Описание работы как инструмент управления персоналом

Сущность и структура описания работы

Иными словами, в описании работы указываются параметры и содержание работы. Это два смысловых блока, каждый из которых имеет собственное значение.

При составлении описания работы используется информация, собираемая в процессе анализа работы. При этом соблюдается следующая последовательность этапов:

1. Анализ работы.
2. Описание работы (содержание и параметры работы).
3. Требования к работнику (спецификация профессиональных и личностных качеств).

Типовое описание работы включает следующие разделы:

• наименование рабочего места или работы. Желательно (но не обязательно) опираться на классификатор должностей и иные подобные документы. Хотя организация обладает определенной свободой в этом отношении, наименование обязательно должно быть понятным, соответствующим сущности работы. В противном случае при найме сотрудников возникнут лишние сложности – так, подходящие соискатели не будут находить вакансию (потому что будут искать по другим ключевым словам) или не захотят получить нерелевантную запись в трудовую книжку. С другой стороны, часто используются названия с преувеличением, чтобы скрыть непрестижную должность;
• кому подчиняется сотрудник. В организации должна быть прозрачная иерархическая структура, каждый работник должен понимать, кто является его руководителем (в случае матричной структуры – кто из руководителей отвечает за какие аспекты деятельности). В противном случае велик риск возникновения конфликтов. Предотвращать их нужно до начала описания работы;
• за кого отвечает сотрудник. Речь идет о непосредственной ответственности, т.е. описывается уровень на одну ступень ниже рассматриваемой (а не вся подчиненная иерархия);
• общая цель работы. Желательно сформулировать ее кратко. Этим пунктом можно занять тогда, когда уже обсудили, согласовали и записали детали основных направлений работы – но можно действовать и наоборот, «сверху вниз»;
• основные направления деятельности и задачи. Это ключевой блок при описании работы. Количество направлений ограничивается основными задачами, которые решает сотрудник в повседневной деятельности и которые характеризуют его действия. Обычно речь идет про 6-7 основных задач, каждая из которых может дополняться сопутствующими. Задачи располагаются в логической последовательности. Для описания каждой задачи достаточно одного абзаца, включающего одно-два предложения. Описание строится вокруг глагола, по возможности с указанием конкретных параметров решения задачи – стоимости, результата, времени, скорости, расхода и т.д.;
• рабочая среда и условия работы (например, вредные воздействия, температура, освещенность);
• рабочие взаимоотношения. В этом разделе указывают ключевые контакты данной работы как с другими сотрудниками организации, так и со внешними контрагентами;
• показатели ответственности. Здесь приводится детализированный список фактических обязанностей и ответственности в соответствии с рабочей позицией;
• полномочия. Важно очертить пределы полномочий, включая ограничения принятия решений и бюджетные ограничения.

Значение описания работы

Описания работы служат реализации интересов как самого работника, так и всей организации. Организации используют описания для того, чтобы:

• определить задачи отдельных исполнителей;
• изучить производительность труда;
• создать спецификации работников;
• пересмотреть организационную структуру;
• определить категории работников и выстроить их иерархию;
• организовать оптимальное обучение, подготовку и повышение квалификации персонала;
• определить степень пригодности исполнителя и в случае отрицательной оценки принять решение об увольнении;
• подготовить аргументацию в случае возникновения трудового конфликта.

Работник благодаря описанию получает понимание, чего от него ждут и по каким критериям будут оценивать его деятельность. Хорошей является ситуация, когда работник может принять участие в определении критериев и стандартов работы, а также в решении проблем, связанных с выполнением им трудовых обязанностей.

Широко распространена точка зрения, в соответствии с которой заниматься описанием рабочего места (работы) должны непосредственно исполнитель и его начальник. Можно выделить два подхода:

• исполнитель сам занимается подготовкой проекта описания работы, а затем обсуждает его и согласовывает с руководителем. Чтобы проект не противоречил более широким задачам, его передают на рассмотрение и утверждение руководителю более высокого звена;
• если исполнитель сам не способен подготовить проект, этим занимается его непосредственный руководитель (привлекая исполнителя), а затем передает на утверждение начальнику следующего уровня.

Таким образом, описание работы представляет собой письменный документ, содержащий информацию о том, что реально делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Эта информация затем используется при составлении спецификации работы, в которой изложены знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительного выполнения данной работы. На основании указанных сведений могут быть установлены характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чем подход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использование необоснованных критериев при оценке качества выполнения работы.