Аспекты информационной работы
Эффективное развитие фирмы, аппарата управления, прогнозирования и принятие решений в постоянно изменяющихся условиях рынка немыслимо без эффективной и быстрой обработки различной информации, а также получения таких данных. Данная проблема особо актуальна, потому что скорость развития и объемы информации постоянно растут в количественном выражении и требуют соответствующих темпов обработки при ограниченных кадровых ресурсах.
Различают информацию, которая извлекается в таких видах как текст, числа и графическое выражение. Рассмотренные виды представления информации редко встречаются в чистом виде, обычно они комбинированы.
Все виды полученных данных представляют собой документы и выполняются в бумажной форме и (или) в виде электронного документа, но также могут быть переданы и в устной форме, а также быть получены с помощью СМИ или из закрытых источников – инсайдеров.
К информации, которая получается предприятием и может быть полезна в деятельности, относится следующее:
- нормативно-правовая информация;
- нормативно-технические документы;
- служебные сведения ограниченного доступа;
- массивы документов, базы данных, информационные массивы, содержащие о деятельности предприятий, контрагентов, других субъектов коммерческой деятельности;
- входящая и исходящая документация, внешние и внутренние документы на электронных и бумажных носителях.
Организация документооборота и информации внутри фирмы – это задача руководства фирмы.
Итак, информация коммерческая – это, прежде всего такая совокупность различных данных и сведений, которые отражают состояние, ситуацию на рынке товаров, услуг, где действует фирма, а также такая информация и сведения являются основными объектами сбора, хранения и передачи информации.
Виды коммерческой информации
Рассмотрим основные виды рассматриваемой коммерческой информации.
Для того чтобы принятые коммерческим отделом управленческие решения были обоснованы, прогнозирование и планирование развития ситуации на рынке более точным, а приспособление к новым условиям хозяйствования более гибким, то фирме очень важно иметь достаточный объем различных информационных данных, которые возможно разделить на следующие основные группы:
- информация и данные о потребителях, спросе, мотивах покупок;
- информация и данные о производимом товаре;
- данные о обстановке на конкурентном рынке и конкурентной среде;
- данные о конъюнктуре рынка;
- данные о потенциальных и реальных возможностях фирмы.
Важно, что некоторая информация коммерческая является конфиденциальной и часто является коммерческой тайной. Так коммерческая информация может быть открытой и закрытой.
Классификация информации в общем разделяется на внешние и внутренние потоки. Внешняя информации основанная на средствах массовой информации, нормативной базе, журналах, периодических изданиях, сборе аналитических сведений и оценках. Внутренняя информация часто является закрытой. Сюда относятся маркетинговые исследования рынка, информация о финансовом положении фирмы, о планах и стратегиях, деловая переписка.
Работы, необходимые для обеспечения информацией
Содержание основных работ по обеспечению информацией в области коммерции представлен на рисунке 1 ниже.
Обеспечение информацией
Особенно важно организовать на предприятии процесс сбора необходимой информации и защиты конфиденциальных данных. Так если сбором информации могут заниматься непосредственно отделы, задействованные в коммерческой деятельность, то за защиту информации ответственно руководство компании и информационно-программные отделы. В целом, процесс обеспечения информацией выглядит так:
- сбор, прием и учет необходимой информации по сфере, содержанию, дате, назначению;
- регистрация входящих и исходящих потоков;
- особый режим защиты и уничтожения конфиденциальных документов, составляющих коммерческую тайну.
