Электронный документооборот — это система ведения документации, когда весь объем документации поддерживают с использованием информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, которые объединены в сетевую структуру, которой предусматривается возможность формировать и вести распределенную базу данных. При этом не отрицают возможность использовать бумажные документы, но приоритет у электронного документооборота, создаваемого, корректируемого и хранимого в компьютере.
Плюсы и минусы электронного документооборота
К основным плюсам электронного документооборота относят:
- легкость создания, редактирования, размножения, распространения и пересылки электронных документов;
- упростился поиск необходимой информации, а контекстный поиск предоставляет возможности, которые не могут быть реализованы при бумажном документообороте;
- упрощенное решение вопросов резервирования информации и документов, создания страховых фондов и пр.;
- электронные документы в деловой деятельности, как и в государственном управлении, при условии их грамотного использования, дает возможность укорять процесс принятия решений и повышает их качество.
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно стирает грань электронных и неэлектронных документов.
При этом электронные документы, как и любая другая технология, обладают и отдельными недостатками, которые необходимо учитывать:
- технологии быстро морально устаревают, что заставляет любое предприятие постоянно совершенствовать применяемые методы работы, регулярно менять систему хранения информации, проводить миграцию с устаревшего формата на новый;
- крайне непродолжительный срок службы носителей информации и их огромное разнообразие, вызывающее частую их замену, что вызывает необходимость постоянно контролировать сохранность информации;
- юридические загвоздки, а также вопрос законодательного признания юридической силы реально используемых электронных документов;
- сложности в обеспечении сохранности, а также уничтожении электронных документов в сравнении с бумажными документами;
- необходимость использовать труд высококвалифицированного персонала чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление информацией и документами.
Помимо того, сейчас невозможно полностью отказаться от бумаги и аналоговых носителей в связи с существующими требованиями законодательства об оформлении ряда документов только на бумаге.
Современная система смешанного документооборота
Проявления смешанного документооборота наблюдаются повсеместно:
- регистрация документов в системе СЭД дает возможность управления ими как электронными, так и как бумажными документами;
- использование штрих-кодов дает возможность регистрировать и учитывать бумажные документы и дела в электронном формате;
- разного рода государственные реестры, осуществляющие ведение одновременно и на бумажных и на электронных носителях;
- ведение дел, которые содержат и электронные и бумажные документы.
Еще один тип документов, который появился совсем недавно, ставит перед специалистами в области документооборота ряд новых, сложных задач — это гибридные документы, одновременно содержащие информацию и в аналоговом, и в электронном формате.
Эти документы уже широко распространились, например, биометрические паспорта, кредитные карты и пр.
Возникает вопрос как управлять такими документами, учитывая их двойную природу. Можно сказать, что основные проблемы при работе с гибридными документами уже выявлены, но пока отсутствует основательный практический опыт, а также рекомендации по их использованию.
На сегодняшний день работа с документами в организациях выстраивается на основании разделения информационных потоков:
- оперативное решение принимают, основываясь на информации, как бумажной, так и электронной;
- юридически значимые решения обычно оформляют на бумажном носителе. При этом постепенно возрастает количество документов, которые разрешается законодательно создавать только в электронном формате;
- все чаще внутренние решения принимают и фиксируют в электронном формате, а возможности использования для этого электронных документов определены внутренними нормативными документами предприятия.
Одна из уже проявивших себя проблем смешанной системы документооборота — это хранение информации. После введения смешанного вида документооборота, возникла проблема обеспечения полноты дел, так как часто одни виды документов создают на бумажном носителе, а другие только в формате электронного документа. И только вместе они могут образовать полный комплект документов — гибридное дело.
Сроки хранения документов при смешанном документообороте
Сегодня общепризнанным считают принцип, в соответствии с которым сроки хранения не зависят от типа носителя, а определяются на основании содержания и ценности фиксированной в данном документе информации. Сейчас уже известны ситуации, когда срок хранения электронного документа отличается от срока хранения бумажного его аналога. Это связано с тем, что у массива электронных документов, снабженного средствами поиска и систематизации,, может быть ценность выше, чем у отдельных документов.
В нашей стране в 2002 году впервые были установлены сроки хранения для графических образов переписных листов. Они должны храниться на протяжении одного года после официальной публикации итогов Всероссийской переписи населения 2002 года, и должны быть уничтожены в установленном порядке.
Хранение осуществляется следующим образом:
- один экземпляр хранится в Государственном комитете РФ по статистике до проведения следующей переписи;
- второй экземпляр, содержащий программное обеспечение, передают до 1 января 2004 года на постоянное хранение в Государственный архив РФ.
