Делопроизводство в менеджменте – это деятельность, охватывающая документирование и работу с документами, под которыми понимаются материальные носители информации, оформленные в установленном порядке и имеющие правовое обеспечение в соответствии с действующим законодательством.
При осуществлении управления организацией требуется создавать многие виды управленческих документов. Без них не представляется возможным решение задач в таких сферах, как:
Приведем иллюстрации, как документы используются в функционировании организаций:
В случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций внутри организации или с внешними контрагентами именно документы (то есть информация, зафиксированная на материальных носителях и имеющая юридическую силу) выступают основными доказательствами тех или иных фактов. Некоторые управленческие документы составляются организацией на добровольной основе (может составлять, а может обойтись без них), а другие требуются в соответствии с законодательством, приказами и распоряжениями компетентных государственных органов (например, Федеральной налоговой службы).
Особую роль играют документы по личному составу. В них отражается трудовая деятельность работников, они служат подтверждением трудового стажа и влияют на начисление пенсии в дальнейшем. Руководители организаций часто недооценивают значение этих документов в жизни людей, что приводит к ведению кадровой документации с нарушениями, не в соответствии с Трудовым кодексом.
Для развития организации важно развитие системы документооборота и делопроизводства. Чтобы тщательно рассматривать и качественно подготавливать документы, рационально организовывать их учет, хранение, поиск и контроль за исполнением, создавать условия, способствующие своевременному исполнению полученных от вышестоящих органов документов, а также поручений и заданий руководства, на предприятии следует ввести стандарты организации делопроизводства. В настоящее время многие компании переходят на электронный документооборот, что снижает вероятность потери документа или его физического повреждения. Надежность электронных систем документооборота обеспечивается использованием электронно-цифровых подписей, заменяющих традиционные собственноручные подписи.
В крупных компаниях делопроизводством занимается специальное подразделение – канцелярия. Она подчиняется непосредственно руководителю либо его заместителю. Деятельность канцелярии базируется на законодательных и иных нормативно-правовых актах государственных органов, распорядительных документах отраслевых органов управления и самого предприятия, инструкциях, правилах, рекомендациях по вопросам документационного обеспечения управления. В зависимости от объема документооборота и его структуры определяется организационная структура канцелярии и ее штат.
Документирование – это процесс создания документов.
В сфере управления предприятием (организацией) используется две группы документов:
Организационно-распорядительной документацией называют совокупность документов, которая обеспечивает организацию управленческого труда и процессов управления.
Организационно-распорядительные документы нужны для того, чтобы оформить распорядительно-исполнительную деятельность административно-управленческого персонала вне зависимости от распределения полномочий. Это система необходима, поскольку не все действующие в организации связи находят явное отражение в его организационной управленческой структуре.
Планово-распорядительные документы отражают процессы функционального управления, имеют непостоянный состав, зависящий от изменений управленческих функций и их оформления.
В составе организационно-распорядительной документации выделяются:
Документы могут быть классифицированы и по другим признакам:
