Аудит организационной структуры - это контроль структуры и механизма управления организацией с учетом общепринятых норм, стандартов, принципов и законов.
Организационный аудит предполагает осуществление контроля оргструктуры, определение степени соответствия структуры управления масштабу и специфики деятельности фирмы. Аудит определяет цели и задачи, стоимость, функции и способности к развитию действующей структуры.
Цель организационного аудита - это выявление финансовых и организационных рисков формирования структуры, финансовых потерь, которые несут такие риски для предприятия.
Поскольку оргструктура является частью корпоративной системы в целом, то в ходе аудита необходимо установить окупаемость структуры управления, уровень ее ликвидности и необходимость дальнейшего развития.
Результат аудита организационной структуры, который может быть оформлен в форме отчета, карт, опросного листа, позволяет руководителю получить достоверную и полную информацию в части состояния системы управления. Это - отправная точка для осуществления изменений, позволяющая выявить основные направления совершенствования деятельности предприятия и добиться необходимого эффекта организационных преобразований.
Аудит организационной структуры проводится в несколько, которые описаны ниже.
Выявление финансовых рисков, связанных с организационной структурой
На данном этапе должно быть определено текущее состояние фирмы или ее отдельных подразделений, а также составлен прогноз в части развития ее структуры, необходимости закрытия фирмы или ее подразделений, внесения корректировки или проведения реинжиниринга структурных связей и бизнес-процессов. Кроме того, на данном этапе проводится анализ правовой формы и действующей организационной структуры.
Оценка бизнес-процессов и структурных связей
На данном этапе определяется:
- источники, которые могут быть использоваться для извлечения информации о функционировании действующей системы управления;
- перечень данных, которые следует получить для проведения полного исследования и оценки системы управления;
- основные категории бизнес-процессов фирмы;
- форма и сроки получения необходимой информации.
Все вышеперечисленные параметры вносятся в информационный лист. По сути, информационный лист является планом аудита организационной структуры. Для его составления, прежде всего, следует проанализировать организационную структуру, а также бизнес-процессы фирмы. Для этого должна быть запрошена определенная информация в части структуры, штатного расписания или перечня сотрудников, а также специфики деятельности предприятия в целом.
Полученные данные позволяют сформировать общую картину предприятия: выделить условные категории бизнес-процессов, построить организационную структуру. Далее собирается информация для построения процессной модели, проводятся работы по расчету объема необходимой документации, обеспечивающей более четкое распределение ответственности и взаимодействий за все этапы процесса.
Результатом данного этапа должны стать данные об организационной структуре с указанием ее недостатков:
- двойная подчиненность;
- дублирование функций;
- отсутствие ответственности и другое.
Корректировка документационного обеспечения организационной структуры
На данном этапе проверяются следующие документы:
- положение об обособленном подразделении;
- должностные инструкции сотрудников;
- положение о внутреннем и финансовом документообороте;
- различная производственная, организационно – распорядительная и нормативная документация.
Полученные в ходе изучения документов данные позволяют перестроить пошаговые схемы и категории процессов. В результате могут быть скорректированы должностные инструкции отдельных сотрудников, а также разработана и утверждена ранее отсутствующая документация, регламентирующая выполнение операций в пошаговой схеме бизнес-процессов.
