Справочник от Автор24
Все самое важное в приложении

Организация архива электронных документов

Замечание 1

Архив электронных документов — это набор отсканированных копий документов компании, к которым имеется постоянный доступ, то есть, это хранилище электронных документов.

Введение

Электронный документооборот (ЭДО) является все более популярной формой организации процессов, сопряженных с ведением документации в организации. В процессе ЭДО присутствует одно звено, а именно заключительное, которому в большинстве организаций не уделяется должного внимания, за что сегодня многим компаниям уже пришлось поплатиться, столкнувшись с полным хаосом. Этим звеном является процесс сохранения накопленной документации.

Организация архива электронных документов

Бумажный архив и сегодня еще имеется в различных организациях, хотя он обладает массой недостатков, которые могут быть легко устранены путем внедрения системы электронного хранения документов. Здесь следует отметить, что перевод бумажного архива в цифровой формат сам по себе тоже является большой проблемой.

Новый сервис Kampus!
Решим твою учебную задачу всего за 30 минут
Попробовать прямо сейчас

Можно выделить следующие основные недостатки архивов бумажных документов:

  1. Возможность утери документации. Такая проблема часто может возникнуть и до передачи документов в бумажный архив, и после длительного хранения, а также при перемещениях архива.
  2. Низкая оперативность поиска документов. Обычно поиск документа является очень трудоемким процессом, особенно, когда требуется найти очень старый документ, например, двадцатилетней давности, а отделений бумажного архива может быть много, и располагаться они могут даже в разных городах.
  3. Необходимость оплачивать аренду помещения для хранения документов. Вместе со значительным числом документов появляется и необходимость их сохранения, но не у каждой организации имеются свободные помещения, для того чтобы организовать бумажный архив. В таком варианте аренда дополнительного помещения является дорогостоящей необходимостью.
  4. Отсутствие возможности совместной работы в документе. Иногда появляется необходимость работать с одним документом ряду сотрудников в удаленном режиме, что является невозможным при использовании бумажного носителя без перевода его в цифровую форму.
  5. Отсутствие возможности вести разные версии документа. При внесении коррективов в архивный документ, а подобные случаи весьма вероятны, в частности когда нужно внести изменения в приказ по личному составу или отпускам, нет возможности сохранения истории изменений данного документа, кроме повторного создания бумажного бланка.
  6. Наличие трудностей при подготовке отчетности. Отчетность является довольно трудоемким процессом, а когда отсутствует оперативный доступ к единому электронному архиву, то этот процесс может затягиваться на длительные сроки.
  7. Наличие зависимости от чрезвычайных ситуаций, таких как, например, пожар или затопление архива, а резервные копии документов на бумажных носителях обычно не делаются.
Полезно для написания работы по теме «Организация архива электронных документов» 👇
Готовые работы
Курсовые, дипломные, другие работы, написанные учащимися.
Подробнее
Консультация эксперта
80% учащихся, обратившихся за помощью, улучшили успеваемость.
Подробнее
Помощь в написании работы
Трудности с написанием? Мы поможем! Подберем список литературы, разберем ошибки.
Подробнее

Электронным архивом является хранилище, в которое из ЭДО или других цифровых источников приходит поток документов, который должен быть отсортирован (разбит) по заданным правилам, что позволяет организовать надлежащий учет и архивирование документов.

Существуют следующие типы организации архива электронных документов:

  1. Организация локального архива, которая предполагает хранение документов в электронном формате на сервере пользователя.
  2. Организация облачного хранилища, то есть, это хранение документов в электронном формате на сторонних серверах с реализацией доступа к ним через сеть Интернет.
  3. Организация хранилища в виде системы ЭДО и архива, то есть хранение документов у провайдера ЭДО. Условия организации и доступ должны быть оговорены в договоре с провайдером.

К числу преимуществ электронного архива необходимо отнести следующие моменты:

  1. Наличие возможности простотой и быстрой работы с архивом, что обусловлено доступностью любых документов за любой период буквально в несколько кликов. Весь набор документов находится в единой базе.
  2. Возможность быстрого ответа на запросы налоговой инспекции. Существенно облегчен и ускорен поиск документации для формирования ответов на возникающие требования проверяющих органов.
  3. Возможность подтверждать ставку НДС, равную нуль процентов, то есть, подтверждение обоснованности льготного налогообложения, включая и нулевую ставку НДС, станет намного проще.
  4. Обеспечение надежности и безопасности электронных документов. Организация электронного архива выполняется таким образом, что реальным доступом на запись и коррекцию файлов, по существу, обладает лишь автоматизированная система, а пользователям предоставляется доступ только для чтения документов. Сохранение документов реализуется на носителе информации, с которого делаются резервные копии на других носителях, при этом сервера обязаны располагаться на различных (физически) компьютерах.
  5. Обеспечение возможности эффективной работы. Архив электронного формата способен предоставить возможность не только структурировать, но и сортировать документацию по явным признакам, таким как, дата, наименование и прочее.
  6. Наличие возможности масштабирования. С увеличением размеров организации возрастает и документальный поток и, следовательно, место, занимаемое на носителях. В случае с электронным архивом нужно просто купить дополнительный носитель информации и подсоединить его к системе архивирования. Причем имеется возможность задания для некоторых документов срока хранения, по истечении которого они должны автоматически удаляться.
  7. Отсутствует необходимость в дополнительных помещениях. В отличие от архива с бумажными носителями при увеличении электронного архива не требуется расширения помещений.
Не нашел нужную статью?
Воспользуйся новым поиском!
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
Дата написания статьи: 23.11.2022
Трудности с учебой
Трудности с написанием работы?

Эксперты на Автор24 помогут сделать любую учебную работу!

Попробуй бесплатный инструмент для оформления работы по ГОСТу «ДокСтандарт»

Загрузи учебную работу и получи отформатированную версию всего через 30 секунд

Попробовать
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot