Справочник от Автор24
Все самое важное в приложении

Современное состояние документационного обеспечения управления

Сущность и специфика современного делопроизводства

Определение 1

Современное делопроизводство – это деятельность, которой обеспечивается документирование и организация работы с документами с момента появления документа и до момента его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Одновременно с понятием делопроизводства, используют понятие информационно-документационного обеспечения управления, что связано с внедрением компьютерных систем управления, необходимостью их организационного, программного и информационного обеспечения.

Информационно-документационное обеспечение управления – это информационное обслуживание менеджмента, создание баз данных и работа с ними, а также традиционная работа с печатной документацией.

Новый сервис Kampus!
Решим твою учебную задачу всего за 30 минут
Попробовать прямо сейчас

В связи с этим, информационно-документационное обеспечение управления любой организации рассматривают в качестве важнейшей обслуживающей составляющей управления. Ее рациональная организация влияет на быстроту принятия решений, доведение их до исполнителей, своевременный контроль за исполнением и получение прогнозируемого экономического эффекта от деятельности компании.

Замечание 1

Документационное обеспечение управления (ДОУ) представляет собой основополагающую технологию менеджмента, основная цель которой – обеспечить руководство информацией о состоянии дел в организации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений и контроля их выполнения.

Работа с документами должна быть хорошо слаженной и упорядоченной, в связи с этим каждым предприятием самостоятельно выбирается форма организации делопроизводства – централизованная, децентрализованная или смешанная.

Централизованной формой предполагается, что все операции по обработке документов должны быть сосредоточены в едином центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Полезно для написания работы по теме «Современное состояние документационного обеспечения управления» 👇
Готовые работы
Курсовые, дипломные, другие работы, написанные учащимися.
Подробнее
Консультация эксперта
80% учащихся, обратившихся за помощью, улучшили успеваемость.
Подробнее
Помощь в написании работы
Трудности с написанием? Мы поможем! Подберем список литературы, разберем ошибки.
Подробнее

Децентрализованной формой предусмотрено рассредоточение делопроизводственных операций между всеми структурными подразделениями.

Смешанная форма предполагает централизованное выполнение операций приема и регистрации документов, но децентрализованные процессы хранения, формирования дел и пр.

Форма организации делопроизводства зависит от размера компании, объема документооборота, состава структурных подразделений. В небольших коммерческих компаниях обычно выбирают централизованную форму.

Роль документа в современной управленческой деятельности

Замечание 2

Документ – это результат отображения фактов, событий, предметов и явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документ создают через письмо, графику, рисунок, фотографию, звуко- и видеозапись. Изготавливают документы на специальных материалах – бумаге, фотопленке и пр. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания должен быть регламентирован и осуществлен в соответствии с установленными правилами.

Документированная информация – это информация, которая была зафиксирована на материальном носителе через документирование информации с реквизитами, которые позволяют определить такую информацию, или в установленных законодательством РФ случаях, ее материальный носитель.

Документ, в качестве носителя информации, является непременным элементом внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие ее частей. Информация – основание для принятия управленческого решения, выступает доказательством его исполнения и источников для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Документ в управленческой деятельности выступает еще и результатом труда, так как принятое решение записывают и закрепляют в документе.

Все формы управленческой деятельности выражены в соответствующих документах:

  • планирование – в подготовке разного рода стратегий;
  • учет – составление и обработка статистических, бухгалтерских и оперативно-технических данных и документов;
  • руководство – издание распорядительной документации;
  • инструктирование – выпуск инструкций и методических руководств;
  • контроль – сбор сведений в письменном виде и пр.

Иными словами, документы тесно связаны со многими формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления как способ и средство реализации возложенных на него функций. Помимо этого, во многих случаях документирование – обязательный, предписываемый законом акт государственного управления.

Документ обладает двумя свойствами – информативным и эксплуатационным.

Информационное свойство документа – это способность передавать информацию. Это свойство включает актуальность, достоверность, доступность и пр.

Эксплуатационными свойствами являются долговечность, прочность документа, способность противостоять разного рода воздействиям. Эксплуатационными свойствами определяется сохранность документа, зависящая от материального носителя и средств письма.

К основным функциям документа относят:

  • информационную – фиксация фактов, событий, явлений и пр.;
  • организационную – обеспечение воздействия на коллективы людей, чтобы организовывать и координировать их деятельность;
  • коммуникативную – обеспечение внешних связей организации;
  • юридическую – доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
  • воспитательную – повышение исполнительской дисциплины в организации;
  • учебную – образцы подготовки и оформления новых документов для начинающих работников и молодых специалистов.
Не нашел нужную статью?
Воспользуйся новым поиском!
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
Дата последнего обновления статьи: 22.11.2022
Трудности с учебой
Трудности с написанием работы?

Эксперты на Автор24 помогут сделать любую учебную работу!

Попробуй бесплатный инструмент для оформления работы по ГОСТу «ДокСтандарт»

Загрузи учебную работу и получи отформатированную версию всего через 30 секунд

Попробовать
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot