Понятие делового совещания
Деловое совещание является важной формой осуществления управленческой деятельности, в процессе которой происходит обмен информацией управленцев с подчиненными и принятие управленческих решений.
В процессе проведения делового совещания его участники привлекаются к коллективной выработке оптимального решения обозначенной проблемы, возникшей в компании.
В этом отношении процесс управления принято разделять на 3 стадии:
- Стадия сбора и переработки информации;
- Осуществление координации функционирования всех сотрудников и подразделений предприятия;
- Стадия принятия решения.
Роль совещания в компании
С помощью эффективно организованных деловых совещаний возможно решение важных учебно-воспитательных задач. С помощью совещаний их участники учатся коллективному принятию решений, комплексному решению задач, достижению компромиссов. В процессе совещания приобретается культура корпоративного общения между сотрудниками фирмы.
На большинстве крупных предприятий единственной возможностью контакта с руководителями высшего звена являются именно совещания.
Совещание дополнение к управленческой работе менеджера, на них можно решить повседневные деловые вопросы и проблемы.
Задачи деловых совещаний
Посредством деловых совещаний происходит решение следующих задач:
- Развивается и укрепляется политика компании и происходит ее претворение в жизнь;
- Происходит интеграция мероприятий всех подразделений предприятия с учетом общих целей фирмы;
- Выявляются и рассчитываются коллективные результаты;
- Происходит коллективное решение проблем при учете обучающего эффекта.
Этапы совещаний
На этапе подготовки делового совещания определяется целесообразность проведения совещания, менеджером ставятся основные задачи, которые необходимы для решения. Совещание целесообразно проводить при наличии необходимости в обмене информацией, а также для выявления мнений и способов решения проблем и нестандартных ситуаций, принятия решений по комплексным вопросам.
На этой же стадии определяется повестка дня и состав участников делового совещания. В процессе подготовки повестки дня необходимо уточнение:
- содержания обсуждаемых вопросов и главной темы, характеризующей его сущность;
- условий, которым должен соответствовать окончательный результат совещания;
- участники совещания и их функции.
После того, как определен состав участников, назначается дата и время проведения совещания. На большинстве предприятий для совещания отводят один определенный день в неделю, что дает возможность его участникам рационально спланировать свое рабочее время и провести надлежащую подготовку.
Последним этапом процедуры подготовки делового совещания является подготовка участников совещания. Основой всей работы данного направления можно свести к заблаговременному знакомству каждого участника совещания с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждому участнику необходимо заранее ознакомиться с тематикой и задачами совещания, благодаря чему в дальнейшем совещание пройдет более эффективно.
На следующем этапе происходит непосредственное проведение совещания. Оптимальной продолжительностью совместной умственной деятельности большинства людей, по исследованиям ученых, составляет всего 40—45 минут. По истечению 50—60 минут внимание участников совещания может быть ослаблено, в результате чего появиться посторонний шум, лишние движения и разговоры на отвлеченные темы. Если в это время не сделать перерыв, то у большего числа участников наступит переутомление. Если провести 30—40-минутный перерыв, то у присутствующих можно будет наблюдать улучшение самочувствия, восстановление нормального состояния, поэтому обсуждение проблем можно будет продолжить более продуктивно.
