Совершенствование коммуникаций в организации

Принципы организации эффективных коммуникаций

Для организации эффективных коммуникаций полезно соблюдать ряд принципов. Эти принципы концентрируют внимание на ключевых в сферах:

• условия приема,
• качество сообщения,
• использование преимуществ неформальных организаций,
• поддержание целостности усилий.

Важнейшими принципами организации коммуникаций являются:

• принцип ясности. Часто коммуникации рассматривают просто как сообщение, обладающее какой-либо информационной ценностью. Однако коммуникация должна пройти тест на ясность. Сообщение будет считаться обладающим ясностью, если оно выражается таким языком и передается таким образом, что получатель может его понять,
• принцип целостности. Управленческие сообщения должны рассматриваться как средство, а не как конечная цель. Принцип целостности заключается в том, что целью управленческих сообщений является содействие формированию понимания между сотрудниками в рамках их общения, предназначенного для достижения целей компании,
• принцип стратегического использования информационных организаций. Смысл этого принципа состоит в том, что коммуникация достигает эффективности в том случае, когда руководитель использует для дополнения к коммуникациям формальной организации неформальную организацию.

Подготовка к совершенствованию коммуникаций в организации

Прежде, чем приступить к осуществлению мероприятий по совершенствованию коммуникаций, необходимо выполнить ряд подготовительных действий. На первом этапе руководитель должен провести анализ сложившейся ситуации по ряду направлений:

• какой стиль руководства реализуется в компании: либеральный, демократический или авторитарный,
• какой тип информационной культуры присутствует в компании: культура открытости, исследование, взаимодействие или функциональный тип,
• соответствует ли сложившаяся информационная культура стратегическим целям,
• имеются ли в компании элементы коммуникационного процесса или предполагается создание всей системы коммуникаций с нуля,
• какие информационные потребности имеют место,
• хватает ли технических средств для коммуникационных процессов,
• какие преграды препятствуют созданию эффективных коммуникаций,
• кто будет нести ответственность за разработку мероприятий по совершенствованию коммуникаций в организации.

Результатом тщательно проведенного руководителем анализа должно стать понимание, как будет построен процесс коммуникаций и на кого будут возложены обязанности, связанные с реорганизацией коммуникаций.

На втором этапе подготовки формулируются цели, которые должны быть достигнуты благодаря повышению эффективности коммуникационного процесса. Вариантами таких целей могут стать:

• повысить общий уровень эффективности работы и конкурентоспособность компании благодаря тесному взаимодействию между подразделениями через информацию (по вертикали и горизонтали),
• усилить контроль со стороны руководства за деятельностью организации,
• повысить уровень информационного обслуживания руководителей.

После определения целей можно начинать разработку программы совершенствования коммуникаций.

Основные элементы программы совершенствования коммуникаций в организации

В первом пункте программы обычно описывают техническое обеспечение процессов коммуникации. В современной организации должны иметься необходимые технические средства, обеспечивающее обмен информацией по горизонтали и вертикали. К таким средствам могут быть отнесены:

• компьютерная сеть,
• внутренняя телефонная связь,
• электронная почта,
• видеоконференции.

Главными требованиями, предъявляемыми к техническим средствам, является точность и быстрота передачи информации, защита информации на необходимом уровне.

Во втором пункте обозначают, как должен быть организован документооборот. Система документооборота должна предусматривать по возможности быстрое прохождение документов по цепочке от отправителя до получателя. Это достигается в первую очередь за счет сокращения количества промежуточных уровней, на которые попадают отправляемые документы. Кроме того, для облегчения восприятия документов получателями их целесообразно стандартизировать по форме.

Третий пункт предусматривает расстановку фильтров на пути прохождения информационных потоков. Эти фильтры предназначены для обеспечения:

• адресации информации конкретному получателю,
• сортировки информации по важности для получателей,
• профилактики информационной перегрузки участников процесса коммуникации,
• дозирования информации в соответствии с уровнями доступа сотрудника.

Если фильтры установлены неправильно, весь коммуникационный процесс может быть разрушен. Участники такого процесса будут подвергаться постоянным перегрузкам информацией, требующей правильной сортировки и обработки. В условиях хронической нехватки времени это представляется затруднительным. Неадекватно воспринятая или несвоевременно полученная информация искажается, приводит к неэффективности в принятии управленческих решений.

В четвертом пункте устанавливается порядок работы с внешней информацией. Выделяются сотрудники, ответственные за сбор внешней информации, которая может оказаться полезной для построения успешного функционирования организации. Одним из источников такой информации могут стать средства массовой информации. Благодаря сбору и анализу информации во внешней среде руководители получают возможность посмотреть на бизнес со стороны, увидеть факторы, незаметные изнутри. Кроме того, внешняя информация может касаться конкурентов, будущих изменений в законодательстве, новых правил игры со стороны государства.

В пятом пункте рассматриваются вопросы межличностных речевых коммуникаций. Руководители разрабатывают формы таких коммуникаций, отличающиеся для следующих категорий персонала:

• для топ-менеджеров,
• для руководителей среднего звена,
• для линейного персонала,
• для всего коллектива.

В шестом пункте программы описывается формирование эффективной системы обратной связи, которая позволит контролировать адекватность и своевременность усвоения информации, а также ускорить реакцию руководства на исходящие снизу инициативы.

В седьмом пункте раскрывается политика руководства в отношении слухов. Желательно, чтобы руководители научились управлять распространением слухов. Для этого нужно выявить каналы распространения слухов и поставить их под контроль. Если слухи наносят вред психологическому климату и общей атмосфере, их нужно немедленно пресекать. Благоприятно воздействующие на сотрудников слухи должны распространяться и подогреваться. Полностью искоренить распространение слухов невозможно, но ими можно управлять.

В восьмом пункте должна содержаться мини-программа по совершенствованию культуры межличностного общения. Каждый руководитель должен уметь сам и обучать подчиненных:

• четкому формулированию задач, содержащихся в передаваемой информации,
• правильному выбору каналов передачи информации,
• контролю за невербальными проявлениями,
• грамотному изложению мыслей.