Организационные структуры управления

Составитель Авдеева Т.В. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ КОНСПЕКТ ЛЕКЦИИ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПРАКТИЧЕСКОМУ ЗАДАНИЮ по дисциплине «ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА» МОСКВА, 2022 В методических указаниях содержатся материалы по методике преподавания части учебных дисциплин «Основы менеджмента», «Теория управления», «Теория организации», «Организационное поведение»: лекция по теме «Организационные структуры управления», вопросы для самопроверки, тесты контроля качества усвоения темы, задание на расчетно-графическую работу, список рекомендуемой литературы. Настоящие методические указания разработаны в соответствии с программой высшего профессионального образования по дисциплинам: «Основы менеджмента», «Теория управления», «Теория организации», «Организационное поведение» по экономическим и управленческим специальностям и направлениям очной, вечерней, заочной форм обучения. 2 Введение Менеджмент – междисциплинарная наука, базирующаяся на многих дисциплинах гуманитарных, естественно-научных, общественно-социальных, технических и экономических наук. Основной целью курса «Менеджмент» является формирование у студентов четкого представления об организации и управлении хозяйствующего субъекта, их месте и роли в системе национальной экономики. Целью данных методических указаний является получение студентами теоретических и практических навыков по теме «Организационные структуры управления» в рамках дисциплины «Менеджмент», а также таких дисциплин, как «Теория управления», «Теория организации», «Организационное поведение», «Теория систем», «Исследование систем управления», «Разработка управленческого решения», «Управление персоналом», «Организация производства», которыми необходимо владеть для эффективного управления предприятием и при формировании оптимальных структур организации. Организация как открытая система рассматривается с позиции объекта управления. Процесс создания организационной структуры, которая дает возможность людям эффективно взаимодействовать и работать вместе для достижения общих целей, отражает сущность организации деятельности предприятия. Выбор организационной структуры для целевых организаций является важной составляющей управленческой функции организации. В методических указаниях дана характеристика основных видов организационных структур управления, определены их достоинства и недостатки. Приведены примеры построения организационных структур управления организаций Оренбургской области. В частности, рассмотрена организация работы и структура федерального казначейства. Разработаны вопросы для самопроверки, тесты контроля качества усвоения темы. В заключении приведены общие методические указания по выполнению расчетно-графической работы на основе практических данных. В результате выполнения расчетно-графической работы студент должен: - иметь теоретические знания о системах, организациях, организационных структурах; - уметь проектировать организационные структуры управления; 3 - приобрести навыки в постановке задач качественного преобразования организационных структур управления с целью повышения эффективности деятельности организации. Далее представлен список рекомендуемой литературы для изучения темы, список использованных источников и приложения. 1. Основные понятия и определения Анализ – это сбор, обработка, классификация, систематизация, хранение и использование информации в целях управления. Административные методы управления – совокупность способов и приемов организационно-распорядительного воздействия субъекта управления на объект управления на основе силы и авторитета власти (указов, законов, постановлений, приказов, распоряжений, указаний, инструкций и т.п.), направленного на обеспечение непрерывности и ритмичности управленческих процессов. Бюджетный процесс – регламентируемая нормами права деятельность государственных органов и органов местного самоуправления по составлению и рассмотрению проектов бюджетов и исполнению бюджетов, обеспечению контроля за их исполнением. Бюджетная система Российской Федерации (РФ) – основанная на экономических отношениях и государственном устройстве совокупность всех видов бюджетов и бюджетов всех видов государственных внебюджетных фондов, регулируемая нормами права Российской Федерации и ее субъектов. Бюджетная система Российской Федерации состоит из бюджетов трех уровней: - первый уровень – федеральный бюджет и бюджеты государственных внебюджетных фондов; - второй уровень – бюджеты субъектов Российской Федерации и бюджеты территориальных государственных внебюджетных фондов; - третий уровень – местные бюджеты. Децентрализованные организации – организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления. Казначейство – особый государственный финансовый орган, занимающийся операциями по кассовому исполнению государственного бюджета, к которым относят сбор налогов, пошлин и др. 4 Объект управления, т.е. то, на что направлено властное воздействие субъекта управления. Объектом управления могут быть физические и юридические лица, а также социально-экономические системы и процессы. Организация – это обоснование и выбор элементов управляемой и управляющей подсистем, а также установление пространственно-временных и причинно-следственных связей между ними. Поведение системы – это совокупность внешних и внутренних действий системы, устанавливающих форму ее существования в окружающей среде и ориентированных на реализацию ее целей. Свойства системы – качества элементов, дающие возможность количественного описания системы, выражения ее в определенных величинах. Связи системы – это то, что соединяет элементы и свойства системы в целое. Система – совокупность связанных и взаимодействующих друг с другом элементов, составляющих некоторое целостное образование, имеющие новые свойства, отсутствующие у ее элементов; упорядоченная совокупность элементов. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Системный подход к менеджменту – это не только набор каких-либо принципов для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению. Системно-комплексный подход. Его сущность которого раскрывается в требовании общей теории систем: каждый объект должен рассматриваться как некоторая сложная система и как элемент более сложной системы. Структура – это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами; логическое соотношение функциональных зон и уровней управления. Субъект управления – физическое или юридическое лицо, от которого исходит властное воздействие. Технология - любое средство, с помощью которого входящие в производство элементы (ресурсы) преобразуются в выходящие (машины, механизмы, инструменты, навыки, знания). Управление – процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенных результатов. 5 Финансовое учреждение – входящее в финансовую систему страны учреждение, осуществляющее операции с финансовыми ресурсами, регулирующее финансовые связи и отношения. Централизованные организации – те, в которых руководство высшего уровня управления оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений. Экономическая политика – проводимая государством, правительством генеральная линия действий, система мер в области управления экономикой, придания определенной направленности экономическим процессам в соответствии с целями, задачами, интересами страны. Включает структурную, инвестиционную, финансово-кредитную, социальную, внешнеэкономическую, научно-техническую, налоговую, бюджетную политику. 6 2. Организация как объект управления. Виды организаций Определенная группа людей, чтобы считаться организацией, должна соответствовать следующим обязательным требованиям: 1) наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя членами этой группы; 2) наличие по крайней мере одной цели, которую принимают как общую все члены группы; 3) наличие членов группы, которые сознательно работают вместе, чтобы достичь значимую для всех цель. Таким образом, организация – это социальная общность, состоящая из группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Приведенное определение справедливо для формальной организации. Во всех формальных организациях существуют неформальные организации. Неформальные организации – это группы, которые возникают спонтанно, и где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. В большой организации существует много неформальных организаций. Развитие неформальных организаций основано на социальном взаимодействии. Люди вступают в такие группы, чтобы обрести принадлежность, помощь, защиту и общение. Формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей. Управление – процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенных результатов. Объектом управления, т.