Внедрение изменений может оказаться трудоемким процессом и его последствия могут оказаться не такими, как ожидалось. Поэтому менеджеры должны понимать природу требуемых изменений и знать определенные методы внедрения изменений.
Методы внедрения изменений основаны на системном подходе в центре, которого всегда находятся 6 основных элементов:
1. Люди. Это рабочий персонал организации с учетом личностных качеств и навыков каждого работника.
2. Культура. Здесь речь идет об основных корпоративных ценностях, традициях и верованиях.
3. Задачи. В системном подходе задачи описывают природу работы, ее сложность, инновационность и т.п.
4. Технологии. Методы и способы решения поставленных задач, организации рабочего процесса и управления знаниями на предприятии. Также здесь речь идет об информационных технологиях, автоматизации.
5. Структура. Этот элемент описывает иерархию организации, структуру коммуникаций, способы контроля и управления.
6. Стратегия. Стратегия отвечает за процесс планирования, постановки целей, разработке планов и способов использования доступных организации ресурсов для достижения поставленных целей.
Выделяют три вида методов внедрения изменений - методы, ориентированные на:
- людей и культуру;
- задачи и технологии;
- стратегию и структуру.
Методы, ориентированные на людей и культуру
Такие методы направлены на активное привлечение и участие в них практически всего персонала. Такие методы оказывают положительное влияние на проблемы коммуникаций, отношений в работе и т.д. Изменения в организационной культуре неизбежно влияют на степень принятия ценностей, ожидания и модель поведения персонала предприятия. Откровенно говоря, любые изменения, так или иначе, влияют на организационную культуру. Рассмотрим основные методы этого раздела:
- обсуждение результатов организационного диагноза;
- «построение команды» или групповая работа;
- консультирование по процессу;
- качество жизни на работе;
- система работы «высокие обязательства — высокие достижения».
Итак, первый метод включает в себя следующие этапы:
- Сбор информации при помощи опросников.
- Обработка и структурирование собранных данных;
- Доведение полученной информации до ее источников.
Наличие этой информации позволяет персонала самостоятельно планировать собственные рабочие процессы.
Метод обсуждения организационного диагноза – это часть модели «исследование-действие».
Основная цель этого метода заключается в улучшении отношений между участниками рабочих групп через групповое обсуждение проблем, а не внедрение инноваций. На практике, рассматриваемый метод используется для выявления проблем вместе с другими методами.
Построение команды - метод, основанный на групповом исследовании проблем совместной работы и разработке мер по повышению эффективности рабочих процессов группы.
Метод строится на основании следующих этапов:
- Постановка групповой цели и приоритетов.
- Анализ проделанной группой работы.
- Исследование рабочих процессов группы.
- Анализ отношений членов рабочей группы.
Третий метод основан на привлечении консультантов для помощи менеджерам и работникам в восприятии окружения и осознании необходимости изменений.
Окружение складывается и работы, которую выполняют сотрудники, поведение на совещаниях, формальные и неформальные отношения в рабочем процессе и другие этапы и модели рабочего процесса.
Метод качества жизни на работе основывается на аспектах техники безопасности, здоровья, возможности принимать участие в решениях, развития творческой деятельности, значимости работы, удовлетворения социальных потребностей и так далее.
Толчком к разработке таких программ стали требования работников по улучшению рабочих условий. Их внедрение влечет за собой повышение производительности, качества работы, повышает уровень мотивации и заинтересованности в работе и процессах управления.
Наконец, пятый метод – это результат кардинальных изменений в управлении с целью изменения культуры и увеличения степени вовлеченности в работу. Этот метод помогает работникам почувствовать себя собственниками рабочих процессов.
Методы, ориентированные на задачи и технологии
Методы, ориентированные на технологии и задачи направлены на внедрение изменений непосредственно в рабочие процессы, поэтому здесь уделяется большое внимание технологическим процессам и инструментарию, доступному персоналу предприятия. Сюда включают следующие методы:
- Проектирование работ.
- Социотехническая система.
- Кружки качества.
- Реинжиниринг бизнес-процессов.
- Всеобщее управление качеством.
Метод проектирования работ заключается в сознательном планировании и реструктуризации конкретного вида работ с целью повышения уровня мотивации, степени вовлеченности и производительности персонала.
Второй метод – это одновременно и метод и модель внедрения изменений, которые концентрируются как на технологическом, так и на социальных аспектах организационной деятельности, оптимизируя отношения между этими двумя компонентами, тем самым увеличивая эффективность.
Кружки качества. Этот метод возник в Японии, а затем быстро распространился в США и по всему миру. Суть метода в том, что рабочие добровольно создают группы, в каждой области деятельности предприятия, задачей которых является контроль качества и решение связанных с этим проблем.
Четвертый метод является самым радикальным и чаще всего вызывает негативные эмоции у персонала, так как требует кардинальных изменений во всех бизнес-процессах с целью отказа от непроизводительных операций, что может повлечь за собой, например, сокращения.
И наконец, всеобщее управление качеством. Метод основывается на стремлении предугадать потребности и ожидания потребителя в отношении качества. Для этого за качеством следит каждый рабочий в каждом процессе и в случае нарушений критериев качества производство останавливается до тех пора, пока дефект не будет устранен.
Методы, ориентированные на структуру и стратегию
Изменения в организации охватывают многие элементы ее жизнедеятельности, в особенности структуру и стратегию, а также культуру.
Такие изменения подразумевают перестановки в должностях или корпоративных ролях и в систему коммуникаций. Также происходит переоценка ценностей и миссии, постановка новых целей и разработка соответствующей им стратегии.
Адаптивные организационные структуры имеют несколько видов:
- матричные;
- параллельные;
- сетевые.
В случае с параллельной организацией существует одновременно ее две ипостаси, то есть в одно и, то же время функционируют и существуют основная и «дополнительная» структуры.
Задача параллельной структуры решать сложные задачи и проблемы, с которыми основная структура не моет или не хочет справляться.
Матричная организационная структура создается, когда организация начинает испытывать ограничения связанные с бюрократией. Матричные структуры, представляют своеобразный баланс между использованием ресурсов по линии продуктов или предметов и по линии функций. Сетевые организации – это сложные сторонние коммуникационные процессы, процессы принятия решений и контроля. Сетевым структурам свойственны черты и матричных, и параллельных структур, при это делается упор на сложные информационные технологии для координации рабочей деятельности.
Менеджер в сетевой структуре – это оператор распределительной панели, который осуществляет координацию и контроль.
Стратегические изменения – это сложные и крупномасштабные изменения. Стратегия – это порядок действий для достижения поставленных целей.
Таким образом, в данном случае речь идет об изменении всего порядка действий, что приводит к пересмотру поставленных целей.
