Тренинг управления временем: особенности подготовки и проведения

Общая характеристика тренингов по тайм-менеджменту

Широко распространена проблема нехватки времени для выполнения значимых задач. Другая крайность - люди посвящают всё время работе, не отдыхают, что приводит к выгоранию. Решить указанные проблемы можно с помощью инструментов тайм-менеджмента. Благодаря умению сконцентрироваться на важных вещах сотрудник повышает свою эффективность как профессионала, при этом не лишая себя личного времени.

Правильно распределять время достаточно сложно. Чтобы помочь работникам, организации пытаются включать элементы тайм-менеджмента в корпоративную культуру, вводить запреты, применять метрики для оценки эффективности. Не всегда подобные инициативы приводят к успеху. Часто сотрудники направляют энергию не на то, чтобы решить рабочую задачу, а на то, чтобы имитировать деятельность.

Тренинги по тайм-менеджменту призваны решить следующие задачи:

• обеспечить систематизацию имеющихся знаний приёмов и техник управления временем, познакомить с новыми инструментами и их спецификой применения в условиях цифровизации;
• научить применять техники и приёмы на практике;
• сформулировать правила продуктивного отдыха, позволяющие обеспечить баланс между работой и личной жизнью;
• повысить стрессоустойчивость.

Комплексные тренинги по тайм-менеджменту включают в себя:

• рассмотрение путей повышения профессиональной эффективности и продуктивности,
• аспекты эффективной организации отдыха и управления свободным временем.

В результате участники тренинга не только улучшают способность к выполнению рабочих задач, но и нормализуют эмоциональное и психологическое состояние. Благодаря грамотному применению техник управления временем персонал лучше справляется с должностными обязанностями при более низком уровне стресса.

Основные положения управления временем

Управление временем предусматривает реализацию научного подхода к учету, оперативному планированию и распределению временных ресурсов. Если время распределяется целесообразным образом, все бизнес-процессы организации реализуются в срок и не остаются без внимания. В результате устраняются простои и переработки. Основы планирования времени должны быть известны всем:

• рядовым работникам,
• менеджерам,
• руководителям.

Тогда каждый сотрудник будет решать свои задачи без задержек, влекущих замедление работы всей фирмы.

Тайм-менеджмент - это не один конкретный подход, технология или метод. Он предусматривает осознанное отношение к тому, как распоряжаться временными ресурсами. Управление временем в организации, а также менеджмент личного времени, может быть сведен к семи фундаментальным принципам:

• планирование всех дел. У любого человека действия должны распределяться по приоритетам. Но для грамотного распоряжения временными ресурсами нужно признать, что все решаемые за день дела важны, потому что каждая задача отнимает минуты активности. Соответственно, нужно планировать весь день, фиксировать в письменной форме каждое действие, даже чаепитие с коллегой. Это позволит эффективно распоряжаться временем;
• формулирование желаемых результатов. Без развитого навыка декомпозиции целей (неважно, личных или рабочих) невозможно постичь принципы управления временем. Итоги труда должны отвечать концепции Smart: быть конкретными, измеримыми, достижимыми и актуальными. Масштабные проекты нужно дробить на небольшие задачи и оценивать решение каждой из них;
• расстановка приоритетов. Управляя рабочим или личным временем, нужно понимать, какие дела должны быть выполнены в первую очередь. Хотя все дневные дела важны, одни из них должны быть сделаны быстрее, а другие требуют больших затрат ресурсов. Фундаментом рабочей и личной эффективности выступает концепция распределения дел по значимости и срочности. Например, дела можно на поделить на четыре категории:

1. важные срочные
2. важные несрочные
3. срочные неважные
4. несрочные неважные

• фокусировка на задачах. Важной предпосылкой для эффективного распоряжения своим временем является умение фокусироваться на задачах. Планируя конкретную задачу и все связанные с ней действия, человек должен в один момент заниматься одним делом. Каждый становится тайм-менеджером для себя. С этой позиции управление временем может быть представлено двумя моментами:

1. делегирование полномочий. Если человек занят проблемой, которую никто не может решить кроме него, другие дела, не требующие его личного участия, можно передать.
2. умение отказывать. Важно не брать на себя лишние дела, то есть те дела, которые выполнить качественно не удастся из-за нехватки времени и спешки.

• анализ и адаптация. Если сотрудник уже применяет инструменты организации рабочего процесса, но всё равно не может научиться управлять своим временем, нужно реализовать индивидуальный подход. Любой инструмент, будь то график, правило, матрица, принцип, отличается адаптивностью. Это значит, что для конкретных дел можно подбирать свои эффективные решения, подстраивать систему под себя. Нужно попробовать разные подходы, проанализировать результаты и выбрать наиболее подходящие варианты;
• планирование отдыха. Эффективное распоряжение рабочим временем невозможно без распоряжения личным. Отдых - это источник сил для решения рабочих задач. Отдых не ограничивается часами сна, он должен включать и развлечения, хобби. Время на такие занятия тоже нужно планировать, помечая их как дела, которые нельзя перенести или отложить. Это основа личной эффективности, поскольку отвлечение от рутинных дел способствует повышению производительности.

Планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач. Поэтому на тренингах не ограничиваются теорией, а выполняют различные практические упражнения, позволяющие попробовать методики в действии.