е. тем, на что направлено властное воздействие субъекта управления, могут быть физические и юридические лица, а также социальноэкономические системы и процессы. Субъект управления – это физическое или юридическое лицо, от которого исходит властное воздействие. Все сложные организации имеют следующие общие характеристики: 1) взаимосвязь с внешней средой. Организации полностью зависимы от окружающего мира. Факторами воздействия внешней среды на организацию являются: а) факторы прямого воздействия: поставщики, акционеры, потребители, законодательство, учреждения государственного регулирования, конкуренты и др.; 7 б) факторы косвенного воздействия: состояние экономики, система ценностей в обществе, научно-технический прогресс, социально-культурные и политические изменения, существенные для организации события в других странах и др.; 2) разделение труда: а) горизонтальное разделение труда – это разделение всей работы на составляющие компоненты между участниками трудового процесса. Работа распределяется по профессиональному признаку. Классическим образцом горизонтального разделения труда по основным подсистемам на производственном предприятии являются производство, персонал, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы организация добилась поставленных целей; б) вертикальное разделение труда отделяет работу по координированию действий от самих действий, построено на выделении трех уровней управления (низовой, средний, высший). Деятельность по координированию работы других людей составляет сущность управления; 3) структура организации – это совокупность связей и взаимоотношений уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации; 4) управление необходимо для координирования всех задач организации, достижения целей и выполнения миссии организации. Миссия – это предназначение, главная цель, выражение философии и смысла существования организации. Приведем пример формулировки миссии компании «Форд»: предоставление людям дешевого транспорта, удовлетворение потребности в перемещении. Процесс управления характеризуется следующими особенностями: 1) это процесс, осуществляемый непрерывно во времени и пространстве; 2) это целенаправленный процесс, требующий глубокого анализа, разработки и постановки определенных целей; 3) в результате воздействия субъекта управления на объект должен быть получен некоторый результат, который необходимо сопоставить с целью. Чем точнее результат соответствует поставленной цели, тем выше качество управления. 8 3. Понятие системы. Классификация систем. Организация как открытая система Менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организации, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Система (греч. systema) буквально означает соединенное, составленное из частей. Философский словарь трактует систему как "совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих определенную целостность, единство". Данное определение отражает сущность предмета, но не наполняет его содержанием. А. П. Огурцов заметил, что круг значений слова "система" в греческом языке весьма обширен: сочетание, организм, устройство, организация, союз, строй, руководящий орган. Точки зрения, что все совокупности являются системами, придерживаются многие авторы: В. Г. Афанасьев, В. С. Тюхтин, Е. Ф. Солопов, Н. Ф. Овчинников, А. Е. Фурман. Однако многие другие исследователи считают, что не все совокупности являются системами. Так, например, И. В. Блауберг, В. Н. Садовский, Э. Г. Юдин отмечают, что "все существующие в действительности совокупности можно разбить на три большие класса: неорганизованные совокупности, неорганичные системы, органичные системы". В литературе термин "система" используется в столь многочисленных смыслах и значениях, что есть опасность упустить существенное содержание исследуемого понятия. Под системой в разных источниках понимается "комплекс элементов, находящихся во взаимодействии" (Л. Берталанфи); "отграниченное множество взаимодействующих элементов" (А. Н. Аверьянов); "нечто такое, что может измениться с течением времени" (У. Росс Эшби); "множество элементов с отношениями между ними и между их атрибутами" (А. Холл, Р. Фейджин); "совокупность элементов, организованных таким образом, что изменение, исключение или введение нового элемента закономерно отражаются на остальных элементах" (В. Н. Топоров); "взаимосвязь самых различных элементов", "все, состоящее из связанных друг с другом частей" (Ст. Бир); "отображение входов и состояний объекта в выходах объекта" (М. Месарович). Г. Щедровицкий считает, что в настоящее время вообще не существует удовлетворительного, достаточно широко аргументированного понятия системы. Как любое фундаментальное понятие, термин "система" лучше всего конкретизируется в процессе рассмотрения его основных свойств. 9 Исходя из этого, В. Н. Спицнадель выделяет четыре таких свойства: 1) cистема есть, прежде всего, совокупность элементов. При определенных условиях элементы могут рассматриваться как системы; 2) наличие существенных связей между элементами и (или) их свойствами, превосходящих по силе связи этих элементов с элементами, не входящими в данную систему. Под существенными связями понимаются такие, которые закономерно, с необходимостью определяют интегративные свойства системы. Указанное свойство выделяет систему из окружающей среды в виде целостного объекта; 3) наличие определенной организации, что проявляется в снижении степени неопределенности системы по сравнению с энтропией системоформирующих факторов, определяющих возможность создания системы. К этим факторам относят число элементов системы, число существенных связей, которыми может обладать элемент; 4) существование интегративных свойств, т.е. присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Их наличие показывает, что свойства системы хотя и зависят от свойств элементов, но не определяются ими полностью. На основании этого В. Н. Спицнадель делает вывод, что система не сводится к простой совокупности элементов, и, расчленяя систему на отдельные части, нельзя познать все свойства системы в целом. Таким образом, в самом общем виде понятие “система” характеризуется: 1) наличием множества элементов; 2) наличием связей между ними; 3) целостным характером данного устройства или процесса. В. Н. Спицнадель выделяет наиболее характерные черты технических систем, многие из которых являются признаками экономических систем: 1) наличие определенной целостности, функционального единства (общей цели, назначения), что приводит к сложному иерархическому строению системы; 2) большие масштабы по типу частей, объему выполняемых функций; 3) сложность (полифункциональность) поведения; 4) высокая степень автоматизации; 5) нерегулярное, статистически распределяемое во времени поступление внешних воздействий; 6) наличие в целом ряде случаев состязательного момента, т. е. такого функционирования систем, при котором надо учитывать конкуренцию отдельных частей; 10 7) наличие связей (положительных, отрицательных, одноплановых, многоплановых); 8) многоаспектность (экономическая, социальная, техническая, психологическая и пр.); 9) контринтуитивность (причина и следствие тесно не связаны ни во времени, ни в пространстве). Ф. Энгельс выделил два важнейших признака систем: 1) взаимная связь элементов; 2) ограниченность взаимосвязанных элементов. "В том обстоятельстве, что эти тела находятся во взаимной связи, уже заключено то, что они воздействуют друг на друга, и это их взаимное воздействие…и есть именно движение". Движение, развитие, устойчивое функционирование составляют третий признак системы. В. В. Глущенко, И. И. Глущенко определяют экономическую систему как множество элементов, объединенных структурно и функционально таким образом, чтобы обеспечить на заданном множестве условий достижение некоторого множества целей при ограниченных ресурсах и времени. Экономика имеет системный характер на всех уровнях, каждый более низкий уровень является подсистемой более высокого уровня. Основываясь на свойстве системы, характерной тем, что элементы могут рассматриваться как системы, примем организацию за самостоятельную экономическую систему, которая является подсистемой такой экономической системы как государства. В приложении 1 представлена иерархическая система национальной экономики Российской Федерации. В изучении разноуровневых систем имеется мало каких-либо специальных разработок. Некоторое внимание этой проблеме уделил П. К. Анохин, подчеркивая, "что обязательным…является поиск и формулировка системообразующего фактора". Он выдвинул идею, что главным системообразующим фактором является результат функционирования системы. Функционировать значит действовать, а функция - это то, что и с какими параметрами (эффективностью, затратами, риском) должна сделать система управления для достижения поставленных целей. Механизм функционирования системы определяет место каждого элемента системы, т.