Организация и проведение деловых совещаний, переговоров, бесед – это неотъемлемый элемент функционирования предприятия, обеспечивающий как внутреннее, так и внешнее (с другими организациями, предприятиями, государственными органами и т.д.) взаимодействие.
Для того, чтобы совещание (встреча, беседа) прошли эффективно и позволили добиться поставленных перед ними целей, необходимо тщательно подготовиться в проведению мероприятия. Подготовка должна включать ряд стандартных элементов, а также учитывать специфику тематики и состава участников.
На первом этапе подготовки следует определиться, есть ли вообще необходимость в проведении совещания (встречи, беседы) как такового или можно обойтись другими формами обмена информацией. Обилие ненужных, излишних совещаний отвлекает сотрудников от другой деятельности, требует больших временных затрат и снижает мотивированность на результат. Обосновывая целесообразность проведения совещания, менеджер должен определить круг вопросов, требующих решения.
Совещание стоит проводить при соблюдении следующих условий:
Вместо проведения совещания могут быть использованы другие варианты:
Если менеджер принял решение, что формат совещания лучше отвечает поставленным задачам, его начинают организовывать, в противном случае отказываются от проведения.
После того, как формат мероприятия и цель его проведения определены, следует четко (а не обобщенно, как на предыдущем этапе) сформулировать повестку дня и выбрать состав участников.
Определение повестки дня включает следующие элементы:
Типичные ошибки, встречающиеся при подготовке повестки дня:
Составляя список участников, ответственное лицо должно уделить пристальное внимание как количественному, так и качественному аспектам. Не нужно приглашать людей «для массовости», по количеству мест в зале для совещаний. Участвовать должны только те, кто будет активно участвовать в обсуждении, чьи должностные обязанности связаны с решением вопросов. «Массовка» будет только мешать и отвлекать реально работающих людей. К участию должны привлекаться компетентные в обсуждаемых вопросах сотрудники.
Важный вопрос при проведении совещания – определение даты и времени. Совещание должно быть назначено по возможности заранее, чтобы участники успели к нему подготовиться (в первую очередь это касается участников, которые должны будут выступать). Переносы времени совещания, как правило, вызывают негативную реакцию. Также следует учесть рабочий график ключевых участников совещания (особенно запланированные ими командировки, которые невозможно отменить).
Исходя из недельного цикла работоспособности, лучшими днями для проведения совещания являются среда и четверг, худшими – понедельник и пятница. Желательно назначать совещания на временные пики повышенной трудоспособности, а не с утра или в самом конце рабочего дня.
При определении продолжительности совещания самыми распространенными ошибками являются:
Еще один параметр организации совещания, переговоров, беседы – выбор места проведения. Оно напрямую зависит от количества участников. Чаще всего для совещаний с небольшим количеством участников используется кабинет руководителя. Крупные компании стараются выделять специальные помещения – переговорные, оснащенные сравнительно большим количеством мест и необходимой оргтехникой (проектор, экран).