Типология информации в рабочем процессе организации
В процессе работы менеджеры обрабатывают разные типы информации, на разных носителях и полученные из разных источников. Но в зависимости от тех функций, для которых информация используется в процессе работы, она подразделяется на следующие типы:
Общая информация – возникает случайно или в ответ на общие запросы или поиски. Широкая, трудно предсказать заранее, сложно поддерживать с помощью компьютерных систем.
Специфическая информация – появляется по особым запросам. На ней основано совершение сделок. Узкая, хорошо предсказуемая, хорошо поддерживается компьютерными технологиями.
Стимулирующая информация – требует действия после получения. Еще уже, чем специфическая, вид стимулирования может быть любым: негативным (например, отсутствие действий приведет к потере прибыли) или позитивным (наличие действий приведет к прибыли, улучшению имиджа организации и т.д.).
Исключительная информация – тоже узкая и стимулирует действие, но только определенный тип действия, а не какой-либо другой.
Контрольная информация – отслеживает состояние организации на текущий момент и отклонения в работе по сравнению с планированием. Может быть широкой и узкой, требовать или не требовать действий после получения.
Распределительная информация – распределяет ресурсы, время, оборудование по различным проектам. Основана на данных о текущем состоянии организации и целях, которые нужно достичь (обычно оперативных).
Направляющая информация – используется при выходе на новые рынки перед распределительной, основывается на контрольной.
Принципы использования информации в менеджменте
Информация в организации означает знание о факте, событии или ситуации, которые организация обращает в свою пользу.
Менеджмент использует информацию для анализа и решения проблем. Управление информацией влияет на ее качество и доступность, а также координирует разные отделы в организации между собой.
Основные принципы использования информации в процессе работы:
- Информация – неотъемлемая часть работы, без нее функционирование организации остановится.
- Управление информацией не стоит делегировать. Если функцию информационного менеджмента путать с обработкой данных, то координация и управление всеми отделами затрудняется. Технические аспекты управления информацией не могут перепоручаться кому-то еще, все данные должны собираться, анализироваться и отправляться к информационным менеджерам (или сбор и анализ проводятся ими лично, в зависимости от специфики организации).
- Технологии (компьютерные системы, аналитические программы) работают с данными, а не с информацией. Информация преобразуется из полученных данных с помощью менеджеров. Технология – инструмент, а работает с информацией сам менеджер. Полностью заменить аналитический аппарат и превратить данные в информацию не способна ни одна технология, но она может облегчить сбор и систематизацию данных, а также заменить нескольких менеджеров низших звеньев, выполняя за них функции по сбору данных.
- Менеджер должен планировать использование информации. От вида использования зависит технология сбора информации и вид информационной системы в организации. Менеджеры низших звеньев чаще используют специфическую, стимулирующую информацию; менеджеры высших звеньев – контрольную и распределительную.
Информация на разных уровнях менеджмента
Каждый уровень управления использует только несколько типов информации для осуществления своих функций. Если отдел будет оперировать всеми видами информации, это затруднит работу компании, замедлит принятие решений.
Распределяется информация так:
Для успешного функционирования организации информация собирается и обрабатывается на всех уровнях управления. Сбор осуществляют менеджеры разных звеньев, но польза от полученной информации зависит от ее содержания, иногда она бывает минимальной. Причина заключается в том, что оперативная информация, требующая быстрых действий, часто получается с опозданием, потому что ситуации на производстве могут меняться быстрее, чем придет решение о предыдущей ситуации. Оптимизация информационных систем в управлении – одна из важнейших задач менеджмента, особенно в крупных компаниях. Для этого необходимо использовать новейшие средства телекоммуникации, грамотно распределять управленческие функции между отделами, по возможности сокращать уровень бюрократизации организации.