е. задает иерархию системы. Результат функционирования системы выступает системообразующим фактором в процессе развития системы, причем это относится к определенному типу систем, а именно к функциональным. По определению, данному А. Н. Аверьяновым, 11 развитие представляет собой единство направленных изменений системы от ее менее упорядоченного состояния к более упорядоченному, и наоборот. Универсальный механизм развития, как отмечает П. К. Анохин, состоит в следующем: действие, вызвавшее внутреннее изменение системы и тем самым приведшее ее в новое состояние, само будет изменено в силу того, что новое состояние системы (результат) изменяет условия, при которых проявилось указанное действие, а следовательно, и характер самого действия. П. К. Анохин отождествляет "результат" и "цель", так как формирование модели результата и ее реализация - это есть целенаправленная деятельность. В процессе развития функциональной экономической системы системообразующим фактором является достижение цели - конкретного конечного состояния или желаемого результата. Всякий субъект экономики - предприятие, отрасль, регион, государство - развивается в соответствии с поставленной перед ним целью. Цель любой экономической системы - ее устойчивое функционирование и развитие. Формулирование целей должно быть во всех областях, от которых зависит выживание организации. Цели в этих областях зависят от конкретной стратегии, например: - в сфере производства – достижение наивысшей производительности труда, повышение эффективности; - в финансовой сфере – сохранение и поддержание на необходимом уровне всех видов финансовых ресурсов, их рациональное использование: - в управлении персоналом – обеспечение условий, необходимых для развития творческого потенциала работников, повышения их уровня заинтересованности и удовлетворенности. Итак, цель организации – это конечное состояние, желаемый результат, которого стремиться добиться любая организация. Дадим классификацию целей организации по следующим признакам: 1) по периоду установления: а) стратегические; б) тактические; в) оперативные; 2) по содержанию: а) экономические; б) социальные; в) организационные; г) политические; 12 д) научные; 3) по сфере деятельности: а) маркетинговые; б) производственные; в) инновационные; г) финансовые; д) кадровые; е) административные; 4) по среде: а) внутренние; б) внешние; 5) по приоритетности: а) особо приоритетные; б) приоритетные; в) прочие; 6) по измеримости: а) количественные; б) качественные; 7) по повторяемости: а) постоянные; б) разовые; 8) по иерархии: а) цели организации; б) цели структурных подразделений; 9) по стадии жизненного цикла: а) проектирование и создание объекта; б) рост; в) зрелость; г) завершение. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена определенным образом за определенный период времени. Дадим общую характеристику концепции управления по целям (результатам): менеджмент как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией. Цели и задачи менеджмента доводятся и согласуются с менеджерами всех уровней, которые направляют свои усилия, ресурсы на их достижение. 13 Перечислим некоторые правила осуществления последовательной декомпозиции главной цели организации на подцели: - общая цель должна содержать описание конечного результата; - при развертывании общей цели в иерархическую структуру исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения целей предыдущего уровня; - фундамент «дерева целей» должны составлять задачи. Взаимодействие категорий целей, задач и альтернатив можно иллюстрировать с помощью метода "дерева целей" (графическое изображение представлено на рисунке 1). Так, цели первого уровня являются альтернативами достижения главной цели, но относительно целей второго уровня они выступают в качестве целей. На каждом иерархическом уровне имеются свои конкретные цели и средства их достижения. Для достижения какой-нибудь общей цели необходимо согласовать частные цели и средства разных уровней системы. Рисунок 1 - Модель "дерева целей" Цели пересматриваются и переформулируются в зависимости от того, на каком этапе "жизненного цикла" находится экономическая система. Еще Будда, представляя мир как непрерывное становление, в то же время выделял в нем ряд последовательных состояний: "утпада" (появление), "стхити" (нахождение), "джара" (рост) и "ниродха" (разрушение). С. Т. Мелюхин отмечает, что "весь период существования материальных систем включает в себя четыре этапа": 1) возникновение системы; 2) восходящую стадию в ее развитии; 14 3) простое изменение с незначительным усложнением и прогрессом; 4) нисходящая стадия, завершающаяся распадом. Рассмотрим стадии «жизненного цикла организации»: 1) «рождение организации»: цель заключается в выживании; основная задача – выход на рынок; 2) «детство и юность»: цель – получение прибыли и ускоренный рост, задача – завоевание рынка; 3) «старение»: цель – сохранение достигнутых результатов, задача – обеспечить стабильность; 4) «возрождение либо исчезновение»: цель – оживление по всем функциям; задача – внедрение инновационного механизма. Устойчивость функционирования экономической системы достигается на третьем этапе "жизненного цикла", поэтому задача управления - не допустить переход системы на четвертый этап, своевременно изменить направление действий и выбрать средства достижения цели; постоянно осуществлять переход системы со второго на третий этап и возврат с третьего на стадию "развития". Представление целей в виде критериев функционирования системы позволяет решать вопрос выбора средств путем оптимизации их аналитических выражений. В любой момент времени жизненного цикла экономической системы существует три уровня целей - эффект трехслойности целей: 1)общеэкономические; 2) производственные; 3) управленческие. Для решения общеэкономических задач формируются производственные цели, реализация которых диктует необходимость постановки управленческих целей. В 1975 году Ю. И. Черняк разработал основные правила построения "дерева целей" развития народного хозяйства, отдельных отраслей или равных им по сложности экономических систем, которые и сегодня актуальны. Так, весь комплекс целей реализуется наиболее эффективно в том случае, если каждая подсистема стремится к достижению своей собственной цели (в едином "дереве целей"). Непротиворечивость целей других подсистем той же системы и соблюдение условий наиболее эффективного достижения общей цели обеспечиваются действием критериев. Было рекомендовано работу по построению "дерева целей" и переводу ее в "дерево проблем" проводить постоянным составом экспертов методом "мозгового штурма". О. В. Козлова, И. Н. Кузнецов выделяют устойчивость как отличительный признак любой системы и отмечают, что понятие системы в области управления 15 означает упорядоченную совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в более или менее устойчивых отношениях и поэтому действующих или развивающихся (изменяющихся) как единое целое. По нашему мнению, под устойчивостью развития необходимо понимать способность системы сохранять состояние, близкое к равновесному, и требуемые свойства в условиях возмущения. Чем больше величина отклонений, влияющих параметров, при которой достижима цель функционирования субъекта экономики, тем выше устойчивость данного субъекта по отношению к этим отклонениям. Показателем устойчивости является вероятность достижения поставленной цели. При принятии решения важно знать степень устойчивости субъекта, относительно развития которого принимается решение, к возможным отклонениям параметров внешней среды, чтобы оценить, насколько достижима поставленная цель в будущем и принять решение уже с учетом возможности достижения цели. Ученые, анализируя и обобщая различные точки зрения ученых и специалистов, исследовавших проблемы устойчивости экономики, предложили свои выводы: 1) устойчивость - одно из функциональных свойств материальных и нематериальных систем - выполнять функции в условиях разнообразных факторов, причин и обстоятельств; 2) устойчивость проявляется одновременно как неизменность и как изменчивость, устойчивость и устойчивое развитие, а в условиях кризиса - как выживание и в последующем поступательное движение в основных сферах жизнедеятельности. Резюмируя вышесказанное, нельзя не отметить, что по мнению С. А. Валуева, В. Н. Волковой, А. П. Градова и ряда других исследователей принципиальной особенностью экономических систем и управления экономикой на разных уровнях народнохозяйственного комплекса является то, что неотъемлемой частью их функционирования (или управления) является человек, т.