Документооборот по учету в местах хранения

Сущность понятия «места хранения»

Факты хранения, осуществление хозяйственных операций, связанных с хранением в обязательном порядке сопровождается оформлением регламентированной первичной документации. Непосредственно процесс подготовки и формирования первичной документации и называется документооборотом.

Вопросы учета по местам хранения в бухгалтерском учете экономического субъекта на законодательном уровне регламентируются согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», Постановлением Росстата № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения», ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и т.д.

Документооборот по учету в местах хранения

Как было отмечено ранее, осуществление хозяйственных операций, связанных с хранением в обязательном порядке сопровождается оформлением регламентированной первичной документации. При этом экономический субъект имеет право самостоятельно выбирать какие формы первичной документации использовать. Возможно использование унифицированных типовых форм, однако, экономическим субъектом могут быть разработаны отличные от типовых форм форматы документации. При этом во всех формах должна быть отражена следующая информация:

• наименование документа;
• дата формирования документа с указанием наименования и организационной правовой формы хозяйствующей единицы;
• сведения о хозяйственной операции с представлением такой информации в стоимостном и натуральном выражении;
• подписи ответственных лиц с указанием их должностей.

При приеме ТМЦ на хранение в обязательном порядке должен быть оформлен акт о приеме и передачи таких активов по форме №МХ-1. На основании этой формы формируется соответствующая запись в журнале учета ТМЦ, сданных на хранение по форме №МХ-2. В случае если в местах хранения товарно-материальные ценности поступают посредством транспорта, то данный факт отражается в журнале учета поступающих грузов по форме № МХ-4.

При возврате ТМЦ, сданных на хранение, оформляется акт о возврате товарно-материальных ценностей по форме №МХ-3. Данный документ оформляется в двух экземплярах, один из которых остается у хранителя, второй – у поклажедателя. На основании этой формы формируется соответствующая запись в журнале учета ТМЦ, сданных на хранение по форме №МХ-2.

Помимо упомянутых документов могут применяться следующие формы первичной документации:

• Журнал учета поступления продукции, ТМЦ в места хранения по форме №МХ-5;
• Журнал учета расхода продукции, ТМЦ в местах хранения по форме №МХ-6;
• Партионная карта по форме №МХ-7, в случае учета ТМЦ и готовой продукции по партиям;
• Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения по форме №МХ-19;
• Прочие формы документации, отраженные в Постановлении Росстата №66.

Стоит отметить, что оформление первичной документации является обязательным, т.к. отсутствие первичной документации или ее некорректное оформление может привести к спорам с органами государственной власти.