Эффективность делового общения
Повышать эффективность отдельных видов общения очень важно для любого менеджера. При проведении совещаний важно уметь рассчитать цену совещания. Расчет цены совещания происходит следующим образом.
Определяют количество участников, длительность совещания и тарифную ставку по часам для каждого участника. Расчет проводят по формуле: $С = \frac{N (T+1) \cdot З_{ср.}}{Т_{р.ср.}}$
где:
$C$ – стоимость совещания, руб.;
$N$ – количество участников;
$T$ – длительность совещания, час.;
$З_{ср.}$ – средняя зарплата участников в месяц, руб.;
$Т_{р.ср.}$ – среднее количество рабочих часов за 1 месяц;
$1$ – коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.
Менеджер должен стремиться сократить до минимума показатель $C$. Чтобы добиться минимальной стоимости, необходимо учитывать показатели эффективности совещания (субъективные и объективные). Наиболее важные показатели эффективности:
-
Благоприятные условия для работы в коллективе и принятия групповых решений. При рассмотрении сложных и комплексных проблем важно обеспечить хорошие условия для труда участников. При этом активно используются методы творческой стимуляции мышления.
-
Проведение совещания точно в назначенное время, сжатый график совещания. Это позволяет участникам подготовиться к совещанию и распределить свое рабочее время в остальной день.
-
Деловая обстановка. Создание обстановки во многом зависит от руководства. Важно, чтобы участники чувствовали себя равными, и знали, что их точка зрения определит конечное решение совещания.
-
Эффективное ведение записей. Хорошая организация записей помогает отследить ход совещания, сделать выводы, замечания, внести коррективы или предложения, накопить важную информацию. Форма записей определяется характером вопросов, поднимаемых на совещании. Записи обеспечивают базу для создания планов по текущему управлению организацией, становятся запасом идей на перспективу.
-
Активность всех участников. Нужно создать определенную очередь из выступающих с учетом их психологических особенностей. Часто менее опытные сотрудники отказываются выступать после более опытных. Эту проблему можно решить при помощи очереди. Также повысить активность можно, стимулируя высказаться всех участников совещания.
-
Обсуждение особых мнений. Это позволяет рассмотреть даже самые неэффективные решения или самые рискованные. Возможно возникновение ошибочных мнений, тогда они кратко разбираются и указываются причины ошибки.
-
В заключение совещания участникам предлагаются рекомендации. Участники отвечают на вопросы о необходимости собственного участия в совещании, о доле своих идей в конечном решении.
Типы собеседников
-
Абстрактный собеседник. Тип людей, теоретическая модель собеседника с определенными свойствами, которые значимы для подготовки и проведения беседы или совещания. В чистом виде все типы собеседников являются абстрактными.
-
Нигилист (все отрицает, часто выходит за рамки темы, несдержан, возбужден). Рекомендации по общению: обсудить спорные моменты заранее, не терять хладнокровия и уверенности в собственной компетентности, в формулировки решений включать элементы его идей, предоставить другим участникам шанс опровергнуть нигилиста, постараться сделать сторонником, в самые острые моменты приостановить общение.
-
Позитивный собеседник (доброжелателен, трудолюбив, стремится сотрудничать). Рекомендации по общению: стимулировать его участие в обсуждении, настроить остальных участников на разделение его настроя, в критической ситуации искать его поддержки.
-
Всезнайка (трудный в общении человек, уверен, что знает все лучше всех, навязывает свое мнение, часто просит слова). Рекомендации по общению: посадить около ведущего, напоминать, что другим участникам тоже нужно высказаться, дать возможность формулировки промежуточных заключений, задавать сложные вопросы.
-
Болтун (бестактно и без причин прерывает обсуждение, не учитывает время остальных участников). Рекомендации по общению: посадить близко к ведущему, останавливать длинные высказывания короткими резюмирующими фразами, при отклонении от темы попросить выявить связь с предметом обсуждения, поименно спрашивать всех участников обсуждения об их мнении, заранее ограничить время выступления.
-
Нерешительный (неуверенный в себе человек, часто молчит, чтобы не показаться глупым или смешным). Рекомендации по общению: деликатное обращение, задавать ясные и конкретные вопросы, демонстрировать доброжелательность, заинтересованность, помогать формулировать мысли, пресекать недоброжелательные высказывания других участников (если они возникают), подчеркивать позитивные моменты его идей.
-
Флегматик (замкнутый, держится отстраненно, не принимает участия в беседе, будто это ниже его внимания). Рекомендации по общению: заинтересовать в обсуждении, выяснить причины поведения (в перерыве, не перед другими участниками).
-
Незаинтересованный (безразличен к обсуждению, тема ему не интересна). Рекомендации по общению: вовлекать в беседу постепенно с помощью информативных вопросов, выяснять точку зрения в сфере его компетенции, выяснить его личные интересы и найти соприкосновение с обсуждаемым вопросом.
-
Важный (не приемлет критику, ведет себя как человек, который стоит выше других). Рекомендации по общению: просить высказаться всех участников поочередно, не давать ему играть роль гостя, не показывать раздражения, уменьшить его желание противоречить с помощью соглашений с его словами до определенного момента.
-
Почемучка (сочиняет и задает вопросы по поводу и без повода, постоянно хочет спрашивать). Рекомендации по общению: на его информационные вопросы отвечать сразу, к ответам привлекать всех участников, переадресовать вопросы к нему самому, если нет возможности дать ответ – признать его правоту.
