Электронная документация и ее защита

Электронная документация

Развитие информационных технологий и повсеместное внедрение компьютерной техники позволило перейти к электронному документообороту. В результате произошел переход от машинописных и рукописных документов к их электронному представлению. Электронные формы имеют различия в содержании.

Электронные документы имеют следующие преимущества:

• сокращение времени обслуживания клиентов;
• повышение эффективности управления информацией;
• более быстрое и точное принятие управленческих решений;
• повышение степени защищенности документа;
• обеспечение защиты информации;
• увеличение производительности труда;
• возможность ограничения доступа к документу;
• уменьшение количества времени на обработку документа;
• контроль над формой;
• возможность модификации.

Каждый пользователь имеет доступ к документации, либо доступ может быть ограничен информационной системой для определенного круга лиц. Удобство заключается в том, что электронные документы доступны онлайн. Кроме того, в них содержатся интеллектуальные элементы автоматизации правильности заполнения, что снижает количество ошибок.

Существуют три основные формы электронных документов. Первая форма - форма, предназначенная для сбора данных и их последующей математической и статистической обработки. Вторая форма используется для сбора данных внутри и вне предприятия. Особенность документов этой формы заключается в том, что они требуют подтверждения и ознакомления. Третья форма - документы, которые доступны удаленным пользователям, что может быть значимым для бизнеса. Это расширяет возможности работы группой, либо с удаленными партнерами.

Создание и обработка электронных документов

Создание и обработка электронных документов имеет свою специфику. Все начинается с создания документа, структурирования его формы. То есть документ рисуется, создаются его графические элементы. Внешний вид документа может соответствовать общему имиджу компании, нести определенное послание.

В документах могут быть переменные поля. Они делаются для того, чтобы заполнять их вручную, либо через выбор значений. Следующим шагом становится проектирование содержания. Содержание зависит от того, какие функции и операции обслуживает документ. Почти все документы необходимы для того, чтобы упростить связи между субъектами.

Третьей операцией по оформлению электронного документооборота является повышение достоверности данных. Это происходит за счет автоматизации процессов, актуализации сведений, которые указываются в связанных формах. Далее проводится работа с готовыми формами. То есть происходит заполнение переменных полей, в некоторых документах данные могут вводиться в ручную, в других они подтягиваются из баз данных.

Далее организуется документопоток, он же процесс передвижения документа к потребителю. Документопотоки нужны для того, чтобы обслуживать сделки, а также формировать единую информационную среду. Такие потоки делятся на внешние, внутренние, исходящие. Документы возникаю и движутся в системе в ходе организации деловых процессов, что ведет к документообороту. Документооборот подразумевает движение электронных форм от момента создания до момента завершения их исполнения.

Документооборот может быть операционным и универсальным. Операционный ориентирован на обработку первичной документации, получение аналитических и сводных документов. Универсальный документооборот ориентирован на обработку и движение слабоструктурированной информации. Он обслуживает доведение управленческих решений.

Защита электронной документации

Информационная безопасность является неотъемлемой частью бизнеса. Она позволяет защитить документооборот от мошенничества, утечки информации, помогает защитить конфиденциальные данные. Система документооборота важна для каждого предприятия. Она предназначена для того, чтобы обслуживать бизнес-процессы.

Системы электронного документооборота необходима для того, чтобы управлять данными, а также их хранить и обрабатывать. Сегодня это связующие звенья между разными структурами предприятия.

Защита документооборота является одной из задач, которую решает руководство. Для того, чтобы обеспечить нормальную работу предприятию необходим безопасный процесс обработки данных и их хранения. Угрозами системы безопасности могут выступать:

• угроза целостности данных,
• угроза доступности информации,
• угроза конфиденциальности.

Система защиты данных - это система, включающая в себя методы, мероприятия, средства, которые снижают уязвимость системы. Они препятствуют несанкционированному доступу, а также не дают разглашать информацию, утрачивать ее или предотвращают утечку.

Средства и методы защиты информационных систем делят на два вида: организационно-правовые и технические. Организационно-правовые средства включают в себя законодательное регулирование, организацию учета, построение и учет комплексных профилей, ведение строго учета доступа. Техническими средствами считаются аппаратная защита, физическое разграничение, автоматизированные планы, использование актуального защитного программного обеспечения, так же может применяться комбинация различных методов.

Таким образом, электронный документооборот снижает временные затраты на оформление документов, сопровождающих бизнес-процесс, при этом он требует наличия систем защиты для того, чтобы сохранить данные и ограничить к ним доступ третьих лиц.