Виды документов коммерческой деятельности

Понятие документации и виды счетов

Оформителем документов коммерческой деятельности является сам коммерсант (руководитель производственной компании), а покупатель осуществляет оплату за полученный подписанный на бланке продавца документ.

Счет включает в себя следующие важнейшие коммерческие данные:

• наименование товара и общая сумма причитающегося платежа;
• базовые условия поставки товара;
• способы расчетной формы и оплаты товара;
• наименование банка, осуществляющего платеж;
• данные об оплате и стоимости перевозки товара;
• данные о страховании и размере страхового взноса.

Счета на практике выписываются в наибольшем количестве экземпляров (иногда до 25 шт.), так как это позволяет представить соответствующий документ в необходимые, в том числе государственные, организации. По реализуемым функциям счета можно классифицировать на следующие типы:

• счет фактура;
• счет-спецификация;
• предварительный счет;
• счет-проформа.

Счет-фактура - документ, выписываемый после окончательных проверок и приема товара покупателем.

Данный вид счета объединяет в себе два документа — документ, указывающий цену товара в единицах платежа, и накладную, направляемую при поставке товара. По требованию таможенных организаций в большинстве стран счет-фактура выписывается на специальных бланках, такие счета служат как сертификатом, свидетельствующим о происхождении товара, так и приложением к нему.

Счет-спецификация - это документ, включающий в себя реквизиты счета и все необходимые для этого спецификации.

В счете указывается цена за единицу товара по виду и сорту, а также общая стоимость всей партии продукции. Данный счет выписывается в тех случаях, когда партия товаров включает разные по ассортименту и свойствам изделия. Таким образом, зачастую этот счет называют специфицированным счетом.

Предварительный счет - счет подтверждения произведенной экспертом поставки товара, который не всегда служит в качестве требований к оплате.

Зачастую он выписывается в тех случаях, когда принятие продукции производится в стране назначения или во время частичных поставок.

Данный документ содержит информацию о количестве и стоимости партии товаров. После приема товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому осуществляется финальный окончательный расчет.

Счет-проформа - представляет собой документ, который, как и предыдущие счета, содержит информацию о цене и стоимости партии продукции, однако не является расчетным документом, по причине отсутствия требований оплаты указанной фиксированной суммы.

В случае если данный тип содержит сведения о цене каждого типа (сорта) товаров, то такой счет именуется как специфицированный проформа-счет. Так, он должен быть выписан на отгруженный, но еще не проданный продукт покупателю, либо наоборот.

Счет выписывается чаще всего при поставках продукции на консигнацию, на различные выставки, ярмарки и аукционы. В этом случае счет может являться также сметой, которая позволяет импортеру ознакомиться с основными характеристиками товара и его свойствами, с учетом порядком расчета и определении размера расходов.

Документация характеристики товаров

К числу документов, определяющих показательную характеристику товара или определенной партии товаров, относятся также документы: спецификация, техническая документация и упаковочный лист товара.

Спецификация - документ, содержащий перечень ассортимента товара или группы товаров, входящих в общую партию, с указанием для каждого: места, количества, рода, что подразумевает его вид, марку, типа и условия поставки.

Спецификация обычно дополняется счетом на поставленные товары различных видов и наименований.

Таким образом, техническая документация выражается на практике в паспортах, формулярах описания изделий, инструкции по эксплуатации, инструкции по хранению и сбору (если это необходимо), различные схемы и чертежи.

Перечень наиболее важной технической документации обычно описан в общих стандартно-технических условиях, что само по себе является неотъемлемой частью подписываемого контракта. Техническая документация формулируется на языке страны покупателе, или же на каком-либо другом языке по желанию клиента. На товары серийного производства тех. документация должна изготавливаться в обязательном условии типографским методом.

Упаковочный лист - совокупность всей документации на сорт товара, находящихся в каждом товарном месте.

Упаковочный лист необходим обычно в тех случаях, когда одна упаковка содержит несколько ассортиментов товаров. Таким образом, его помещают в упаковке, чтобы покупатель мог быстро и просто обнаружить различность товарной продукции, которая характеризуется количественными, качественными или видовыми данными упаковки.

Наибольшее использование упаковочного листа определяется в качестве дополнения к счету-фактуре в особенности, когда осуществляется отправка большого количества наименований товаров, либо когда количество, вес и содержимое отдельного места товара - различны. Упаковочный лист и счет-фактура являются аналогичными документами по причине схожего содержания, отличие заключается лишь в том, что упаковочный лист не содержит цены на продукцию.

Документация качества

Комплектовочная ведомость - документ качества с перечнем разного рода деталей товара (например, узлы, агрегаты, составная часть машины), упакованных в разных товарных местах содержимой информации каждого из них.

Ведомость характеризуется обозначением в виде дроби, в числителе которой указывает на номер отгрузочной партии, а в знаменателе — число мест партии товаров.

К числу весомых и значимых для товарного процесса документов, свидетельствующих об определенном качестве поставляемой продукции, можно также отнести сертификат качества, гарантийное обязательство, протокол испытаний и разрешение на отгрузку.

Сертификат качества — свидетельство, служащее доказательством качества фактически поставленного на рынок товара и его соответствия зафиксированным условиям контракта.

В данном сертификате имеется вся характеристика о товаре, которая является подтверждением соответствия качества определенным стандартам или заявленным условиям покупателя.

Следовательно, сертификат качества может выдаваться только компетентными организациями, государственными органами, правительственными службами, торговыми союзами и, иногда, самой компанией-производителем.

Гарантийное обязательство - документ, являющийся подтверждением того, что поставленный товар (чаще всего техническое оснащение) соответствует требованиям подписанного контракта.

Обязательство гарантии может включать в себя также гарантию поставщика по поводу бесперебойной работы того или иного оборудования при соблюдении условий эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения поставщиком совместно с покупателем полных испытаний товара в заранее установленное время предприятием. Данный документ является подробным изложением результатов испытаний с заключением соответствующего условия заказа о данном товаре.

Протокол испытаний высылается покупателю сразу же после проведения испытательного процесса. Таким образом, если в условиях контракта оговорены сроки сдачи приема товара в стране экспорта, то на базе протокола осуществляется подписание приемо-сдаточного акта.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения испытательных приемов оборудования на производстве поставщика с целью установления соответствия товара - подписанным условиям контракта.

Само разрешение на отгрузку являет собой документ, содержащий даты поставки, дату готовности товара, которая обусловлена датой проведения последнего этапа испытаний, информацию об экспорте товара в ту или иную страну в соответствии инструкциями страны покупателя.