е. активный элемент /9/. Это приводит к появлению у экономических систем отличительных свойств: - способности противостоять энтропийным тенденциям, обусловленное тем, что в системах с активными элементами, стимулирующими обмен материальными, информационными продуктами со средой, не выполняется закономерность возрастания энтропии и наблюдается способность к самоорганизации и развитию; - способности к целеобразованию: в отличие от закрытых систем, которым цели задаются извне, в системах с активными элементами цели формируются внутри системы; - способности к адаптации к изменяющимся условиям, что казалось бы является весьма полезным свойствам; однако адаптивность может проявляться не только по 16 отношению к внешним и внутренним помехам, нарушающим нормальное функционирование систем, но и к управляющим воздействиям, что весьма затрудняет управление системой. Поскольку объектом управления является организация, возникает необходимость в теоретическом обосновании сущности и определении его положения в обобщенной классификации систем. Как известно, классификацией называется распределение некоторой совокупности объектов на классы по наиболее существенным признакам. Признак или их совокупность, по которым объекты объединяются в классы, является основанием классификации. В. Н. Спицнадель выделяет следующие требования к построению классификации /4/: - в одной и той же классификации необходимо применять одно и то же основание; - объем элементов классифицируемой совокупности должен равняться объему элементов всех созданных классов; - созданные классы должны взаимно исключать друг друга, т. е. должны быть непересекающимися; - подразделение на классы (для многоступенчатых классификаций) должно быть непрерывным, т. е. при переходах с одного уровня иерархии на другой необходимо следующим классом для исследования брать ближайший по иерархической структуре системы. В соответствии с этими требованиями С. А. Саркисян предложил классификацию систем по содержательному принципу, представляющую деление их на два вида — абстрактные и материальные, что отражено на рисунке 2. 17 Системы Материальные Абстрактные Описательные (логические ) Символические (математические ) Естественные Искуственные Организационно экономические Дедуктивные Статистические математические системы и методы Астрокосмические Индуктивные Динамические математические системы и методы Планетарные Технические Простые Квазистатические ( квазидинамические - Сложные Физические ) Большие Химические Рисунок 2 - Классификация систем Материальные системы (МС) являются объектами реального времени. Среди всего многообразия материальных систем существуют естественные и искусственные системы. Искусственные системы могут быть классифицированы по нескольким признакам, главным из которых является роль человека в системе. По этому признаку можно выделить два класса систем: технические и организационно-экономические системы. В основе функционирования организационно-экономических систем лежат процессы, совершаемые человеко-машинными комплексами. Абстрактные системы (АС) являются умозрительным представлением образов и моделей материальных систем, которые подразделяются на описательные (логические) и символические (математические). Следовательно, логические системы как результат дедуктивного или индуктивного представления материальных систем можно рассматривать как совокупность представлений о структуре, об основных закономерностях состояний и о динамике экономических систем. 18 Символические системы представляют собой формализацию логических систем, они подразделяются на три класса: 1) статистические математические системы или модели, которые можно рассматривать как описание средствами математического аппарата состояния материальных систем (уравнения состояния); 2) динамические математические системы или модели, которые можно рассматривать как математическую формализацию процессов материальных (или абстрактных) систем; 3) квазистатические (квазидинамические) системы, находящиеся в неустойчивом положении между статикой и динамикой, которые при одних воздействиях ведут себя как статические, а при других воздействиях — как динамические. Однако в литературе приводятся и другие классификации систем. Ю. И. Черняк выделяет следующие виды систем: 1) большие системы (БС). В решении проблемы весьма типична ситуация, когда система необозрима для наблюдателя, т.е. задачу нельзя решить без того, чтобы не принимать во внимание факт, что исследователь физически не может наблюдать всю систему. В таких случаях система рассматривается последовательно по частям, строя его подсистемы. Таким образом, БС - это система, которая не может рассматриваться иначе как в качестве совокупности априорно выделенных подсистем. В иерархии ЭС, можно выделить (если это необходимо) уровни: народное хозяйство, отрасль, подотрасль, предприятие и т.д.; 2) сложные системы (СС) - это система, построенная для решения многоцелевой задачи, отражающая разные несравнимые аспекты характеристики объекта, который исследуется с разных сторон; 3) динамические системы (ДС) — это постоянно изменяющиеся системы. Всякое изменение, происходящее в ДС, называется процессом. Его иногда определяют как преобразование входа в выход системы: изменение на входе системы приводит к изменению состояния ее выхода в результате происходящего в ней процесса. Если у системы может быть только одно поведение, то ее называют детерминированной системой. Если поведение системы может быть предсказано с определенной степенью вероятности на основе изучения ее прошлого поведения, то ее называют вероятностной системой (ВС). Самоорганизация ДС, т.е. способность восстанавливать свою структуру или поведение для компенсации возмущающих воздействий или изменять их, приспосабливаясь к условиям окружающей среды, основано на свойстве равновесия. Свойство равновесия — способность возвращаться в первоначальное состояние (к 19 первоначальному поведению), компенсируя возмущающие действия среды. То, что остается неизменным в поведении системы в любой отрезок времени есть инвариант поведения ДС; 4) кибернетические (КС), или управляющие системы — системы, с помощью которых исследуются процессы управления в технических, биологических и социальных системах. Центральным понятием здесь является информация — средство воздействия на поведение системы. УС позволяет предельно упростить трудно понимаемые процессы управления в целях решения задач исследования проектирования. Важным понятием УС является понятие обратной связи — информационного воздействия выхода на вход системы; 5) целенаправленные системы (ЦС) — системы, обладающие целенаправленностью, т.е. управлением системы и приведением к определенному поведению или состоянию, компенсируя внешние возмущения. Достижение цели в большинстве случаев имеет вероятностный характер. Цели определяют как желаемое состояние системы, как определенную реакцию на выходе системы, как инвариант поведения системы (какое бы поведение ни осуществляла система, она стремиться к определенной точке). Правилом выбора предпочтительного варианта решения из ряда альтернативных является критерий. Если имеется достаточная информация о критериях и они являются количественными, то можно связать аналитическим выражением цель и средства ее достижения, что будет представлять собой критерий эффективности, или критерий развития системы. Английский кибернетик С. Бир подразделяет все системы по уровню сложности на три группы - простые, сложные и очень сложные, а наш соотечественник математик Г. Н. Поваров делит все системы в зависимости от числа элементов, входящих в них, на четыре группы: 1) малые системы (10 —103 элементов); 2) сложные системы (103 — 107 элементов); 3) ультрасложные системы (107 —1030 элементов); 4) суперсистемы (1030 — 10200 элементов). В качестве примеров систем второй группы он приводится транспортную систему большого города, третьей группы - социальные организации, четвертой группы Вселенную. И. В. Блауберг, В. Н. Садовский, Э. Г. Юдин предлагают классификацию системных объектов, опираясь на которую можно выделить обоснованно тот класс систем, который является специфическим для системных исследований и отличает эти последние от других направлений развития научного познания. 