Форматы хранения электронных документов

Введение

Правительство Российской Федерации запланировало, что к 2024-му году практически все субъекты бизнеса должны перейти на электронную систему документооборота. Уже сегодня очень мало осталось организаций, в которых продолжают заполнять документы вручную. Как правило, любые форматы документов могут создаваться при помощи компьютерных программ. А, для того чтобы передать документы в государственные органы или контрагентам, документы можно распечатать, поставить подпись уполномоченного лица и скрепить печатью организации (при ее наличии).

Но имеется возможность обойтись и без этого, то есть, если информация хранится в электронном виде, то можно использовать цифровую подпись и переслать документ адресату при помощи системы ЭДО (электронного документооборота). Это позволяет повысить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, а также организовать более удобное ведение и хранение документации, а также гарантировать конфиденциальность данных.

Форматы хранения электронных документов

Электронные документы призваны выполнять те же самые функции, что и их бумажные аналоги, но при этом они являются пригодными для обработки при помощи разных электронных систем. При помощи ЭДО отчеты могут передаваться в ФНС (федеральную налоговую службу), различные фонды, другие контролирующие госорганы, а также может выполняться обмен документацией между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют следующие форматы электронных документов:

1. Бухгалтерский формат электронных документов.
2. Складской формат электронных документов.
3. Перевозочный формат электронных документов.
4. Управленческий формат электронных документов.
5. Архивный формат электронных документов.
6. Кадровый формат электронных документов.

С юридической точки зрения электронный документ, подписанный электронной подписью (ЭП), обладает такими же правами, что и документы на бумажных носителях с оригинальной подписью руководящего работника. Но здесь следует различать сам электронный документ и его электронную копию (цифровой образ документа).

Каких-то конкретных требований к процедуре хранения электронных документов законодательство не предусматривает. Однако специалисты рекомендуют взять за основу следующие основные правила и адаптировать их под специфику своей организации:

1. Электронные документы должны передаваться в личный архив на основании описей по информационно-телекоммуникационной сети, в случае, если у организации есть информационное цифровое хранилище, или же на физических материальных носителях, причем каждый в двух экземплярах.
2. Главный и рабочий экземпляры одного документа следует располагать на различных физических устройствах.
3. Рекомендуемым форматом хранения является PDF/A, стандарт ISO 19005-1:2005 (базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.).
4. Содержимое на физических носителях подлежит проверке минимум раз в пять лет.
5. В случае, если произошло повреждение электронных данных, то файлы следует переписать в идентичном формате на новый носитель.
6. При осуществлении перезаписи следует обеспечить аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность электронных данных.
7. Метод хранения электронной документации должен полностью исключить их утрату, незаконную рассылку, ликвидацию или искажение информации.
8. В организации следует назначить приказом сотрудника, ответственного за сохранность архива электронных документов. Если такого сотрудника нет, то его полномочия должен исполнять директор. Если данные хранятся в информационной системе организации, то ответственность должен нести руководитель отдела информационных технологий.
9. По запросу копию электронного документа можно выдать в цифровом (при помощи заверения КЭП) или физическом формате на бумаге.
10. В общем и целом, принципы хранения электронных документов организации могу быть отражены в одном общем тезисе, а именно, следует обеспечить гарантию от утечки и утраты, создавать не меньше двух идентичных экземпляров одного документа, а также периодически выполнять проверку сохранности информации.

С января 2022-го года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В новом стандарте, в том числе, прописан ряд дополнительных требований к хранению первичной документации и регистрам бухгалтерского учета, а именно:

1. Сохранению должны подлежать только подлинники документов, причем как бумажных, так и электронных.
2. Не разрешается перевод бумажных документов в электронный формат для удобного хранения и ликвидация при этом всех бумажных копий.
3. Сохранять документы и электронных базах данных следует только на территории России.
4. Перечень лиц, имеющих доступ к бухгалтерской документации в хранилище, должен определяться приказом руководителя.
5. При утрате первичного экземпляра документа, организации следует принять меры к его восстановлению.
6. После того как истек срок хранения документа, его следует уничтожить.

Одним из способов хранения электронных документов в рамках конкретной организации является локальный электронный архив. Это самый простой формат хранения документов, но следует подчеркнуть, что при этом он считается самым неудобным и небезопасным.

Другим способом хранения электронных документов является облачный архив, в котором документы хранятся не на жестком диске персонального компьютера организации, что считается достаточно ненадежным, а в «облаке», то есть, в архиве на удаленном сервере, имеющем закрытый доступ. Здесь преимуществом является тот факт, что администратор имеет право устанавливать уровень доступа для разных категорий пользователей. К примеру, в локальной сети организации администратор может предоставить право просмотра и скачивания документов, имеющих коммерческую тайну, только лицам из определенного круга.