Документация СМК - это совокупность обязательных документов, в которых нуждается любая организация для обеспечения результативного функционирования системы менеджмента качества, для осуществления контроля за ней и проведения оценки ее эффективности.
Общее представление о документации системы менеджмента качества
Международные стандарты ИСО разработаны и приняты в целях создания, внедрения и поддержки в любых организациях системы менеджмента качества. Она представляет собой воплощение нового подхода в науке и практике управления, который способствует повышению эффективности деятельности организации и увеличении ценности ее результатов для всех заинтересованных сторон.
Одним из обязательных условий реализации в организации системы менеджмента качества является документирование каждой операции, выполняемой в связи с ее функционированием. Прежде всего, имеется в виду принятие регламентирующих документов (руководств, инструкций и др.), которые используются сотрудниками при выполнении своих ежедневных должностных обязанностей и напрямую способствуют совершенствованию организационной структуры управления вопросами качества в организации и повышению ее эффективности.
Документация системы менеджмента качества организации включает в себя несколько взаимосвязанных частей. В первую очередь, должны быть приняты документы, в которых руководство излагает политику и цели организации в области качества. На этой основе составляется базовый документ с точки зрения менеджмента качества - руководство по качеству, которое описывает область применения и способы взаимодействия процессов, которые возникают внутри системы менеджмента качества.
Современный менеджмент качества предполагает подготовку, так называемых, документированных процедур и записей, т.е. документов, которыми устанавливаются конкретные способы осуществления определенных видов деятельности и процессов. Далее сама организация может определить документы, необходимые для обеспечения эффективного выполнения всех управленческих функций.
Документации системы менеджмента качества организации необходимо придать определенную структуру. Причем и содержание, и структура документации СМК должны максимально соответствовать организации. Кроме того, к документам, которые могут быть созданы в любой форме и на любом носителе, предъявляются такие требования, как управляемость, четкость, идентифицируемость, восстановимость.
Роль документов в менеджменте качества организации
Основное назначение документации системы менеджмента качества состоит в обеспечении всех сотрудников организации едиными и согласованными инструкциями и положениями, с помощью которых гарантируется качество выполняемой работы, а также соблюдение технологических и экологических норм. Применение документации СМК способствует решению следующих задач:
- предание совершаемым действиям смысла и последовательности;
- достижение соответствия требованиям потребителей и других заинтересованных сторон;
- обеспечение профессиональной подготовки сотрудников;
- повторяемость и прослеживаемость операций;
- получение объективных свидетельств;
- оценка эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.
Содержательная часть документов представлена сведениями, которые являются для организации ценным ресурсом. Задокументированная информация в настоящее время представляет собой важный элемент деловой деятельности, поскольку она может быть использована в качества доказательства действий.
Если организация разработает и внедрит у себя систему управления документами, то это может привести к созданию информационного ресурса о деловой деятельности, что, в свою очередь, обеспечить поддержку дальнейшей деятельности и принимаемым в последующем управленческим решениям. Более того, с помощью документов можно реализовать отношения подотчетности, благодаря чему повысится степень выполнения требований в организации (иными словами, повысится качество).
Значение документации системы менеджмента качества заключается в том, что она дает организациям возможность для улучшения своей деятельности. Это проявляется в нескольких аспектах. Так, оформление документов вносит упорядоченность, последовательность, беспристрастность, согласованность, непрерывность, производительность в деловую и управленческую деятельность организации.
Как показывает практика, документирование операций существенно снижает для организаций риск нарушения требований действующего законодательства. Принятые в свое время документы могут обеспечить организации защиту и поддержку в потенциальных судебных разбирательствах, когда потребуется защита законных прав и интересов организации и сотрудников.
Кроме того, документирование обеспечивает бесперебойность деятельности не только в постоянной регулируемой среде, но и в случаях чрезвычайных ситуаций. Доказана эффективность документации с точки зрения проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, обеспечения делового, персонального и социального своеобразия, сохранения корпоративной и индивидуальной памяти.
Помимо того, документ выполняет ряд важнейших функций в сфере управления и производства, в их числе:
- обеспечение принятия управленческих решений;
- фиксирование требуемых показателей, т.е. проведение планирования и контроля;
- придание управлению прозрачности;
- фиксирование смысла и передача последовательности действий при выполнении типовых процедур;
- анализ и оптимизация объектов документирования;
- автоматизация рабочих процессов и сокращение времени на обработку информации.
Таким образом, документации системы менеджмента качества принадлежит большое значение с точки зрения достижения организацией целей, поставленных в области качества.