20 По-видимому, классификация систем вряд ли может рассматриваться как самостоятельная задача, выдвинутая безотносительно к предмету и целям исследования. Поэтому приведенные ниже различные типы систем, указанные авторы не считают исчерпывающими и единственно возможными. Все существующие в действительности совокупности объектов (а всякая система представляет собой такую совокупность, хотя не всякая совокупность есть система) можно разбить на три большие класса: Неорганизованная совокупность (примером ее может случайное скопление людей на улице) лишена каких-либо существенных черт внутренней организации. Связи между ее составляющими носят внешний, случайный, несущественный характер. Входя в состав такого объединения или покидая его, составляющие не претерпевают каких-либо изменений, что говорит об отсутствии у подобной совокупности целостных, интегративных свойств. Свойства совокупности в целом по существу совпадают с суммой свойств частей (составляющих), взятых изолированно. Следовательно, такая совокупность лишена системного характера. Два других класса совокупностей — неорганичные и органичные системы — характеризует наличие связей между элементами и появление в целостной системе новых свойств, не присущих элементам в отдельности. Связь, целостность и обусловленная ими устойчивая структура — таковы отличительные признаки любой системы. Если же мы пойдем дальше по пути классификации и попытаемся различить органичные и неорганичные системы, то обнаружим, что довольно трудно провести строгое разделение указанных систем по структурному принципу (т.е. по их составу, строению). Дело в том, что в основе различияцелостных систем лежат, как нам представляется, особенности присущих им процессов развития; структура же системы является результатом этих процессов и объясняется ими. Органичная система (ОС) есть саморазвивающееся целое, которое в процессе своего индивидуального развития проходит последовательные этапы усложнения и дифференциации. Этим объясняются некоторые специфические особенности органичных систем, отличающие их от систем неорганичных: - имеются не только связи координации (взаимодействия элементов), но и связи субординации, обусловленные происхождением одних элементов из других, возникновением новых связей и т. п.; - существуют особые управляющие механизмы, через которые структура целого воздействует на характер функционирования и развития частей (система норм в обществе, органы управления и т. д.); - основные свойства частей определяются закономерностями, структурой целого; 21 - в ходе развития органичной системы происходит качественное преобразование частей вместе с целым. Первичные компоненты внутри системы претерпевают трансформации, которыми определяется их современная форма; - необходимым условием устойчивости органичных систем является постоянное обновление их элементов; - внутри органичного целого существуют своеобразные блоки (подсистемы). Их гибкая приспосабливаемость к выполнению команд управляющей системы основана на том, что элементы подсистем функционируют через отсутствие однозначной детерминации в поведении элементов подсистем. Важно подчеркнуть, что органичные системы — наиболее сложные из всех типов систем, поэтому их исследование наиболее перспективно в методологическом отношении. А. Холл и Р. Фейджин на основании собственного определения системы приводят следующую классификацию систем. Если изменение в каждой отдельной части системы вызывает изменение всех других частей и в целой системе, то в этом случае система является целостной (ЦС). Если изменение каждой части системы не вызывает изменение других частей, то система называется суммативной. А. Н. Аверьянов приводит классификацию систем на управляемые (УС) и неуправляемые, открытые и закрытые. Во внешней среде открытой ЭС выделим факторы прямого и косвенного воздействия, которые, на наш взгляд, влияют на устойчивость ЭС: 1) прямое воздействие оказывают: финансово-экономические (налоговые ставки, темпы инфляции, объемы финансовой помощи); рыночные (структура спроса, предложения, цены); социальные; геополитические; природно-географические (природные условия, сырьевая база, экономико-географическое положение) факторы; правовое регулирование; государственное управление; 2) косвенное воздействие оказывают: экологические; демографические; международные; исторические; научно-технические факторы и технологический прогресс. Внешняя среда также является сложной системой и обладает всеми свойствами сложной системы. Все факторы прямого и косвенного воздействия должны подвергаться тщательному исследованию при анализе данных по объекту управления и рассматриваться с точки зрения их влияния на эффективность решения. Рассмотрение и исследование систем в их неразрывной связи с внешней средой предполагает системный анализ. Мир, экономическая система, действующая во внешней среде прямого и косвенного воздействия являются сложными системами. 22 Считают, что сложной системой является та, которая кроме уже рассмотренных выше, обладает определенным набором свойств: 1) эффективность системы - способность к достижению поставленных целей за оговоренный период времени при расходе определенного количества ресурсов и возможном наличии некоторых специфических ограничений; 2) физическая неоднородность и большое число элементов; 3) эмерджентность - несводимость свойств отдельных элементов к свойствам системы в целом; 4) многофункциональность - это способность большой системы к реализации некоторого множества функций на заданной структуре, которая проявляется в свойствах гибкости, адаптации и живучести. Гибкость - это свойство системы изменять цель и параметры функционирования (функций и структуры системы) в зависимости от условий функционирования (адаптация) или состояния подсистем (живучесть); 5) надежность - это свойство системы реализовывать заданные функции в течение определенного периода времени с заданными параметрами качества; 6) безопасность - это способность не наносить недопустимые воздействия окружающей среде; 7) стойкость - это свойство системы выполнять свои функции при выходе параметров внешних условий системы за определенные ограничения. Представляется целесообразным обратить внимание на различие последних трех понятий. В рассмотренных выше классификациях систем, предложенных различными авторами, нами выделена экономическая система (ЭС) – любая организация. Она обладает свойствами многих видов систем, поэтому может быть к ним отнесена и в общем виде представлена следующим образом: ЭС = МС (АС) + БС + СС + ДС (ВС) + КС + УС + ЦС + ОС  цель Рассмотрев сущность понятия системы, свойства, признаки, виды и классификации систем, предложенные различными авторами, выделив в этой классификации экономическую систему, мы определили виды экономических систем в общей структуре. Поскольку ЭС обладает признаками и свойствами многих видов систем, ей найдено место в разных классификациях, каждая из которых может оказаться полезной при выборе методов моделирования ЭС. Это позволило нам доказать, что организация является экономической системой, развивающейся в соответствии с поставленной целью. На основании вышесказанного дадим определение организации с позиции объекта управления. Организация - это целеориентированное развитие отдельной 23 составной части уровня иерархии ЭС с учетом развития других составных частей данной системы и влияния внешней среды. Причем, отдельные подсистемы являются также материальными (МС), которые можно представить в виде абстрактных (АС), большими (БС), сложными (СС), динамическими (ДС), вероятностными (ВС), кибернетическими (КС), управляемыми (УС), целостными (ЦС), органичными (ОС), обладающими определенной открытостью, самостоятельностью и некоторыми возможностями к саморегулированию - устойчивому функционированию и развитию. Для исследования организаций пригодны методы исследования, используемые для этих классов систем. Таким образом, используя системный подход как способ мышления по отношению к организации и управлению, дадим схематичное представление модели организации как открытой системы на рисунке 3. x1 Внешняя среда x2 … xn Внутренняя среда организации S(t) y1 y2 … Внешняя среда ym Рисунок 3 - Структурное представление модели организации В графическом представлении организации n различных входов системы, которые описываются величинами x1,x2,…,xn – получаемая из внешней среды, информация, капитал, человеческие ресурсы, материалы ; m различных выходов, характеризуемых величинами y1,y2,…,ym – продукция и (или) услуги; S(t) функция организации, которая зависит от времени. 