Электронный документ и электронный документооборот организации: виды и правовое значение

Электронный документооборот

Электронные документы, составленные по утвержденной форме, - составляющие любой бухгалтерской программы, для того, чтобы юридически признать электронный документ, его необходимо подписать электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, который подписан электронной подписью, может быть использован, если в законодательстве РФ не содержится прямых запретов для его использования.

Иными словами, договоры, разного рода счета, заявки, отчеты, заявления, а также разнообразные накладные на товар, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Таже все электронные документы подразделяют на неформализованные и формализованные документы.

Неформализованный документ представлен письмами, договорами, доверенностями, технической документацией и прочей корреспонденцией, то есть теми документами, которые освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

Для формализованных документов определены жесткие требования к формату и регламенту передачи, закрепленные в отдельных законодательных актах.

Формализованные документы напрямую оказывают влияние на правильность налоговых расчетов, в связи с чем соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы представлены, например, электронными счетами-фактурами.

Для некоторых первичных документов ФНС России специально разработала рекомендованный формат, например, формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и формат Акта приема-передачи работ или услуг.

Именно в таком формате все организации должны направлять документацию в электронном виде по требованию налоговой инспекции при необходимости подтвердить расходы по налогам на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Выделяют два варианта организации системы электронного документооборота.

• первый – заключение соглашения с контрагентами о ведении электронного документооборота и обмене документацией, подписанной электронной подписью, через электронную почту. при этом может использоваться простая электронная подпись;
• второй вариант – организация электронного документооборота посредством спецоператоров. При таком способе компания может присоединиться к регламенту обмена электронными документами и обмениваться с контрагентами формализованными документами, для которых ФНС России официально утвердила формат, а также неформализованными – договорами, соглашениями, актами сверки и пр.

Основные функции системы электронного документооборота

Основные функции системы электронного документооборота:

• регистрировать документы;
• контролировать исполнение документов;
• создавать справочники и работать с ними;
• контролировать движение бумажного и электронного документа, вести историю работы с документом;
• создавать и редактировать реквизиты документа;
• формировать отчеты по документообороту предприятия;
• импортировать документы из файловой системы и Интернета;
• создавать документ на основании шаблона прямо из системы – прямая интеграция;
• работать с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами и вложениями;
• распространять документы электронными средствами;
• работать с документами в папках;
• получать документы с использованием средств сканирования и распознавания;
• уменьшать затраты на доступ к информации и процесс обработки документа.

Преимущества электронного документооборота

Основными достоинствами электронной системы документооборота можно считать:

• возможность централизованного, структурированного и систематизированного хранения документации в электронных архивах;
• сокращение финансовых затрат на процессы печати, почтовой пересылки и хранения бумажных счетов-фактур;
• единообразный подход к процедурам формирования и обработки документации – регистрации, согласования и пр.;
• сокращение затрат времени на доставку, регистрацию и согласование документации;
• ускорение подписи документа;
• возможность круглосуточного осуществления любых операций с документом онлайн: искать, загружать, печатать, сверять, отклонять, отслеживать передвижение;
• быстрый поиск нужного документа.

Конфиденциальность обмена документами обеспечивает шифрование документов. Электронной цифровой подписью (ЭЦП) обеспечивается идентификация подписанта и целостность передаваемого документа.

Доставку электронного документа гарантирует оператор документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Для введения в действие системы электронного документооборота, необходимы следующие действия:

• разработка и утверждение порядка электронного документооборота;
• назначение ответственных за его ведение;
• организация электронного архива получаемой и отправляемой документации;
• прописывание в учетной политике правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронного документа.

Каждый уполномоченный подписывать электронные документы сотрудник, должен иметь свою электронную подпись.

При создании системы электронного документооборота, компания может не распечатывать каждый документ, а хранить их в электронном формате.

При необходимости, документ, который хранится в архиве, может быть распечатан для проверяющих, но при этом представляемый документ может быть подписан электронной подписью, заверенной предварительно должным образом.