Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства

Автоматизация работы с документами

Рисунок 1. Документооборот. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Правильно спланированный документооборот способствует более быстрому прохождению документа по всем подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, помогая более эффективно управлять всеми процессами. Автоматизацией делопроизводства обеспечивается увеличение объема выполняемой работы, а также уменьшение времени, затрачиваемого на нее.

Документопоток внутри организации представлен потоками документов разных категорий, схему движения которых разрабатывает руководитель службы делопроизводства.

Автоматизированным технологиям обработки документной информации необходимо соответствовать требованиям инструкции по делопроизводству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности организации способны поддержать полный жизненный цикл документа.

Чтобы ускорить подготовку часто повторяющегося типа документов, используют банк текстовых заготовок. В нем содержатся унифицированные формы и тексты документов в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления. Также они могут содержать часто повторяющиеся тексты документов, постоянные части текста, должности и фамилии работников, корреспондентов, постоянных клиентов, а также юридические текстовые формулы, которые делают документ юридически значимым.

И поступающие и исходящие документы должны быть обязательно зарегистрированы. Все документы регистрируют централизованно, кроме организаций, имеющих территориально обособленные структурные подразделения или очень большой документооборот. Чтобы автоматизировать регистрацию, создают базу данных и информационно-поисковую систему, которая дает возможность отслеживать все документа учреждения и места их нахождения в настоящий момент времени, а также процессы исполнения и контроля сроков исполнения документов.

Регистрационная карточка – это основная единица хранения в базе данных системы, она заводится в момент регистрации документа.

Оформление регистрационной карточки предполагает заполнение ее реквизитов.

Такими реквизитами являются:

• входящий регистрационный номер и дата поступления документа, эта информация указывается в регистрационном штампе документа;
• номер и дата документа, поступившего на регистрацию;
• название типа документа;
• адрес получателя и отправителя – организация, должностное или частное лицо;
• количество листов в документе или экземпляров;
• срок исполнения документа;
• шифр исполнителя;
• содержание поступивших документов.

Системный подход к управлению электронными документами

Системным подходом предусматривается использование набора устройств и программ, который дает возможность эффективной организации процедур создания, хранения, манипулирования и пересылки электронной документации.

Составление документа на компьютере предполагает использование следующих процедур: набор текста и возможность его редактирования, корректура, подготовка иллюстраций, схем и таблиц, макетирование и верстка страниц, печать.

Все обозначенные процедуры могут эффективно выполняться на ПЭВМ, оснащенной специальными программами текстового редактирования, сканером и принтером.

Системой хранения электронных документов должно обеспечиваться эффективное хранение и актуализация документов во внешней памяти компьютера, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Работа с электронными документами осуществляется специфической подсистемой, ориентированной на управленческую деятельность. К основным функциям такой подсистемы относят:

• организовать работу с электронными документами;
• контролировать исполнение документа;
• распечатывать и тиражировать документы;
• распространить электронные документы.

Особое внимание следует уделить универсальным интегрированным программным системам, частично или полностью реализующих перечисленные выше функции.

Например, отечественная система Дело 96 – это специализированная система, которая способна обеспечить удобную организацию работы с документами при полном контроле за их перемещением и исполнением внутри любой организации с локальной вычислительной сетью. Она может быть эффективно использована вместе с универсальными средствами подготовки, хранение и подготовки документов с помощью текстовых редакторов, табличных процессоров, электронной почты и пр. Система может работать с документами, представленными текстами, рукописями, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и пр.

При выборе системы управления электронными документами можно опираться на следующие рекомендации, основанные на опыте зарубежных стран:

• в случае небольшой или средней по масштабу компании (до 100 человек сотрудников) достаточно обладать универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов: текстовыми редакторами, табличными процессорами и системами управления базами данных;
• в средних и крупных фирмах (более 100 сотрудников) необходимо использование специализированных систем управления документооборотом, по типу Дело 96;
• большие организации, в которых работает несколько тысяч сотрудников, должны использовать индивидуально разработанные информационные системы.