Правила проведение инвентаризации устанавливаются ФЗ «О бухгалтерском учёте». Правила, указанные в законе, обязательны к применению всеми лицами, осуществляющими проверочные функции. Порядок проведения инвентаризации, их количество в отчетном году, дата проведения, перечень имущества и обязательств, устанавливается руководителем предприятия. При проведение инвентаризации необходимо руководствоваться не только требованиями закона но и правилами, выработанными при практической реализации проверочных мероприятий.
Инвентаризации подлежит все имущество, все виды финансовых обязательств. Однако из всей этой массы может быть выделена конкретная группа материально производственных запасов, в отношении необходимо провести инвентаризацию в настоящий момент. Такая мера, исключает необходимость проведения сплошной проверки, позволяет сосредоточиться на определённом виде материальных запасов. Такой способ способствует быстрому, детальному, оперативному контролю за наличием и сохранностью. Такая выборка возможна не всегда.
Случаи обязательного проведения инвентаризации
- Передача имущества в аренду, выкупа, продажи, преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;
- Составления годовой отчетности, кроме имущества, по которому инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
- Смена материально ответственных лиц (день приемки - передачи дел);
- В случае установления фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей;
- Стихийные бедствия, пожар, авария, чрезвычайные ситуации;
- Ликвидация, реорганизации предприятия, перед составлением ликвидационного баланса, в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ.
Исключения из обязательных случаев инвентаризации
Из установленного законом правила есть несколько исключений.
- инвентаризация основных средств - проводиться один раз в три года;
- библиотечных фондов - один раз в пять лет;
- в районах Крайнего Севера - инвентаризация товаров, сырья и материалов проводиться в период их наименьших остатков.
Ответственными за проведение инвентаризации, считается инвентаризационная комиссия. Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Комиссия - постоянно действующий контрольный органом. Её состав необходимо составлять из представителя руководства предприятия, сотрудника бухгалтерии, юридической и экономической служб, инженерно-технического отдела, внутренних или независимых аудиторов. На больших предприятиях возможно образование дополнительных, рабочих комиссий, которые отвечают за выборочные инвентаризации.
Инвентаризацию удобно проводить по единицам бухгалтерского учёта (цеха, склады, хранилища, кладовые, кабинеты), в порядке размещения материальных запасов на специально отведённых местах, полках, поддонах и стеллажах справа налево и сверху вниз. Инвентаризация производится комиссией в присутствии материально ответственного лица. Она осуществляется путём проверки фактического наличия запасов. Фактическое наличие устанавливается при визуальном наблюдении, а данные о количестве получаются в процессе пересчета, перевешивания, перемеривания. Наличие фиксируется в специальной описи. Отдельная опись ведётся по каждой учётной единице предприятия.
Поступление или отпуск материалов при проведении инвентаризации производятся строго материально ответственными лицами, в присутствии инвентаризационной комиссии. Поступление фиксируются в описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», отпущенные – в описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».
Цели инвентаризации
Целями инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия имущества
- сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета.
Результатом сопоставления может явиться выявление инвентаризационных разниц. Это могут быть – излишки, или недостача. Причинами этому могут быть различные ошибки и просчёты. По завершении инвентаризации, все материалы представляются в бухгалтерию. В бухгалтерии происходит процесс устранения расхождений между данными, фактического наличия и данных бухгалтерского учёта.
Во всех случаях выявленных несоответствий составляется сличительная ведомость. Это документ, в котором содержится полный объём информации об итогах инвентаризации. Также там отражены все факты расхождений.
Суммы излишков и недостач указываются в той оценке, которая дана в бухгалтерском учете.
Учет излишков
Объекты по которым был выявлен излишек, подлежат оприходованию, зачислению на финансовый результат организации, и установлением причин возникновения излишка. Обнаруженные излишки материальных отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы», или на счёте 99 «Прибыли и убытки».
На оприходование излишков составляется проводка:
- Дт $10$ – Кт $91$ (оприходование излишков производится по рыночной стоимости, это оказывает влияние на величину налогообложения).
Учет недостачи
При недостаче следует различать:
- недостачу в результате естественной убыли (в пределах установленных норм, вследствие стихийных бедствий);
- и недостачу, причиной которой являются действия человека.
Если виновные лица не могут быть установлены, убытки списываются на издержки производства и обращения. Суммы недостачи проводятся:
- Дт $94$ – Кт $10$.
Если необходимо отразить в учёте сумму недостающего объекта материальных запасов по стоимости возможного использования, сумма возможного использования проводится как:
- Дт $10$ – Кт $84$
Для списание недостачи за счёт виновных лиц используется счёт $73$ «Расчёты с персоналом по прочим операциям» и субсчёта к нему «Расчёты по возмещению материального ущерба». Суммы удержаний в размере причинённого предприятию ущерба списываются:
- Дт $73$ – Кт $94$
Суммы, превышающие размер фактически понесённого ущерба:
- Дт $73$ – Кт $98$.
