Понятие и назначение первичного документа
Первичный документ – это письменное доказательство того, что операция совершена или получено право на ее совершение.
Каждый первичный документ содержит определенную совокупность показателей, называемых реквизитами. Реквизиты первичных документов делятся на обязательные, наличие которых предусмотрено законодательством и обеспечивает юридическую силу документа, и дополнительные, раскрывающие подробности осуществления операции, но не являющиеся основанием для принятия документа к учету или отказа от принятия. Реквизиты первичного документа также делятся на постоянные, то есть содержащие неизменную информацию (например, наименование организации, ее юридический адрес), переменные, то есть меняющиеся в зависимости от содержания хозяйственной операции (например, суммы, количественные показатели).
Первичная документация обеспечивает основания для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Базовые (обязательные) признаки первичного документа
Первичный документ, как и любой другой документ, обладает определенными базовыми признаками, отражающими его внешние особенности.
Признак наличия смыслового содержания, выражающийся в том, что первичный документ несет определенный смысл, выраженный знаками. Причем бухгалтерский первичный документ комбинирует выражение смысла общедоступного понимания (текст документа, выраженный буквами, и его суммы, выраженные цифрами), так и специального смысла (корреспонденции счетов, выраженной кодами бухгалтерских счетов).
Признак наличия стабильной вещественной формы, обеспечивающей продолжительную сохранность первичного документа, его многократное использование и передачу информации во времени пространстве. С признанием статуса электронных первичных документов содержание данного признака частично изменило свою форму, так, вещественность формы отошла на второй план, и признак необходимо обозначить как признак наличия стабильной формы, в том числе и электронной.
Признак предназначенности для применение в социальной коммуникации, выражающийся в том, что содержание документа содержит информацию, используемую для деловой коммуникации людей как внутри организации, так и за ее пределами.
Признак завершенности информационного сообщения, выражающийся в том, что первичный документ представляет собой законченный по смыслу объем информации, то есть содержит все реквизиты. В отношении бухгалтерской документации речь идет об обязательных реквизитах, отсутствие дополнительных реквизитов не может быть основанием для непринятия документа к учету. Бланк документа с частично заполненными обязательными реквизитами не может считаться первичным документом.
Признаки первичных документов, заложенные в основу их классификации
Первичные документы в зависимости от определенных признаков классифицируются следующим образом:
По признаку назначения первичные документы делятся на следующие виды:
- распорядительные – содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции (например, денежный чек – распоряжение на получение средств со счета организации в банке, платежное поручение – распоряжение на перечисление средств со счета организации). Поскольку в распорядительных документах нет отражения факта осуществления хозяйственной операции, то они не формируют корреспонденцию счетов (так, в отношении приведенных примеров документов корреспонденция счетов формируется выпиской банка);
- исполнительные (оправдательные) – подтверждающие факт совершения хозяйственной операции (например, акты, расходные и приходные кассовые ордера);
- документы бухгалтерского оформления – составляемые работниками бухгалтерии с целью последующего отражения на счетах бухгалтерского учета операций (например, справка-расчет оплаты за отпуск);
- комбинированные – сочетающие в себя признаки нескольких типов документов (например, наряд на сдельную работу, содержащий задание на сдельную работу и сведения о фактически выполненной работе).
По признаку содержания документированных операций документы делятся на следующие виды:
- денежные – документирующие движение денежных средств и их эквивалентов (например, расходные и приходные кассовые ордера);
- материальные – документирующие движение ценностей организации, в том числе и нематериальных (например, акт о приемке нематериальных активов);
- расчетные – документирующие операции по расчетам с контрагентами и различными органами (например, платежное поручение).
По признаку объема отражаемых операций документы делятся на следующие виды:
- единичные – отражающие одну операцию (например, платежное поручение, расходный кассовый ордер);
- сводные – отражающие несколько однотипных хозяйственных операций (например, товарный отчет, отчет кассира).
По признаку использования первичные документы делятся на следующие виды:
- разовые – отражающие одну хозяйственную операцию (например, приходный кассовый ордер);
- накопительные – отражающие ряд однотипных операций в течение определенного отрезка времени (например, лимитно-заборная карта).
По признаку места составления документы делятся на:
- внутренние – формируемые в пределах организации (например, требование-накладная);
- внешние – формируемые за пределами организации и поступающие в нее (например, счета-фактуры поставщиков).
По признаку количества позиций первичные документы делятся на следующие виды:
- однопозиционные – предназначенные для учета определенного вида средств (например, приходный кассовый ордер);
- многопозиционные – содержащие позиции для учета разнообразных операций (например, расчетно-платежные ведомости).
По признаку носителя информации первичные документы делятся на следующие виды:
- бумажные – распечатанные или заполненные на бумажном носителе;
- безбумажные – хранящиеся в электронном виде в памяти вычислительной техники или на ином носителе.
