Процедура составления штатного расписания
Порядок разработки штатного расписания предприятия - это совокупность этапов, выполнение которых приводит к созданию штатного расписания.
Составить штатное расписание организации может любой ее сотрудник. Например, эту обязанность можно возложить на руководителя, начальника отдела кадров или главного бухгалтера.
Под штатным расписанием понимают организационно-распорядительный документ, отражающий структуру организации, содержащий перечень должностей с указанием численности сотрудников и размеров окладов.
Оформляя штатное расписание, нужно принять во внимание назначаемые на конкретных должностях в данной организации надбавки и доплаты. При этом указывается количество не фактически имеющихся работников, а должностей.
Процедура составления штатного расписания включает следующие этапы:
- издание приказа о составлении штатного расписания,
- регистрация приказа в журнале регистрации распоряжений и приказов,
- ознакомление с приказом заинтересованных лиц. Приказ должен быть распечатан. Лица, которые будут принимать участие в составлении штатного расписания, должны ознакомиться с приказом и расписаться. Как правило, место для подписей предусматривается в нижней части приказа. Сотрудники должны указать дату ознакомления. Ознакомление может производиться и в рамках внедренного электронного документооборота,
- изучение общей структуры организации. Составление штатного расписания опирается на устав или положение об организации, положения о структурных подразделениях, прежнее штатное расписание, трудовые договора, должностные инструкции,
- составления штатного расписания. В штатном расписании должны указываться наименования всех должностей и структурных подразделений. Сортировка структурных подразделений ведется по степени значимости, начиная с администрации предприятия,
- согласование штатного расписания. На первом этапе проект штатного расписания согласуется руководителями структурных подразделений или другими руководящими работниками. Некоторые организации (как правило, с большой численностью работников) составляют проекты штатных расписаний по структурным подразделениям. После того, как проект одобрен, штатное расписание нужно согласовать с руководством кадровой службы и главным бухгалтером. Эти сотрудники должны поставить подпись на проекте,
- издание приказа об утверждении штатного расписания. На штатном расписании делается отметка с датой и номером приказа о его утверждении,
- регистрация приказа об утверждении штатного расписания в журнале регистрации распоряжений и приказов.
Штатное расписание должно содержать следующие сведения:
- названия структурных подразделений,
- названия должностей, специальностей и разрядов,
- количество штатных единиц по каждой должности,
- размер оклада по тарифной ставке для каждой должности,
- размер и порядок начисления надбавок и доплат по каждой должности.
Профессии указываются в четком соответствии со справочниками и классификаторами.
Унифицированная форма штатного расписания
Хотя с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, собранные в альбом унифицированных форм, применять необязательно, многие организации предпочитают брать за основу имеющиеся шаблоны. Для составления штатного расписания предусмотрена унифицированная форма N Т-3, Форма по ОКУД 0301017.
Форма штатного расписания предусматривает, что в ней будут указаны должности, профессии или специальности. В трудовых договорах с работниками прописываются их трудовые функции, т. е. какую работу они должны выполнять по должности в соответствии со штатным расписанием, специальности, профессии с указанием квалификации. В трудовом договоре может быть указан конкретный вид работы, поручаемой работнику. Законодательство не регулирует, как нужно отразить конкретный вид работы, если трудовая функция не ассоциирована с той или иной должностью. Но если вид работы, возлагаемой на сотрудника, не прописан в штатном расписании, работодатель рискует столкнуться с проблемами при подтверждении сокращения штата.
При составлении расписания фамилии конкретных работников, занимающих должности, не указываются. Целью штатного расписания является определение структуры, штатной численности персонала и размера оплаты труда. Для отражения факта назначения на должности, предусмотренные штатным расписанием, можно использовать штатную расстановку.
Лица, сотрудничающие с организацией на основании гражданско-правовых договоров, в штатное расписание не включаются, поскольку на такие отношения не распространяются нормы трудового права.
Штатное расписание может занимать несколько листов. В таком случае лицам, подписывающим его, достаточно сделать отметку только на последнем листе.
Работодатель может локальным нормативным актом предусмотреть, что штатное расписание должно храниться в подразделении, которое отвечает за внесение в него дополнений или изменений. Чаще всего таким подразделением является отдел кадров. Выписки или копии действующего штатного расписания направляются в бухгалтерию, чтобы сотрудники могли внести информацию в программу расчета заработной платы, а также в отдел персонала для ведения работы по вакансиям, осуществления мероприятий по сокращению штата.
Принимая нового сотрудника на работу, работодатель не обязан ознакомить его со штатным расписанием. Этот документ не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью непосредственно. Однако такую обязанность может предусматривать коллективный договор, соглашения, локальные акты.
Закон не определяет, сколько штатных расписаний должно быть, как часто они должны изменяться. Эти вопросы оставляются на усмотрение работодателя. На практике, если штатное расписание меняется в течение года путем оформления дополнений, в начале следующего года утверждают новое расписание. Это облегчает работу с ним.
