика) и экспедитора.
Для сокращения документооборота допускается вместо оформления отдельного приходного ордера проставление на сопроводительной документации материальных запасов штампа с реквизитами приходного ордера.
Оформленный приходный ордер регистрируется в карточке учета материалов.
Акт приемки материалов (унифицированная форма М-7) – документ, применяемый для оформления поступления материальных запасов при наличии качественных или количественных расхождений фактической поставки с сопроводительной документацией поставщика. Также указанный документ применяется для оформления неотфактурованных поставок, т.е. поставок материальных ценностей без сопроводительной документации.
Данный документ выступает в качестве основания для предъявления претензий поставщикам.
Составление акта осуществляется приемной комиссией, в обязательном порядке включающей материально ответственное лицо и представителя поставщика (или независимое лицо), в двух экземплярах.
Для особых случаев поступления материальных запасов могут использоваться и другие первичные документы: требование-накладная (для оприходования материальных запасов из собственного производства), товарный счет или акт (справка) (для оприходования материальных запасов, приобретенных подотчетными лицами).
Первичные документы, оформляющие внутреннее перемещение материальных запасов
Движение материальных запасов внутри организации оформляется следующими документами:
- Лимитно-заборная карта
- Требование-накладная
Лимитно-заборная карта (унифицированная форма М-8) – документ, применяемый для списания материальных запасов на нужды производства (цехов, участков, бригад) при наличии лимита на отпуск материальных запасов.
Данный документ используется при систематическом потреблении материальных запасов. По мере отпуска материальных запасов со склада в лимитно-заборной карте делаются отметки до момента исчерпания лимита.
Документ оформляется в двух экземплярах (первый – для цеха, второй – для склада) на одно наименование материальных запасов на определенный период времени (как правило, месяц).
В случае превышения лимита материальные запасы сверх него отпускаются по отдельному требованию-накладной. Аналогично поступают при замене одного наименования материала (при его отсутствии на складах) на другое.
Применение лимитно-заборных карт способствует сокращению документооборота, поскольку заменяет собой множество требований-накладных.
Требование-накладная (унифицированная форма М-11) – документ, применяемый для оформления передачи материальных запасов одним структурным подразделением другому, либо одним материально ответственным лицом – другому.
Данный документ может оформлять одновременно передачу одного или нескольких наименований материальных запасов.
Требование-накладная составляется в двух экземплярах (первый – для цеха, второй – для склада).
Первичные документы, оформляющие выбытие материальных запасов из организации
Выбытие материалов из организации оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (унифицированная форма М-15), представляющей собой документ, оформляемый для отпуска материальных запасов сторонним организациям и лицам, как правило, в результате продажи.
Данный документ оформляется в трех экземплярах (первый – для склада, второй – для бухгалтерии, третий – передается представителю сторонней организации) работниками отдела снабжения и сбыта в соответствии с договорами и при наличии разрешения руководителя.
Первичный учет материальных запасов на складах
Для складского учета материальных запасов применяются карточки учета материалов (унифицированная форма М-17), представляющая собой не только первичный документ складского учета, но и регистр аналитического учета, в котором отмечаются все виды движения контрактного наименования материальных запасов на складе организации в момент совершения операции.
Заполнение данного документа осуществляется работниками склада. На каждое наименование материальных запасов составляется отдельная карточка, которая ведется в одном экземпляре.
Обязательным реквизитом карточки является подпись кладовщика под каждой отраженной в карточке операцией.
При оформлении первичных документов по движению материальных запасов следует избегать ошибок, помарок, исправлений, а при их наличии лучше оформить новый экземпляр документа.
