Разместить заказ
Вы будете перенаправлены на Автор24

Виды и формы документов первичного учета

Понятие первичного документа

Первичными документами принято считать те документы, которые применяются для оформления определенных хозяйственных операций. В соответствии с бухгалтерским законодательством факты хозяйственной деятельности могут быть отражены на счетах бухгалтерского учета только на основании первичной документации.

Определение 1

Первичный документ бухгалтерского учета – это документальное доказательство, подтверждающее осуществление хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Классификация первичных документов

Существует несколько значимых критериев классификации первичных документов.

Рассмотрим основных из них:

  1. Назначение первичных документов. В соответствии с ним первичные документы делятся на:

    • распорядительные, то есть содержащие приказ о совершении какой-либо хозяйственной операции (например, приказ о направлении работника в командировку, содержащий распоряжение о выдаче ему аванса на командировочные расходы);
    • оправдательные, то есть свидетельствующие о совершении хозяйственной операции и выступающие основанием для формирования бухгалтерских проводок (например, авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы подотчетного лица);
    • документы бухгалтерского оформления, то есть документы, применяемые для оформления тех операций, по которым не существует определенных форм первичных документов (например, справка-расчет о распределении общехозяйственных расходов);
    • комбинированные, то есть совмещающие функции распорядительных и оправдательных документов (например, расходный кассовый ордер, который одновременно после подписания его руководителем и главным бухгалтером является распоряжением для кассира о выдаче денежных средств, а после подписания кассиром и получателем средств – оправданием выдачи наличных денежных средств из кассы).
  2. Содержание хозяйственной операции. В соответствии с эти критерием первичные документы делятся на:

    • материальные, то есть отражающие факты наличия и движения ценностей организации – основных средств, материально-производственных запасов и т.д. (например, приходный ордер, которым оформляется поступление материалов в организацию);
    • денежные, то есть отражающие факты наличия и движения денежных средств в кассе и на счетах организации в банке (например, приходный кассовый ордер, применяемый для оприходования в кассу наличных денежных средств);
    • расчетные, то есть отражающие операции расчетов организации с ее контрагентами (поставщиками, покупателями, дебиторами, кредиторами) и различными органами (налоговыми органами, фондами);
  3. Место составления документа. В зависимости от него первичные документы делятся на:

    • внутренние, то есть составляемые в организации (например, расходный кассовый ордер);
    • внешние, то есть поступающие в организацию со стороны (от поставщиков, покупателей и так далее) (например, счет-фактура, выставленный поставщиком).
  4. Способ отражения хозяйственной операции. По этому показателю первичные документы делятся на:

    • разовые, то есть применяемые для отражения отдельной хозяйственной операции один раз (например, платежное поручение);
    • накопительные, то есть составляемые за определенный период времени на однородные операции (например, лимитно-заборная карта).
  5. Порядок оформления документов. В зависимости от него первичные документы делятся на:

    • заполненные вручную;
    • оформленные с помощью специализированных автоматизированных бухгалтерских программ.

Формы первичных документов

Форма первичного документа представляет собой совокупность определенных реквизитов, расположенных в определенном порядке, формирующем структуру документа.

Различают следующие формы первичных документов.

Унифицированные формы первичной документации. Эти формы были разработаны и утверждены Государственным Комитетом статистики России в конце двадцатого века. В настоящее время (с 1 января 2013 года) применение унифицированных документов не обязательно, однако на практике большинство хозяйствующих субъектов продолжает их применение. Это обусловлено несколькими причинами:

  • во-первых, унифицированные формы документации не требуют дополнительных затрат на их использование;
  • во-вторых, унифицированные формы документации облегчают взаимодействие с контрагентами, зачастую тоже использующими те же формы;
  • в-третьих, унифицированные формы документации реализуются практически во всех автоматизированных бухгалтерских продуктах.

В связи с необязательностью применения решение об использовании унифицированных форм необходимо закрепить в положениях учетной политики или же оформить отдельный распорядительный документ.

Готовые работы на аналогичную тему

Альтернативой унифицированным формам первичной документации являются самостоятельно разрабатываемые организациями формы документов. Этот процесс является трудоемким и требует определенных средств, однако может применяться крупными предприятиями, если специфические особенности их деятельности требуют нестандартных форм первичной документации.

При разработке собственных форм первичных документов необходимо соблюдать принципы рациональности и полноты отражения в них хозяйственных операций, а также обеспечить наличие в них обязательных реквизитов, предусмотренных бухгалтерским законодательством (наименование и дата документа, наименование организации и так далее).

Преимуществом применения указанных форм первичной документации, как уже отмечалось, является возможность учесть в ней все специфические потребности организации, недостатком – затраты труда и времени на разработку.

Замечание 1

Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации должны утверждаться как приложения к учетной политике или отдельным распорядительным документом.

Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации перед их утверждением должны быть подвергнуты тщательной проверке, поскольку нехватка в них обязательных реквизитов может стать основанием для признания в бухгалтерском учете со стороны контролирующих органов.

Замечание 2

Как промежуточный вариант могут использоваться модифицированные с учетом особенностей деятельности организации, унифицированные документы.

Сообщество экспертов Автор24

Автор этой статьи

Автор статьи

Инна Шкарева

Эксперт по предмету «Бухгалтерский учет и аудит» , преподавательский стаж — 15 лет

Статья предоставлена специалистами сервиса Автор24
Автор24 - это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.
как работает сервис