Деловые совещания
Одной из форм управленческой деятельности являются деловые совещания, в процессе которых происходит обмен информацией между руководителем и сотрудниками и принимаются управленческие решения.
Деловое совещание - привлечение коллективного разума к разработке оптимальных решений по сложным или актуальным вопросам, касающимся деятельности предприятия.
В ходе делового совещания процесс управления включает три стадии:
- сбор и обработка информации,
- координация деятельности служб и сотрудников фирмы,
- принятие решений.
Организация и проведение деловых совещаний включает следующие этапы:
- подготовка - определение целесообразности совещания, повестка дня и состав участников, дата и время совещания, определение места проведения совещания;
- проведение - продолжительность делового совещания, регламент, протокол;
- подведение итогов и принятие решений - контроль за выполнение решений.
Значение деловых совещаний
Целесообразность проведения деловых совещаний определяется необходимостью:
- обмена информацией,
- выявления мнений и альтернатив,
- анализа нестандартных ситуаций,
- принятия решений по комплексным вопросам.
Занимаясь подготовкой повестки дня необходимо определить:
- содержание проблем и тему совещания,
- условия конечного результата совещания,
- ответственных лиц и характер подготовительных работ.
Количество компетентных участников совещания должно соответствовать количеству активно участвующих в обсуждении вопроса лиц.
Наилучшим временем для проведения совещаний является вторая половина дня среды или четверга, так как кривая работоспособности имеет ощутимый спад в понедельник и пятницу.
Каждый из участников совещания должен предварительно ознакомиться с повесткой дня и материалами, что позволит провести совещание более эффективно.
Оптимальная длительность совместной умственной работы людей составляет 40-45 минут, поэтому нецелесообразно проводить совещания длительностью более 1 часа и планировать 10-минутный перерыв после первых 40 мин. совещания.
Протокол совещания - это официальный документ, который ведет секретарь, служащий основанием для руководителя требовать выполнения сотрудниками порученных заданий. В протоколе отображаются:
- достижение цели совещания,
- решение,
- исполнители и сроки.
Принятие решений происходит двумя способами:
- специальной комиссией заранее составляется проект решения, который зачитывается на совещании, в него вносятся корректировки и решение принимают результатом голосования;
- председатель совещания подводит итоги и формулирует принятое решение.
Деловые переговоры
Переговоры служат для достижения соглашения между сторонами, имеющими противоположные или совпадающие интересы.
Процесс переговоров включает следующие стадии:
- подготовка,
- проведение,
- решение проблем,
- анализ итогов деловых переговоров.
В процессе подготовки к переговорам необходимо изучить следующие вопросы:
- цель,
- партнер,
- предмет,
- условия,
- присутствующие лица,
- организация переговоров.
При проведении переговоров используются следующие основные методы:
- вариационный метод,
- метод интеграции,
- метод уравновешивания,
- компромиссный метод.
В ходе переговоров вырабатывается общее решение, и каждой из сторон выгодно обоюдное принятие этого решения. При положительном исходе переговоров, на завершающей стадии резюмируются основные положения, и дается им характеристика. Возможно обсуждение перспективы новых встреч и понимание участниками переговоров достижения прогресса.
При негативном исходе важно сохранить контакт с партнером, отказаться от подведения итогов, и постараться найти интересующую обе стороны тему, что разрядит ситуацию и позволит создать дружескую непринужденную атмосферу прощания.
Анализ переговоров включает:
- сравнение целей и результатов переговоров,
- определение действий и мер, являющихся следствием результатов,
- деловые, организационные и личные выводы относительно дальнейших переговоров или продолжения проводившихся.
