Важнейший фактор, влияющий на выбор типа структуры управления организации – это норма управляемости. Чрезмерное количество подчиненных может привести к росту управленческих обязанностей менеджера, что контроль над работой подчиненных ослабляет и затрудняет обнаружение ошибок в работе и т.п. И наоборот, излишнее сужение нормы управляемости - причина увеличения количества уровней управления, «сверхцентрализации» власти, неоправданного роста административных расходов и расширения круга проблем в результате ослабления взаимосвязи между нижним и верхним уровнем организационной структуры.
Подходы к определению нормы управляемости
В целях определения оптимальной нормы управляемости в основном используют два подхода.
- Опытно-статистический подход, который основан на методе аналогий. Он реализуется путем сопоставления штатной численности персонала анализируемой структуры и штатной численностью похожей структуры, осуществляющей аналогичный объем работ и имеющей меньший штат. Данный метод достаточно простой, не требует серьезных затрат труда и имеет широкое распространение. С помощью его по аналогии с передовыми структурами определяются типовые штаты. При этом, строго говоря, такой метод нельзя отнести к научно обоснованным. Следовательно для разработки научно обоснованных, передовых структур могут применяться расчетно-аналитические методы.
- Расчетно-аналитические методы основаны на таких факторах, как характер работ, объем информации, затраты рабочего времени, количество взаимосвязей в организации.
В рамках данных методов выделяют следующие виды работ:
- творческие (эвристические), заключающееся в выработке и принятии решений;
- административно-организационные, состоящие из распорядительных, контрольно-оценочных и координационных операций;
- исполнительские (операторные), заключающиеся в выполнении работ, четко определенных инструкциями.
Отметим, что объем выполняемой персоналом работы в силу специфики его труда выразить в нормо-часах не всегда возможно.
Сложность труда некоторых специалистов зависит от того, какой удельный вес в общем объеме их деятельности приходится на тот или иной вид работы. Многогранность и сложность труда персонала определяет и сложность количественной оценки его. Творческая работа в этом отношении - наименее поддающаяся количественному измерению, например, ее нельзя выразить в нормо-часах.
Административная работа тоже является категорией сложного труда, она может содержать некоторые операции, измерению поддающиеся, но доля таких операций очень незначительна. Исполнительский труд может быть определенно количественно выражен, и его затраты могут измеряться в нормо-часах.
Нормирование труда
Нормирование сложного труда осуществляется следующим образом:
- при нормировании труда, который связан с анализом, выработкой суждений и принятием решений, целесообразно провести хронометраж деятельности соответствующей категории персонала по изучению документов, переписке, составлению отчетов, иных вариантов, участию в деловых беседах и совещаниях, с учетом опыта, звания, заинтересованности исполнителя;
- при оценке труда исполнителей, рутинного характера не носящего, можно, как показывает опыт, применять проявляющиеся через определенное время штампы, схемы работы, последовательность в действиях и иные элементы, которые поддаются формализации.
С учетом психологического противодействия работников творческого труда регламентированию их работы, целесообразно проявить к ним деликатный подход и, например, постараться их самих подключить к процессам нормирования.
При нормировании затрат рабочего времени применяется метод фотохронометражных наблюдений. Он особенно полезен при отсутствии нормативов и норм затрат. Преимуществом данного метода является возможность установления нормативной численности штата с учетом специфики анализируемой структуры. Вместе с этим:
- результаты анализа показывают затраты рабочего времени только на момент наблюдения;
- для получения достоверных результатов необходимы значительные затраты средств и времени;
- не исключена субъективность в оценке.
Определение нормы управляемости путем измерения объема информации осуществляется на основе так называемого метода Монте - Карло - метода статистических испытаний.
Вся масса документированной информации, поступившая в систему и вышедшая из нее, подшитая в соответствующие дела и пронумерованная полностью, может быть представлена в форме квадрата, разделенного на равные части, что соответствует делению всей массы информации на отдельные части, относимые к выполнению той или иной служебной функции. Попадание определенного служебного документа в ту или иную часть определяется случайным выбором места хранения этого документа. Так, зная общее количество листов всех документов и сделанных случайных проб, несложно определить и количество листов, в течение года проходящих по какой-либо служебной функции. Определив среднегодовой объем информации, перерабатываемый одним исполнителем по определенной служебной функции, можно узнать необходимую численность персонала по данной функции.
Данный способ применим только для вычисления нормативной численности персонала, который связан с переработкой информации, и требует существенных затрат времени. А точность его зависит от количества произведенных проб.
Взгляды исследователей на проблему определения нормы управляемости
Совет Национальной промышленной конференции в США предложил перечень факторов, принимаемых в обязательном порядке к сведению при расчете оптимального количества подчиненных. Среди них:
- Уровень компетентности подчиненного и руководителя.
- Интенсивность взаимодействия между отдельными подчиненными или группами.
- Пределы, в которых менеджер выполняет работу не управленческого характера, и временная потребность на контакты с другими организационными единицами.
- Сходства или различия в деятельности подчиненных.
- Широта проблематики в возглавляемом подразделении.
- Распространенность в рамках организации стандартизации процедур.
- Степень физических различий в деятельности.
По мнению ряда исследователей, чтобы менеджер высшего уровня не был перегружен и имел возможности в дела подчиненных вникать, а также решать перспективные вопросы, усредненное значение нормы управляемости должно составлять 3-6 чел. Нормы управляемости в зависимости от уровня управления и производственного типа приведены в таблице 1.
Таблица 1 - Нормы управляемости линейных руководителей, чел.
Авторы некоторых межотраслевых методик по совершенствованию организационных структур приводят следующие рекомендуемые значения нормы управляемости:
- не более 10-12 чел. - для руководителей организаций и их первых заместителей;
- не менее 7-10 чел. - для функциональных отделов;
- не менее 4-6 чел. - для функциональных бюро;
- 15-20 чел. - для технологических и конструкторских отделов;
- 7-10 чел. - для технологических и конструкторских бюро.
Заместитель руководителя структурного подразделения вводятся, обычно, при превышении в 1,5 раза нормы управляемости.
Подчеркнем, что в каждой конкретной организации определение количественного значения нормы управляемости должно производится на базе анализа всех факторов, влияющих на нее, с учетом специфики отрасли и особенностей производства. На практике же при построении организационной структуры рекомендации ученых зачастую игнорируются, что приводит к высокой загрузке линейного руководителя.
Таким образом, введение нормы управляемости для линейных руководителей создает научно обоснованную базу для правильного планирования численности их, создает равные условия по напряженности их труда, позволяет выявить их резервы численности, а также обеспечивает рациональную управляемость персоналом.