24 4. Классификация организационных структур, их достоинства и недостатки Под организационной структурой управления понимаются количество и состав звеньев и ступеней управления, их соподчиненность и взаимную связь. Организационная структура управления должна отражать цели и задачи организации, быть подчиненной производству и меняться вместе с ним. Согласно классической теории организации процесс создания организационной структуры должен разворачиваться «сверху вниз» и включает последовательность действий из следующих основных шагов: 1) деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности организации; 2) осуществление соотношения полномочий различных должностей; 3) определение должностных обязанностей как совокупности определенных задач и функций и передача их исполнениея конкретным лицам. Организационные структуры существуют иерархического, органического и партисипативного типов. Иерархические организационные структуры (их еще иногда называют: формальные, механистические, бюрократические, классические, традиционные) Партисипативные структуры Известно, что структура организации представляет собой совокупность составляющих организацию элементов и связей между ними. Основной элемент любой организации – человек. Наиболее ярким примером организации, где главную роль играет человек, служит партисипативная организация. Определение Партисипативные структуры, так же как и эдхократические, которые мы рассматривали в прошлом номере, относятся к структурам нового вида. Но, на наш взгляд, довольно сложно рассматривать их только как структуры. В данном случае, мы скорее имеем дело с типами организации, где и структура, и стиль управления и механизмы управления построены по определенным принципам. Поэтому более корректно говорить не партисипативных структурах, а о партисипативных организациях и партисипативном управлении. Термин «participative management» дословно означает «управление, основанное на участии». Ключевой термин «участие» подразумевает различные формы участия работников в управлении компанией, а также участие сотрудников в собственности компании-работодателя. Это две принципиально различные формы участия и в данной статье мы остановимся только на участии персонала в управлении. 25 Итак, партисипативное управление означает вовлечение работников в управление, то есть сотрудники всех уровней организации участвуют в установлении целей компании, в принятии решений, в анализе и решении проблем. Формы участия Формы участия сотрудников в управлении могут иметь разную степень глубины. Первый уровень – это выдвижение предложений. предложения могут выдвигаться как индивидуально, так и в ходе группового обсуждения (так называемый «проблемный семинар»). Это самый простой и доступный способ участия сотрудников в управлении. Он не требует практически никаких дополнительных усилий, кроме отработки регламента выдвижения предложений. Лучше всего, когда процесс поставлен на регулярную основу. Наиболее распространенный способ сбора предложений – это проведение опроса в организации. В качестве ведущей темы опроса обычно выступают следующие: - удовлетворенность трудом; - выявление любых инициатив, выяснение отношения к нововведениям; - степень использования профессионального потенциала; - ведущие мотиваторы деятельности; - уровень информированности и др. Данный уровень не требует введения структурных и других изменений в традиционную организацию и может осуществляться непосредственно руководителем. Второй уровень - разработка альтернатив - требует уже появления в организации специальных структур, которые могли бы эффективно решать эту задачу. На практике это выражается в создании временных или постоянных комитетов или комиссий, которым поручается выполнять данную работу. Наиболее яркий пример этого уровня участия - кружки качества на японских предприятиях. Третий уровень - выбор альтернативы - предполагает, что участие в управлении осуществляется в форме работы специальных советов научно-технического, техникоэкономического и управленческого характера. Данные советы не только обсуждают проблемы и ищут пути ее решения, но и имеют полномочия самостоятельно принимать решения. По сути – это уже не просто участие в управлении, это уже осуществление управления, когда сотрудникам передается часть руководящих полномочий. 26 Механизмы и принципы партисипативного управления Партисипативный подход очень близок концепции «организационное развитие» («organization development»). Суть концепции состоит в том, что развитие организации возможно через развитие персонала. А развитие персонала требует специальных организационных форм и структур. Основной акцент делается на работу малых групп (6-9 человек), в которых сотрудники обсуждают рабочие проблемы, совместно ищут возможные пути решения, помогают друг другу реализовывать принятые решения. Работа в группах нацелена на повышение командной ответственности и командного взаимодействия, что в конечном итоге приводит и к повышению эффективности. Итак, основной механизм обеспечения участия работников в управлении – это предоставление им возможности обсуждать волнующие их проблемы и сообща искать выход. А так как работа малых групп поставлена на систематическую основу, то, по сути, приобретает характер структурных новообразований. Кроме этого хорошие результаты дает практика регламентированного сбора идей и предложений сотрудников по наиболее важным вопросам работы компании. Это можно реализовать посредством опроса персонала или проведения проблемных семинаров. Например, в одной небольшой производственно-торговой компании традицией стало ежегодно проводить «проблемные семинары». В них участвуют все ключевые руководители. Основная цель этих мероприятий – обсудить накопившиеся за год изменения в компании, оценить все позитивные и негативные тенденции, проговорить все волнующие проблемы. Такая работа позволяет компании понять, какие приоритеты у нее должны быть в будущем году. Обычно к этим семинарам еще приурочивается отчет директора о работе компании за прошедший год, что позволяет всем участникам увидеть картину целиком, все успехи и неудачи компании и проводить последующее обсуждение, обладая всей необходимой информацией. Еще одним механизмом реализации партисипативного управления является практика создания межфунциональных комиссий. Суть этих комиссий состоят в том, что спецалисты разных отделов обсуждают какую-либо актуальную проблему организации и каждый вносит свой вклад в общий результат группы. Например, на одном крупном предприятии участились случаи возвратов товара клиентами, которые были неудовлетворенны качеством продукции. Проблема постоянно обсуждалась на совещаниях у директора, но в течение года ситуация так и не изменилась. Процент возвратов продолжал оставаться высоким. Невозможно было понять причину сложившейся ситуации. В итоге была организована межфункциональная комиссия, которой была поставлена задача - добиться на полгода 27 сокращения процента возврата продукции до 0,5%. Во главе комиссии был поставлен технический директор, как наименее заинтересованное лицо. Дело в том, что решению вопроса мешал конфликт между директором по качеству и коммерческим директором. Директор по качеству утверждал, что причина возвратов в том, что сбытовики плохо работают с клиентами и не объясняют особенности товара, предлагают не то, что нужно клиентам. Кроме того, не обеспечивают сохранность груза в пути. А коммерческий директор утверждал, что причина возвратов – это низкое качество продукции, которое не может обеспечить директор по качеству. В итоге в комиссию вошли руководители среднего звена управления и простые специалисты. Все члены комиссии сами изъявили желание поработать в комиссии. Сначала они досконально проанализировали проблему. Провели опрос клиентов, сделали замеры, проследили, как осуществляется процесс продажи и процесс отгрузки. Как это и бывает обычно, выяснилось, что истина лежит где-то посередине. Но все же, большинство клиентов ответили, что их не устраивает уровень описания продавцами товаров, многие претензии были вызваны непониманием и всякими недоразумениями. В итоге комиссия разработала комплекс мероприятий по решению выявленных проблем. В том числе было проведено техническое обучение сотрудников отдела сбыта специалистами дирекции по качеству. Было введено за правило, сбытовикам регулярно посещать цеха и технические совещания, чтобы лучше разбираться в товаре. Эффективность использования партисипативного управления во многом зависит от правильности использования его принципов. Если эти принципы нарушаются, то и эффективность, а иногда и целесообразность партисивативного управления пропадает. Итак, основные принципы партивипативного управления состоят в следующем: - Добровольный характер участия сотрудников в управлении посредством работы в малых группах, или участия в опросах, или работы в комиссиях. - Постоянная помощь и поддержка руководителя подразделения малой группе или комиссии, предоставление необходимой для обсуждения информации. - Работа сотрудников в малых группах должны быть регламентирована, также должен существовать регламент по другим формам участия (выдвижение предложений, участие в межфункциональных комиссиях и др.) -Отсутствие каких-либо санкций за выдвижение идеи и предложений. Все наработки сотрудников должны рассматриваться, необходима обратная связь по любой идее. Люди должны видеть, что их работа востребована, что с ней считаются. Даже если предложение отвергнуто, необходимо сообщить об этом сотруднику и объяснить, почему принято именно такое решение. 