Фотография рабочего времени

Понятие фотографии рабочего времени

Для того чтобы оптимизировать работу компании необходимо повышать эффективность трудовых ресурсов. Первым шагом на пути к этому является выявление сильных и слабых сторон бизнес-процессов. Для этого может быть полезен метод фотографий рабочего времени.

Хотя фотография рабочего времени так называется, она не обязательно предусматривает именно фотофиксацию деятельности работника. Слово «фотографирование» в данном случае подразумевает сбор поминутной детальной статистики занятости человека на протяжении рабочего дня.

Фотография рабочего времени может применяться к различным категориям персонала. В частности, этот метод удобен для анализа деятельности сотрудников, работа которых происходит за компьютером. Во-первых, такие работники статичны, наблюдателю не приходится контролировать перемещения. Во-вторых, существуют автоматизированные методы сбора информации. Однако метод фотографии рабочего времени можно использовать и для сотрудников других профессий. Для этого используют специальные способы контроля:

• фотофиксация рабочих моментов,
• учёт пропусков,
• сбор информации о численности сотрудников в рабочих зонах,
• сбор информации о загрузке оборудования.

Для руководителя подробная фиксация всего, что делает сотрудник, будет полезна, если он стремится решить следующие задачи:

• проконтролировать, какие действия совершает сотрудник, и оценить его продуктивность,
• сформировать четкое представление, какова ценность конкретного работника в рамках процессов оптимизации штата. При этом к отдельному сотруднику могут применяться меры поощрения или взыскания,
• проанализировать рутинные бизнес-процессы и выявить основные потери времени. Это позволит оптимизировать данные процессы или вовсе отказаться от них,
• выявить сильные и слабые стороны взаимодействия между структурными единицами, отделами и подразделениями, чтобы минимизировать вероятность негативных последствий от нарушения подобных связей,
• обеспечить самоотдачу и дисциплинированность сотрудников при работе на ответственных проектах.

Не вызывает сомнения, что, если руководитель имеет чёткое понимание последовательности действий сотрудников, он находится в выгодном положении, получает возможность оперативных преобразований или усиления команды исходя из актуальных данных о происходящем. Это повысит продуктивность компании.

Рассмотрим примеры ситуаций, в которых фотография рабочего времени позволяет выявить первоочередные шаги по оптимизации бизнес-процессов:

• если менеджер много времени проводит на развлекательных сайтах, введение дисциплинарных взысканий заставит его тратить рабочее время исключительно на служебные обязанности,
• если сотрудники отдела продаж вынуждены составлять малоинформативные громоздкие отчеты по итогам переговоров, благодаря пересмотру отчётных форм или внедрению CRM-систем они смогут больше времени уделять звонкам или выездам для презентаций,
• если квалифицированные сотрудники тратят много времени на рутинные задачи, привлечение менее квалифицированных сотрудников позволит освободить время для более сложных вопросов.

Способы осуществления фотографии рабочего времени

Существуют разные способы получения фотографий рабочего времени:

1. Самофотографирование. Этот метод предусматривает, что сотрудник самостоятельно будет фиксировать все свои действия. В качестве подтверждения могут прикладываться фотографии, видеозаписи, скриншоты или документы. Проблема состоит в том, что подготовка фотографии будет занимать значительную часть рабочего времени, что исказит типичную картину: работнику будет просто некогда заниматься своими прямыми должностными обязанностями. Кроме того, сотрудник может сознательно или невольно искажать информацию в своих интересах. Этот метод может применяться только очень мотивированными и ответственными сотрудниками, стремящимися повысить свою производительность. Если же задача собирать данные поставлена руководителям, а работник не разделяет цели, нельзя рассчитывать получить реальную и объективную картину,
2. Привлечение сторонних специалистов, которые будут наблюдать за сотрудниками. Мониторинг может быть возложен на внутренний отдел кадров или отдел безопасности, а также передаваться на аутсорсинг сторонней специализированной организации. Результатом наблюдения для руководителя будут заполненные бланки, содержащие сведения о действиях объектов наблюдения с указанием времени начала и продолжительности. Объективность при таком подходе будет выше, чем при самофотографировании, но остаётся открытым вопрос, насколько картина будет соответствовать ситуации вне периода наблюдения. Для получения взвешенной оценки тенденций работы конкретного сотрудника требуется проводить мониторинг на протяжении длительного временного интервала. Естественно, сотрудники, зная о проводимом контроле, будут максимально стараться, заниматься только должностными обязанностями, в отличие от того, как делают в другое время,
3. Автоматизированные системы контроля работы. Такие системы внедряются во многих современных компаниях. Часть таких систем ориентирована на сотрудников, не работающих за компьютером, к примеру, системы видеонаблюдения. Для персонала, выполняющего обязанности на компьютере, существуют более удобные программы мониторинга, способные не только объективно зафиксировать деятельность, но и проанализировать её на предмет непродуктивных действий. Для такой классификации предусматриваются гибкие индивидуальные настройки. Руководитель получит информацию в виде отчётов, графиков и скриншотов. Такие системы не отвлекают сотрудника от работы, их функционирование осуществляется неявно. Мониторинг производится непрерывно, на протяжении длительного срока, что позволяет получить реальную картину отношения работников к должностным обязанностям.