Принципы построения эффективной системы контроля над выполнением решений в крупной организации

Основные принципы построения эффективной системы контроля

Принципы построения системы контроля важны для того, чтобы обеспечить эффективное оперативное управление. Предпосылками выступает проектирование, разработка и внедрение структурированной и хорошо организованной контрольной системы, обеспечивающей отрицательную обратную связь. Благодаря этой системе сравнивается фактическое и плановое (заданное при планировании) использование ресурсов. Базовыми принципами построения контрольной системы являются:

• существование конкретных планов. Планы должны отличать содержательностью, четкой структурированностью и фиксированностью, чтобы служить надежной основой контроля. Если планы слишком часто подвергаются корректировкам, а изменения не проходят через процедуру контроля, общий контроль над проектом может быть утрачен,
• существование и информативность системы отчетности. В отчетах должно отображаться состояние проекта в сравнении с исходными планами в соответствии с едиными подходами и критериями оценки. Для этого должны иметься простые и четко определенные процедуры формирования и предоставления отчетов, быть заданы временные интервалы для всех видов отчетов. Представляемые в отчетах результаты подвергаются обсуждению на совещаниях,
• существование эффективной системы анализа фактических параметров и тенденций их изменения. Анализируя собранные данные, руководитель проекта определяет, отвечает ли сложившаяся ситуация планам. Если не отвечает, оценивается масштаб и последствия возникших отклонений. Ключевые параметры – это стоимость и время. Тенденции во временных и стоимостных оценках анализируются по данным специальных отчетов. Например, прогноз может показать, что стоимость выполнения работ в рамках задания возрастет, или сроки увеличатся. Часто отклонения временных или стоимостных показателей влияет на качество результата или содержание будущих работ,
• существование эффективной системы реагирования. В завершение контрольных процедур осуществляются действия, направленные на корректировку выявленных недостатков, преодоление сложившихся негативных тенденций. Однако иногда приходится пересматривать планы. Для перепланирования выполняется анализ типа «что если», который обеспечивает прогнозирование и оценку последствий планируемых мероприятий.

Выполнение функций контроля предусматривает решение задач измерения, оценки и прогнозирования оперативной ситуации по вопросам:

• достижения результатов,
• временных, ресурсных и финансовых затрат,
• выявления и возможностей устранения причин отклонений от плана,
• необходимости корректировки планов.

Руководство должно не только контролировать ключевые количественные характеристики (объем работ, стоимость и время), но и отвечать за управление качеством и содержанием работ.

Оценка состояния работ ведется относительно текущей (пороговой) даты, т.е. момента времени, когда проводится анализ.

Процесс контроля исполнения решений представляет собой достаточно сложную последовательность действий, включающую пять стадий, а именно:

• определение стандартов;
• сравнение фактических и требуемых результатов;
• выполнение корректирующих действий;
• оценку показателей.

При определении стандартов важно следить, чтобы они соответствовали организационным целям. Так, общие цели организации могут быть использованы, например, в качестве годовых стандартов для работы всей организации, а также в качестве стандартов работы высшего руководства организации, отвечающего за достижение этих целей. Однако если организация действует в сложной и неустойчивой среде с высокой степенью неопределенности ее параметров и динамично меняющимися их численными величинами, может возникнуть необходимость пересмотра стандартов через некоторые интервалы времени — например, ежеквартально или даже ежемесячно.

Связь процессов контроля и принятия решений

По сути, система контроля предназначена для того, чтобы создать оптимальные условия достижения организацией своих целей. Поэтому на первой стадии контроля основное внимание уделяется целям организации, а также установленным при планировании стандартам. Поэтому процессы контроля и принятия решений рассматриваются в тесной взаимосвязи. Если разделить их, последствия будут резко негативными. Поэтому руководители должны еще на стадии планирования продумать, как планы будут соотноситься с реальной траекторией развития предприятия. Таким образом, целеполагание – это одновременно и часть процесса планирования, и отправная точка контроля.

В процессе контроля выделяют три составляющие:

• содержательную – что должно делаться в процессе осуществления контроля,
• организационную – кто и в какой последовательности должен совершать действия,
• технологическую – как осуществляется контроль.

Контроль нужен для того, чтобы обеспечить согласованность решения и исполнения, предупредить возможные недоработки и ошибки, своевременно выявить отклонения от плана выполнения задач, обозначенных сроков.

Содержание контроля отражается в функциях, которые он выполняет:

• диагностике ситуации,
• ориентировании,
• стимулировании,
• корректировке действий,
• распространении передового опыта,
• осуществлении авторского надзора,
• правоохранительной функции,
• педагогической функции.

Содержание диагностической функции состоит в том, что благодаря нему выявляется фактическое состояние дел в контексте выполнения принятых решений.

В рамках функции ориентирования выполняется ориентация на указание основных проблем, требующих максимального внимания.

Стимулирующая функция состоит в том, что производится выявление и вовлечение в работу неиспользованных резервов, преимущественно человеческих.