28 Все идеи, нашедшие одобрение должны внедряться. Руководитель должен способствовать внедрению. Если сотрудники видят, что их идеи просто складываются в стол, то энтузиазм быстро угасает. Любые достижения персонала должны отмечаться, необходимо чтобы персонал знал, какие из их наработок оказались ценными и движение в каком направлении приветствуется. Отличия от других структур Так как партисипативный подход больше относится к управлению в целом, то отличия в организационных структурах проявляются не всегда. Так, для небольших коллективов партисипативная структура не будет ничем отличаться от эдхократической, матричной или простой. В данном случае все отличия будут заключаться в используемых методах и принципах управления. Идея участия работников в управлении посредством обсуждения проблем компании и подразделения с последующей разработкой возможных вариантов решения этих проблем может быть использована в структурах любого типа. Для этого достаточно организовать регулярные совещания по развитию. Все обстоит по-другому в крупных организациях. Конечно, на уровне небольших подразделений (отделов, бригад), вполне возможно реализовать партисипативный подход без каких-либо структурных преобразований. Но сделать это в масштабах всей организации уже становится невозможным. Поэтому если структура крупной организации построена по партисипативному принципу, то она отличается тем, что в ней появляются специфические подразделения, каких обычно не бывает в организациях других типов. Для реализации партисипативного подхода создаются специальные постоянно действующие Комитеты в виде обособленных структурных подразделений. Их деятельность должна быть строго регламентирована. Это могут быть, например, Комитеты по развитию, которые рассматривают предложения работников, оценивают их, выбирают те, которые необходимо внедрить и координируют процесс внедрения. Основное отличие такого комитета от подобных, но используемых в структурах другого типа состоит в том, что руководитель этого комитета, а также часть сотрудников являются постоянными и освобожденными, то есть занимаются только этой работой и не совмещают ее с другими должностями. Кроме того, отличием партисипативных структур от прочих является то, что любой сотрудник в такой структуре имеет право инициировать процесс обсуждения. И не просто имеет право, а всячески поощряется к этому. Если, например, в линейнофункциональной структуре, у сотрудника возникла идея, как усовершенствовать работу всего отдела, он должен обратиться с ней к своему непосредственному руководителю и уже руководитель принимает решение, что делать дальше: либо 29 принять предложение, либо посоветоваться с кем-то из персонала, чтобы получить больше информации, либо отклонить предложение. В партисипативной структуре сотрудник может как обратиться к своему непосредственному руководителю, так и вынести возникшую идею на общее обсуждение, чтобы в процессе дискуссии понять, насколько идея ценна, стоит ли ее принимать или стоит еще подумать над ее доработкой. Разница состоит в том, что в партисипативных структурах создан механизм для подобных обсуждений. Специальные группы работают на постоянной основе и, следовательно, любые идеи могут быть вынесены на обсуждение без какихлибо организационных сложностей. Даже если принципы партисипативности реализованы в другой форме (об этом мы писали выше), то все равно существует определенный регламент и, следуя ему, довольно просто реализовать право сотрудника на участие в управлении. Преимущества Как ни странно, но так как в центре идей партисипативности стоит человек, то и основные преимущества партисипативного подхода лежат в области психологии. Повышается лояльность персонала и его приверженность компании. Изменения внедряются менее болезненно, сотрудники понимают смысл перемен и поддерживают их. Противоречия между руководителями и подчиненными не носят выраженного характера, нет деления на «мы» и «они», коллектив воспринимает себя командой и меньше жалуется на начальников. Кроме того, такой стиль управления направлен на раскрепощение творческой активности работника, т.к. каждый человек может проявить себя и свои знания, выдвигая то или иное предложение для решения конкретной задачи. Руководитель при партисипативном стиле управления является координатором группового процесса, обеспечивая всестороннее обсуждение наиболее важных проблем. Он не пытается навязать свое мнение и стремится к конструктивном диалогу с группой. Не меньшее значение имеет и практическая выгода использования данного подхода. При правильно организованной работе участие в управлении повышает качество принимаемых решений. Рассматривается большее количество альтернатив, привносится больше опыта в обсуждении, появляется больше идей. Партисипативный стиль управления не только создает чувство сопричастности, но и повышает мотивацию. Многое в партисипативном управлении построено на важности повышения командного взаимодействия. И как следствие, в основу мотивации обычно закладываются не только индивидуальные достижения, но и в 30 большей мере общий результат работы компании. Соответственно каждый сотрудник заинтересован в участии в управлении и в получении компанией большей прибыли. Недостатки Однако партисипативный подход имеет и свои ограничения. Большинство недостатков относятся либо к неумелому использованию принципов участия, либо к недостатку терпения, стремлению получить все и сразу. Обсуждения занимают слишком много времени, на это тратится много рабочего времени. Но на обсуждениях все и заканчивается. Никаких изменений в текущей деятельности не происходит и, следовательно, рабочее время тратится впустую. Участие в различных группах (кружки качества и т.д.) не вызывает интереса у рядовых рабочих. Они относятся к этому формально, и часто работа таких групп затухает сама собой. Затягивается принятие решений. То, что информированный руководитель может решить сразу, его подчиненные долго обсуждают и тратят время на выяснения недостающей информации. Многие люди не стремятся к творчеству и необходимость участвовать в обсуждениях, вырабатывать какие-то решения воспринимают как пытку. Им гораздо проще ежедневно выполнять четко очерченные функции, когда все просто и понятно, чем пытаться решить проблемы в которых они мало что понимают. По некоторым вопросам подчиненные не имеют достаточной компетентности для принятия решений, поэтому принимаемые решения могут быть ошибочными. На третьем уровне участия сотрудники могут сознательно блокировать невыгодные им решения или принимать заведомо неэффективные решения, просто узурпируя предоставленную им власть. Также на данном уровне участия деятельность руководителя подвергается коллективному контролю группы, что также может привести к негативным последствиям из-за распыления ответственности. На эффективность структур с участием работников в управлении (второй и третий уровень участия) существенное влияние оказывает поддержание баланса в назначаемости сверху и выборности снизу (либо самовыдвижении) членов советов, комитетов и комиссий. Если все члены комитета назначены, то нарушается принцип добровольности и соответственно снижается эффективность программ участия. Если же все члены выдвинуты снизу или сами предложили свои кандидатуры, то в таком комитете может не оказаться специалистов, чье мнение очень ценно для решения поставленной задачи. 31 Кроме того, если возникает необходимость реформирования партисипативных структур, то это может оказаться сложной задачей , так как партисипативные структуры трудно перестраивать, именно за счет большой роли человеческого фактора. Это связано с тем, что требуется время, чтобы члены группы притерлись друг к другу и начали продуктивно работать. Если же, например, в компанию приходит новый руководитель, со своим видением ситуации и идеями, не во всем совпадающими с мнений коллектива, то могут начаться трения и противоречия, конфликтные ситуации. Появится много нерешенных вопросов, возможна приостановка уже начавшихся процессов и все это из-за возникающих разногласий. Группе потребуется некоторое время на то, чтобы заново выстроить конструктивные отношения. В каких случаях имеет смысл внедрять партисипативные структуры. Партисипативные типы структур могут используются в различного рода организациях независимо от их размера и отраслевой принадлежности. Они могут распространяться только на часть или отдельный уровень в организации, а могут охватывать и на всю организацию. Их внедрение может проводиться как сверху, так и снизу путем постепенного и последовательного охвата одного уровня за другим. Однако, наибольший результат дает использование партисипативного подхода в организациях, занимающихся слабоструктурированной деятельностью. В видах деятельности, где нет жестких алгоритмов, а сотрудники никогда не решают одинаковых задач, очень важно постоянно поддерживать творческий тонус, что максимально хорошо обеспечивается партисипативным управлением. Это относится, прежде всего, к научной, исследовательской, инновационной, консультативной деятельности. Рисунок 4 –Типы организационных структур 32 4.1 Характеристика бюрократических организационных структур управления К иерархическому типу организационных структур относят линейную, функциональную, линейно-функциональную, линейно-штабную и девизиональную структуры управления организациями. 4.1.1 Линейные структуры Линейная структура управления образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы (рисунок 5). Разделение системы управления на составляющие части осуществляется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, широты номенклатуры продукции и т.д. Рисунок 5 – Схема линейной структуры управления Преимущества: - личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности его подразделения; - быстрая реакция на прямые приказания; - единство распорядительства и ответственности; - установление системы взаимных связей между руководителем и подчиненным. Недостатки: 33 - невозможность использования в крупных масштабах управления организациями, т.к. это приведет к резкому увеличению количества ступеней управления и перегрузке менеджеров верхнего уровня; - повышенная зависимость выполняемой работы от личных и деловых качеств руководителей высшего звена; - высокие требования к руководителю, который должен иметь разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности; - отсутствие звеньев по подготовке управленческих решений; - несогласованность в решении вопросов между подразделениями. Таблица 1. Кратко о преимуществах и недостатках линейной структуры Применяется на небольших предприятиях или как фрагмент в композиции крупной структуры (рис.6). 34 Рисунок 6. Пример схемы линейной организационной структуры 4.1.2 Функциональные структуры Функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность, поскольку вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций, этим занимаются высококвалифицированные специалисты. Функциональная структура управления представлена на рисунке 7. Рисунок 7– Схема функциональной структуры управления 35 Преимущества: - возможность использования в работе опытных специалистов; - подготовка компетентных управленческих решений; - снижение потребности в специалистах широкого профиля; - освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специфических вопросов. Недостатки: - чрезмерная централизации; - переплетение функциональных зависимостей; - усложнение взаимосвязей; - множественная подчиненность, т.е. нарушение принципа единоначалия. Применяется в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства. Таблица 2. Кратко о преимуществах и недостатках функциональной структуры 4.1.3 Линейно-функциональные структуры Линейно-функциональная структура управления обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления осуществляют общее руководство и координацию, а функциональные консультируют, разрабатывают конкретные вопросы. Преимущества: - эффективны при решении типичных задач и функций; 36 - разделение деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессе управления. Недостатки: - мало учитывают постоянно меняющиеся внутренние и внешние условия деятельности; - опасность нерационального распределения информационных потоков; опасность разобщенности функциональных звеньев и увеличение работы по координации их деятельности; - каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы. Применяется для построения любой организации среднего размера. Рисунок 8. - Линейно-функциональные структуры 37 4.1.4 Линейно-штабные структуры Штаб является консультационной структурой, находящейся при руководителе. По такому принципу построено Правительство РФ, где штабами являются Министерства. Особенность данной структуры управления, представленной на рисунке 9, состоит в выделении всех или большинства функциональных звеньев в собственный штаб руководства. Рисунок 9– Схема линейно-штабной структуры управления Преимущества: - более фундаментальная подготовка управленческих решений; - освобождение линейных менеджеров от вспомогательных функций в процессе управления; - возможность привлечения консультантов и экспертов в определенных областях. Недостатки: - при увеличении объема функциональной деятельности и при расширении масштабов управления штабы могут перерасти в параллельную структуру и, тем самым, возникает опасность потери необходимых связей функционального и линейного блоков в системе управления; - отсутствие горизонтальных связей между штабами; - недостаточно четкая ответственность, так как готовящие решение не участвуют в его реализации; - большинство решений должен принимать один человек – высший руководитель; - медленное принятие решений. 38 4.1.5 Дивизиональные структуры Потребность в применении дивизиональной структуры (рисунок 10), возникла в связи с увеличением размеров предприятий, диверсификации их деятельности, усложнением технологических процессов. Рисунок 10 – Схема дивизиональной структуры управления Преимущества: - более тесная связь производства с потребностями, ускоренная реакция на изменение во внешней среде; - большая самостоятельность производственных подразделений в осуществлении оперативной деятельности. Недостатки: - рост иерархичности, что требует дополнительных расходов на осуществление контроля; - дублирование функций управления на различных уровнях, что приводит к росту затрат на содержание аппарата управления. 4.2 Характеристика органических (адаптивных) организационных структур управления К органическому типу организационных структур относят проектную и матричную структуры управления организациями. 4.2.1 Проектные структуры 39 Проектная структура управления организацией, представленная на рисунке 11, нацелена на решение конкретных (временных) задач. Смысл ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных специалистов для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества и затрат. Когда проект завершен, команда распускается. Группы собираются только на время выполнения проекта. Рисунок 11 – Схема проектной структуры управления Преимущества: - группа по проекту концентрирует все усилия на решении единственной задачи; - учитывает влияние внешней среды. Поскольку данная структура является временной, то возможны конфликты и неправильный подбор кадров. 4.2.2 Матричные структуры Матричная структура управления, представленная на рисунке 12, предполагает наличие нескольких групп проекта. Структура управления основана на принципе двойного подчинения. 40 Рисунок 12 – Схема матричной структуры управления Преимущества: - лучшая ориентация на проектные цели и спрос; - позволяет достичь определенной гибкости за счет более эффективного использования кадров организации; - дает большую возможность координации работ, что достигается за счет создания должности руководителя проекта; - улучшение контроля за отдельными задачами проекта; - относительная автономность проектных групп, способствующая развитию у работников навыков в области проведения хозяйственных операций, принятия решений; - время реакции на нужды проекта и желание заказчиков сокращается. Недостатки: - создание отношений двойного подчинения исполнителей, т.е. опасность появления противоречивых ситуаций; - сложность организации; - неприспособленность к неблагоприятным экономическим условиям; - возможность возникновения конфликтов между менеджерами функциональных звеньев и управляющими проектами. Приемлема для крупных транснациональных корпораций. 4.2.3 Бригадные (командные) структуры Бригадные организационные структуры управления основаны на групповой форме организации труда. Бригады формируется на основе следующих принципов: - автономная работа команды; 41 - предоставление прав самостоятельного принятия решения; - замена жестких правил на гибкие связи. Бригаду возглавляет освобожденный руководитель, характер деятельности которого определяется концепцией групповой формы: взаимопомощь, ориентация на запросы потребителей, активное сотрудничество в решении проблем (рис.13). Рисунок 13. Бригадные (командные) структуры 42